Grzegorz Grabowski

Jak wybrać firmę zarządzającą najmem [video]

Na kanale YouTube Wynajmistrza pojawił się nowy film. Zapraszam do obejrzenia:

>> Pasywne inwestowanie w najem. Jak wybrać FIRMĘ ZARZĄDZAJĄCĄ NAJMEM, żeby nie stracić pieniędzy <<

Z nagrania dowiesz się:

  • Na jakie kryteria patrzeć, wybierające firmę zarządzającą najmem,
  • Które kryteria są najważniejsze,
  • Dlaczego nie jest najważniejsza,
  • Jak szybko porównać koszty usługi zarządzania najmem w różnych firmach,
  • Jak nie stracić kilkudziesięciu tysięcy złotych współpracując z firmą zarządzającą najmem.

Co możesz zrobić:

…bo na kanale będą się pojawiać kolejne filmy.

Jeśli zastanawiasz się nad skorzystaniem z usługi zarządzania najmem i, być może, szukasz odpowiedniej firmy, to wypełnij ten formularz. Skontaktuje się z Tobą jedna z firm zarządzających, które ja polecam.

 

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu:

Jak wybrać firmę zarządzającą najmem?

Zakładam, że wiesz już, co to jest za usługa, jakie ma zalety i wady, a także ile może kosztować. Ten temat poruszyłem w artykule “Usługa zarządzania najmem – co to jest, ile kosztuje, wady i zalety”.

Teraz wytłumaczę Ci, jak wybrać firmę zarządzającą, która będzie dopasowana do Twoich wymagań i zapewni Ci dobrą obsługę Twojego najmu.

Na co więc warto zwrócić uwagę, wybierając firmę, która będzie zarządzać Twoim najmem?

Opowiem o różnych kwestiach, w kolejności ważności tych kwestii – oczywiście, ta kolejność powstała na podstawie mojej subiektywnej oceny. Zanim przejdziemy dalej, to tylko wspomnę, że na końcu tego artykułu znajdziesz link do formularza. Wypełnij go, jeżeli jesteś zainteresowany usługą zarządzania najmem, a skontaktuje się z Tobą jedna z firm zarządzających, które ja polecam.

Specjalizacja

Firmy zarządzające mają swoje specjalizacje. Jedna koncentruje się na obsłudze mieszkań wynajmowanych w całości w segmencie popularnym, inna segmencie premium, a inna jeszcze jest dobra w wynajmie na pokoje. Moja sugestia – dopasuj specjalizację firmy zarządzającej do Twojej nieruchomości. Nie ma przecież sensu dawać mieszkania premium do zarządzania firmie, która dobrze się czuje w wynajmie na pokoje dla studentów.

Nie jestem też zwolennikiem oddawania mieszkań do zarządzania firmom, dla których zarządzanie jest pobocznym biznesem, takim kwiatkiem do kożucha, robionym obok innych biznesów np. obok pośrednictwa czy flipów. Mam w takich sytuacjach wrażenie, że moje mieszkanie nie otrzyma wystarczającej uwagi.

Lokalizacja/zasięg

Kwestia dopasowania firmy zarządzającej do lokalizacji Twojej nieruchomości jest  oczywista. Nie ma sensu zatrudniać firmy z Krakowa do zarządzania mieszkaniem w Warszawie. Dodatkowo, warto przyjrzeć się bliżej, czy dana firma rzeczywiście ma realne możliwości zapewnienia usługi wysokiej jakości w danym miejscu. Dopytaj, gdzie mają biuro albo gdzie jest umiejscowiony opiekun mieszkania. Czasami niektóre firmy deklarują „zasięg” w danej lokalizacji, a potem okazuje się, że ich pracownik dojeżdża do mieszkania z innego miasta.

Moim zdaniem, jeśli masz nieruchomości w różnych miastach, niekoniecznie trzeba szukać firmy, która działa w każdym z tych miast. Nie widzę przeciwwskazań, żeby korzystać z dwóch albo więcej firm zarządzających. Co więcej, nawet w obrębie jednego miasta warto czasami korzystać, jeśli masz nieruchomości różnego rodzaju, z różnych firm np. o innych specjalizacjach.

Zakres usług

Warto też upewnić się, że firma zapewnia taki zakres usług, na jakim Ci zależy. Przykładowo, może Ci zależeć Ci na tym, żeby firma, oprócz tych standardowych elementów zawartych w usłudze zarządzania najmem, przeprowadziła za Ciebie remont czy obsługiwała najem okazjonalny (łącznie ze zgłoszeniem umowy do urzędu skarbowego).

Warto wiedzieć, że niektóre z tych firm mogą wyszukać dla Ciebie mieszkanie, przeprowadzą Cię przez proces zakupu, wyremontują je w Twoim imieniu i później zarządzają najmem. Niektóre z nich wręcz niechętnie zarządzają innymi mieszkaniami niż te, które sami przygotowali. Wiedzą, jak to zrobić, żeby się dobrze wynajmowało, nie powodowało problemów i generowało wartość zarówno dla właściciela, jak i dla firmy zarządzającej.

Cena

Cena usługi jest istotnym kryterium wyboru, ale w mojej opinii, cena nie powinna być najważniejszym kryterium wyboru. Przede wszystkim, trzeba patrzeć na cenę w połączeniu z jakością i skutecznością.

Przykładowo, masz mieszkanie z czynszem 2000 zł, zarządzane przez firmę pobierającą 15% od czynszu. Zakładając, że będziesz miał 1 miesiąc pustostanu rocznie, koszt usługi wyniesie 3300 zł rocznie, a Tobie pozostanie 18 700 zł. Ale co, jeśli zajmie się tym mieszkaniem firma, która pobiera 20% czynszu, ale działa bardziej efektywnie i zapewni Ci zero pustostanów w roku? Koszt usługi wyniesie 3600 zł rocznie, ale Tobie zostaje w kieszeni więcej, bo 20 400 zł. Płacisz więcej za zarządzanie, ale jednocześnie więcej zarabiasz.

Dodatkowo, w mojej opinii wybieranie zbyt taniej albo wręcz tej najtańszej firmy może Ci po prostu zaszkodzić – jeśli usługodawca nie będzie sensownie zarabiał, to w dłuższym terminie nie zapewni Ci dobrej usługi, a może wręcz zamknąć biznes lub zbankrutować. Co oznacza frustrację po Twojej stronie, konieczność szukania nowej firmy, płacenie kolejnej opłaty za przejęcie itd. – czyli po prostu strata czasu i pieniędzy.

Firma zarządzająca to ma być Twój długoletni partner, nie na rok czy dwa, ale potencjalnie na kilkanaście a może nawet kilkadziesiąt lat.

W przypadku zarządzania najmem porównanie cen nie jest  proste, bo cenniki firm są bardzo różnie zbudowane. W związku z tym trzeba patrzeć na całościowy koszt usługi, a nie tylko procent pobierany od czynszu i ewentualnie innych opłat.

Dla uproszczenia, według mnie warto przede wszystkim wziąć pod uwagę:

  • czy firma pobiera opłatę za pośrednictwo od najemcy (jeśli tak, to nasze pustostany mogą być większe, bo nie każdy najemca chce płacić prowizję),
  • jaki procent nalicza firma i od czego nalicza ten procent (czy od czynszu najmu czy czynszu najmu razem z opłatami oraz czy nalicza od kwot wpłaconych przez najemcę czy od kwot należnych, ale niekoniecznie zapłaconych) oraz
  • czy pobiera opłatę od właściciela za znalezienie nowego najemcy (wtedy ten procent naliczany od czynszu jest najczęściej niższy).

Inne elementy cennika też są istotne, ale te, które wymieniłem, najbardziej wpływają na całościowy koszt usługi.

Wielkość firmy

Różne są opinie, na temat tego czy lepiej współpracować z większą czy mniejszą firmą. Przykładowo, nie wszyscy lubią kontakty z dużymi korporacjami, ale z drugiej strony, jeśli firma jest zbyt mała np. jednoosobowa, to jest ryzyko, że w razie choroby czy urlopu tej jednej osoby nasze mieszkanie nie będzie w ogóle zaopiekowane.

Warto również zapytać o liczbę obsługiwanych nieruchomości – ta liczba może być pewnym wskaźnikiem doświadczenia tej firmy oraz wielkości organizacji.

Opinie i polecenia

Jako że nie jest łatwo porównać firmy zarządzające, warto przy wyborze po prostu zasięgnąć opinii:

  • znajomych i nieznajomych inwestorów, którzy korzystają już z takich firm,
  • ludzi z branży nieruchomości, którzy mogą mieć większą wiedzę o rynku,
  • a także poszukać opinii w Internecie – aczkolwiek nie jest to chyba super wiarygodne źródło prawdziwych rekomendacji.

Jeśli potrzebujesz opinii lub rekomendacji, możesz się odezwać do mnie albo wypełnić ten formularz.

Bezpieczeństwo i zaufanie

Tak jak w przypadku każdego partnera biznesowego, warto firmę zarządzającą sprawdzić pod kątem „formalno-prawnym”.

Przykładowo, współpraca z jednoosobową działalnością gospodarczą wiąże się z tym, że w razie problemów tego przedsiębiorcy z komornikiem lub śmierci tego przedsiębiorcy przetrzymywane przez niego Twoje dokumenty i pieniądze mogą być trudne do odzyskania. Z kolei współpraca ze spółką np. z ograniczoną odpowiedzialnością może mieć tę wadę, że jej odpowiedzialność jest, jak sama nazwa wskazuje, ograniczona. Sprawdź formę prawną firmy, dane w CEIDG lub w KRS. Oczywiście nie polecam współpracy z kimś działającym bez firmy, kto nie wystawia faktur i nie płaci podatków (ale dzięki temu jest tańszy).

Komunikacja z właścicielem i aplikacja internetowa

Rzetelne informowanie właściciela o wszystkim, co związane jest z jego mieszkaniem, to według mnie mnie jeden z ważniejszych elementów usługi zarządzania. Zwróć więc uwagę na to, w jaki sposób firma się z Tobą komunikuje, jakie raporty Ci udostępnia i czy, w razie pytań z Twojej strony, reaguje w rozsądnym czasie (nie oczekuj jednak natychmiastowych odpowiedzi). Ja lubię firmy, które wykorzystują aplikacje internetowe i udostępniają właścicielom panel online, w którym można na bieżąco sprawdzić szczegóły najmu.

Istotnym elementem jest również to, czy firma dostarczy Ci, w dowolnej formie, ale pewnie najlepiej online, wszystkie informacje i dokumenty potrzebne do rozliczenia Twoich podatków od najmu. Nie oczekuj od firmy zarządzającej, że będzie rozliczać Twoje podatki za Ciebie, chociaż wiem, że niektóre z nich to robią.

Rozliczenia i rachunek bankowy do wpłat od najemców

Obserwuję dwa podejścia do tego, na jaki rachunek bankowy wpłaca pieniądze najemca Twojego mieszkania.

Pierwsze podejścienajemca wpłaca pieniądze na rachunek bankowy należący do firmy zarządzającej. Stosuje ona najczęściej rozwiązania typu subkonta dla każdego właściciela, rachunki wirtualne (czyli tzw. płatności masowe), żeby zautomatyzować proces kontroli płatności. W tym pierwszym podejściu pieniądze przez jakiś czas znajdują się na rachunku firmy, która po opłaceniu kosztów związanych mieszkaniem, pobraniu swojego wynagrodzenia, przelewa odpowiednią kwotę na Twój rachunek bankowy. Istotne jest wtedy to, kiedy firma dokonuje tego przelewu.

Drugie podejście polega na tym, że najemca wpłaca pieniądze na rachunek bankowy właściciela, a firma zarządzająca ma do tego rachunku dostęp poprzez pełnomocnictwo. W ten sposób może zadbać o opłacanie kosztów utrzymania mieszkania i swojego wynagrodzenia. Ten rachunek bankowy powinien służyć wyłącznie do obsługi najmu, a firma zarządzająca najczęściej narzuca konkretny bank, który zapewnia pożądane przez nią funkcjonalności.

Obydwa rozwiązania mają swoje zalety i wady. Ja jestem zwolennikiem tego drugiego jako bezpieczniejszego dla właściciela oraz dającego właścicielowi większą kontrolę nad pieniędzmi.

Kto przechowuje kaucje

W przypadku współpracy z firmą zarządzającą istotnym elementem jest to, kto przechowuje kaucje wpłacane przez najemców. Jest to temat powiązany trochę z poprzednim dotyczącym rachunków bankowych i, podobnie jak tam, można wskazać DWA podejścia:

PIERWSZE – kaucje przechowuje firma zarządzająca.

DRUGIE – kaucje przechowuje właściciel.

Jeśli najemca wpłaca pieniądze na rachunek firmy zarządzającej, to najczęściej ona trzyma kaucje u siebie. A jeśli najemca wpłaca pieniądze na rachunek właściciela, to kaucje lądują najczęściej u właściciela. Ja jestem zwolennikiem drugiego podejścia tj. wolę, jako właściciel, mieć kaucje u siebie, chociażby ze względów bezpieczeństwa tych środków.

Jeśli wynajmuję mieszkanie długoterminowo, to w praktyce mogę tymi pieniędzmi dysponować, nie muszę ich mrozić gdzieś na koncie. A nawet jeśli je zamrożę, to chociaż dostanę odsetki bankowe od tych kwot.

Weźmy przykład właściciela, który chce oddać firmie zarządzającej pod opiekę kilkanaście mieszkań i są one obecnie wynajęte. Oddając je firmie, która kaucje chce trzymać u siebie, ten właściciel musi wyciągnąć z kieszeni kilkadziesiąt tysięcy złotych. A to może być bolesne…

Umowa o zarządzanie

Decydując się na współpracę z firmą zarządzającą, trzeba oczywiście dobrze przeanalizować proponowaną przez nią umowę.  Powinna ona opisywać wszystkie elementy, o których mówiłem wcześniej. Powinna jasno określać charakter i zakres usługi (uwaga, sama nazwa umowy nie definiuje jej charakteru!), a także prawa i obowiązki obydwu stron umowy. Jeśli firma coś Ci obiecuje np. wypłaty w zdefiniowanych terminach, to powinno się to wszystko znaleźć w umowie. Sama ustna obietnica od przedstawiciela handlowego firmy nie wystarczy.

Oprócz tego oczekiwałbym, że umowa będzie prosta i zrozumiała dla Ciebie, a także w miarę elastyczna (czyli z rozsądnym okresem wypowiedzenia). O umowie o zarządzanie i różnicach między umową o zarządzanie oraz umową najmu z firmą zarządzającą mówiłem w artykule “Umowa najmu czy zarządzania? Nie oddawaj swojego mieszkania firmie pod opiekę bez zrozumienia różnic”.

RODO i zabezpieczenia danych

Na koniec zostawiłem kwestię RODO – sprawdź po prostu, czy firma, którą rozważasz, spełnia wymagania tego unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych. Pewnie nie możesz łatwo sprawdzić, jak chroni dane osobowe wewnątrz swojej organizacji, ale można próbować to ocenić na podstawie zewnętrznych elementów. Przykładowo, czy dopełniła wobec Ciebie obowiązek informacyjny, czy ma politykę prywatności na swojej stronie internetowej, czy spełnia obowiązek informacyjny wobec najemców itd. Podejście do RODO może też wskazywać na to, jak bezpieczne są Twoje dane osobowe przetwarzane przez tą firmę.

Teraz wiesz już, na co trzeba zwrócić uwagę wybierasz firmę zarządzającą.

Jeśli zastanawiasz się nad skorzystaniem z usługi zarządzania najmem i, być może, szukasz odpowiedniej firmy, to wypełnij ten formularz. Skontaktuje się z Tobą jedna z firm zarządzających, które ja polecam.

Dyskusja

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *