Grzegorz Grabowski

Optymalizacja ryczałtu poprzez przeniesienie opłat na najemcę

W najmie prywatnym od 2023 roku jedyną metodą rozliczania jest ryczałt (podatek od przychodu), więc gorącym tematem stała się optymalizacja tego ryczałtu poprzez „przerzucenie” opłat na najemcę.

Uwaga, poniższe informacje nie są „czymś nowym” i opisują interpretacje oraz podejście fiskusa znane od dłuższego czasu. W mojej opinii od 2023 roku nie nastąpiły jakieś szczególne zmiany w tym obszarze, tylko temat stał się po prostu dla wielu osób dużo bardziej interesujący.

Uwaga, poniższe informacje są kompilacją stworzoną na podstawie mojego ebooka o rozliczaniu najmu.

Dlaczego się to robi?

W ryczałcie podstawą opodatkowania jest przychód. Z tego względu w ryczałcie nie zmniejszymy swojego podatku poprzez rozliczenie naszych wydatków. Inaczej mówiąc, poniesione przez wynajmującego koszty nie wpływają na wysokość podatku.

Sposobem na optymalizację w ryczałcie jest zmniejszenie naszego przychodu poprzez „przerzucenie” opłat (w ten sposób będziemy nazywać opłaty wnoszone do spółdzielni/wspólnoty inne niż media) i mediów na najemcę. Jak to zwykle w podatkach bywa, ten sposób optymalizacji ma wiele niuansów, które opisuje ten artykuł.

Najem prywatny vs działalność gospodarcza

Można znaleźć sporo interpretacji, które potwierdzają, że odpowiednie „przerzucenie” opłat i mediów na najemcę zmniejszy przychód będący podstawą opodatkowania w ryczałcie w ramach najmu prywatnego.

Obecne podejście organów jest takie, że w przypadku rozliczania najmu w ramach działalności gospodarczej kwoty za opłaty i media będą przychodem niezależnie od metody ich rozliczenia z najemcą (może poza sytuacją, gdy najemca przepisze umowę na siebie). Jednak w ramach działalności gospodarczej najczęściej rozliczamy podatek od dochodu, tak więc przychody z opłat i mediów będą neutralne dla dochodu i podatku, ponieważ jednocześnie rozliczymy wydatki na te opłaty i media jako koszty uzyskania przychodu.

Podsumowując – optymalizacja ryczałtu poprzez „przerzucenie” opłat i mediów na najemcę jest możliwa tylko w ramach najmu prywatnego.

Jak się to robi?

W celu skutecznego wyłączenia kwot wpłacanych przez najemcę za opłaty i media z przychodu podlegającemu opodatkowaniu należy przede wszystkim odpowiednio i bardzo starannie sformułować umowę najmu.

W mojej opinii powinny się w niej znaleźć zapisy określające wysokość czynszu najmu np. „Czynsz najmu za używanie przedmiotu najmu wynosi X zł” oraz zapis mówiący o tym, że najemca, oprócz czynszu najmu, ponosi określone opłaty np. „Oprócz czynszu, najemca jest zobowiązany do ponoszenia następujących opłat eksploatacyjnych oraz opłat za media: …

Wzór umowy wynajmu, z zapisami dotyczącymi opłat dodatkowych sformułowanymi w odpowiedni sposób (tak, żeby nie stanowiły one przychodu wynajmującego), wraz z opisem poszczególnych sekcji umowy, wytłumaczeniem sensu zastosowania takich, a nie innych zapisów oraz wskazaniem sposobu, w jaki można je ewentualnie zmodyfikować, otrzymasz, zapisując się na nasz newsletter.

W przypadku, gdy najemca dokonuje wpłat za opłaty i media bezpośrednio do dostawców (wspólnoty/spółdzielni, dostawcy energii elektrycznej, gazu i innych), wynajmujący ma ograniczoną możliwość kontroli, czy najemca wywiązuje się z tych płatności.

Z tego względu najczęściej dodaje się umowy najmu zapis, że „najemca przekazuje kwoty na opłaty eksploatacyjne i media za pośrednictwem wynajmującego”, tak, żeby wynajmujący mógł na bieżąco kontrolować, czy najemca wywiązuje się ze swoich obowiązków. Oczywiście, wynajmujący przekazuje te kwoty dalej do dostawców.

W najmie prywatnym te kwoty za opłaty i media przekazywane za pośrednictwem wynajmującego, pod warunkiem odpowiedniego sformułowania umowy, nie będą przychodem wynajmującego, a w związku z tym nie zwiększą ryczałtu.

Moim zdaniem, sposób przekazywania tych kwot przez najemcę jest mniej istotny tj. nie muszą one być przekazywane osobnym przelewem czy też na inne konto. Istotne są odpowiednie zapisy w umowie oraz rzeczywiste przekazywanie tych kwot przez wynajmującego do dostawców (tak, żebyśmy byli w stanie wykazać, że wynajmujący jest rzeczywiście tylko pośrednikiem w przekazywaniu tych środków). W mojej ocenie dopuszczalne jest rozliczanie „zaliczkowe”, tj. wpłacanie przez najemcę stałej kwoty co miesiąc na rzecz opłat i mediów, z jednoczesnym rozliczaniem tych kwot z rzeczywistymi wydatkami/zużyciem co jakiś czas np. co pół roku (co najmniej raz na rok).

Co można „przerzucić” na najemcę, żeby zmniejszyć podatek?

Moim zdaniem, w celu zmniejszenia swojego przychodu z najmu podlegającego opodatkowaniu ryczałtem, na najemcę można przerzucić opłaty i media, z których korzysta najemca. Będą to opłaty z tytułu zarządzania nieruchomością i wydatki na nieruchomość wspólną, opłata śmieciowa (które są najczęściej wnoszone do spółdzielni lub wspólnoty) oraz media (CO, woda, odprowadzanie ścieków, energia elektryczna, gaz, Internet i inne). Są również interpretacje pozwalające w ten sam sposób potraktować wpłaty na fundusz remontowy.

Moim zdaniem, nie możemy w celu zmniejszenia swojego przychodu podlegającemu opodatkowaniem ryczałtem na najemcę przerzucić wydatków, które są przypisane do wynajmującego np. ubezpieczenia nieruchomości, podatku od nieruchomości, opłat za zarządzanie najmem. Niemniej, niektórzy twierdzą, że można na najemcę przerzucić także te wydatki. Jesteśmy w trakcie przygotowywania wniosku o interpretację dotyczącą tego tematu, w związku z tym ten artykuł będzie jeszcze aktualizowany.

Uwaga, powyższe stwierdzenia opisują podejście z punktu widzenia podatku dochodowego (ryczałtu). Należy jednak pamiętać o art. 9 ust. 5 ustawy o ochronie praw lokatorów (uwaga, dotyczy wynajmu na cele mieszkaniowe), który mówi, iż, „W stosunkach najmu oprócz czynszu wynajmujący może pobierać jedynie opłaty niezależne od właściciela […]”. Definicję opłat niezależnych od właściciela znajdziemy w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie praw lokatorów: „należy przez to rozumieć opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych;” – czyli są to po prostu media.

W przypadku gdy w umowie rozdzielimy opłaty inne niż ww. media (opłaty z tytułu zarządzania nieruchomością, wydatki na nieruchomość wspólną itp.) i przerzucimy je na najemcę, żeby zmniejszyć swój przychód do opodatkowania ryczałtem, powstaje ryzyko, że najemca, znając ustawę o ochronie praw lokatorów, odmówi ich płacenia (bo zgodnie z art. 9 ust 5 ustawy wynajmujący nie może ich pobierać).

Jednak w przypadku umowy najmu okazjonalnego tego problemu możemy uniknąć. Zgodnie bowiem z art. 19c ustawy o ochronie praw lokatorów, z tytułu najmu okazjonalnego lokalu, oprócz czynszu, właściciel pobiera jedynie opłaty niezależne od właściciela, chyba że umowa stanowi inaczej. Można więc zastrzec w umowie, że ww. koszty utrzymania lokalu będą obciążać najemcę, tak samo jak koszty mediów. Podobnie można zrobić w przypadku najmu instytucjonalnego (art. 19h ustawy o ochronie praw lokatorów).

PIT vs VAT

Z punktu widzenia podatku dochodowego (ryczałtu) możemy, przede wszystkim poprzez odpowiednie zapisy w umowie najmu, przerzucić opłaty i media na najemcę, zmniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania ryczałtem.

Z punktu widzenia VAT należy przyjąć, że wpłacane przez najemcę kwoty za opłaty inne niż media np. z tytułu zarządzania nieruchomością i na nieruchomość wspólną czy opłata śmieciowa wliczają się do podstawy opodatkowania usługi najmu podatkiem od towarów i usług. Niezależnie od tego, czy w podatku dochodowym traktujemy je jako przychód czy też poprzez odpowiednie zapisy umowne „przerzuciliśmy” je na najemcę, w VAT stanowią nasz obrót.

W konsekwencji z punktu widzenia VAT należy je opodatkować tak samo jak usługę najmu np.

  • zwolnienie z VAT w przypadku wynajmu nieruchomości mieszkalnej wyłącznie na cele mieszkaniowe (zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT);
  • stawką 23% w innych przypadkach np. wynajmu lokalu użytkowego (chyba że skorzystamy ze zwolnienia ze względu na obrót do 200 tys. zł z art. 113 ustawy o VAT).

Podobnie, z punktu widzenia VAT należy przyjąć, że wpłacane przez najemcę kwoty za media wliczają się do naszego obrotu VAT.

W związku z powyższym ww. opłaty i media, niezależnie od tego, jak rozliczamy je z najemcą, wliczają się do naszego limitu 200 tys. zł, poniżej którego możemy skorzystać ze zwolnienia ze względu na obrót. Należy brać to pod uwagę i prawidłowo monitorować ewentualne przekroczenie tego limitu.

Jaki VAT od mediów?

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że jeżeli opłata za media nie jest rozliczana (ustalana) w oparciu o faktyczne zużycie ich przez najemcę, to należy ją traktować jako element usługi najmu i zastosować do niej stawkę odpowiednią dla najmu (23% lub zwolnienie).

Jeżeli jednak opłata za media jest oparta o tzw. liczniki, czyli faktyczne zużycie (a tak przecież będzie, jeśli poprzez odpowiednie zapisy w umowie, przerzucimy te media na najemcę!), to należy ją traktować jako odrębne i niezależne od najmu świadczenie i zastosować do niej stawkę odpowiednią dla danej usługi np. 8% dla wody i 23% dla prądu.

W takiej sytuacji jednak mogą znaleźć zastosowanie zwolnienie ogólne (ze względu na obrót do 200 tys. zł) albo zwolnienie określone w § 3 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Więcej na ten temat znajdziesz w tym artykule oraz w książce Stelli Brzeszczyńskiej pt. Zrozumieć VAT w nieruchomościach.

Faktura

Szczegółowe zasady wystawiania faktur zostały uregulowane w art. 106a–106n ustawy o VAT oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur.

Jeśli wystawiamy faktury dla najemców, dokumentujemy na nich cały obrót związany z najmem. Na fakturze powinny się więc znaleźć również kwoty za opłaty i media, także te które przenieśliśmy, przy pomocy odpowiednich zapisów w umowie, na najemcę.

Umieszczenie tych kwot za opłaty i media na fakturze nie oznacza jednak, że z punktu widzenia podatku dochodowego stają się one przychodem, a w związku z tym nie oznacza to, że z powodu umieszczenia ich na fakturze będą one podlegać opodatkowaniu ryczałtem.

Co z wynajmem na pokoje?

W mojej ocenie w przypadku, gdy nie wynajmujemy najemcy całego mieszkania, ale każdy z pokoi ma innego najemcę (czyli prowadzimy tzw. wynajem na pokoje), zasady i możliwości optymalizacji ryczałtu są podobne do tych opisanych wcześniej. Możliwe jest, poprzez odpowiednie zapisy w umowie, przerzucenie opłat oraz mediów na najemców, w celu obniżenia przychodu wynajmującego podlegającemu opodatkowaniu ryczałtem. Oczywiście, wiąże się to ze wszystkimi opisanymi wyżej konsekwencjami np. koniecznością rozliczania rzeczywistych kwot za media (według faktur od dostawców i zużycia), oczywiście w podziale na pokoje lub najemców przy zastosowaniu jakiegoś klucza np. równego rozłożenia po równo na wszystkich najemców.

W przypadku wynajmu na pokoje często stosuje się tzw. „ryczałt na media” tj. wynajmujący pobiera od najemcy stałą miesięczną kwotę na media, której wysokość nie jest zależna od rzeczywistego zużycia mediów przez najemcę. W takim przypadku w mojej ocenie kwoty te będą stanowiły przychód wynajmującego (nie możemy tej zryczałtowanej opłaty za media przerzucić na najemcę i twierdzić, że nie będzie ona naszym przychodem).

Potrzebujesz więcej informacji i szczegółów? Powyższe informacje są kompilacją stworzoną na podstawie mojego ebooka o rozliczaniu najmu, tak więc zachęcam do zajrzenia do niego.

Dyskusja

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *