W drugiej połowie 2019 roku i z początkiem 2020 roku weszło w życie sporo zmian w przepisach podatkowych. Opisywaliśmy je już na tym blogu. Kilka z nich zrodziło dużo pytań wśród wynajmujących np. jak wpłacać podatek od najmu w kontekście mikrorachunków, w jakim zakresie dotyczy ich kwestia białej listy podatników, obowiązek płatności podzielonej, odpowiedzialność solidarna za VAT itd.

Kwestie najmu i mikrorachunków podatkowych omówiłem w tym artykule. W poniższym artykule zajmiemy się białą listą podatników, odpowiedzialnością solidarną i podzieloną płatnością w kontekście najmu.

Jednorazowa wartość transakcji i 15 tysięcy złotych

Większość regulacji, o których będziemy pisać w tym artykule, dotyczy transakcji przekraczających 15 tysięcy złotych (jedynie w przypadku obowiązkowego split-paymentu jest mowa o kwocie faktury ogółem powyżej 15 tysięcy złotych brutto) . Z tego powodu, zanim pójdziemy dalej, wyjaśnijmy sobie, jak rozumieć pojęcie jednorazowej transakcji w kontekście najmu.

Przede wszystkim, należy patrzeć na wartość całej transakcji, bez względu na liczbę czy wysokość poszczególnych płatności czy kwoty faktur składających się na daną transakcję.

Ale co oznacza transakcja w kontekście umowy najmu?

O ile pierwotnie fiskus przyjął stanowisko, że należy patrzeć na kwoty w kontekście jednego okresu rozliczeniowego (czyli interesowało nas, czy przekraczamy 15 tysięcy złotych w jednym miesiącu), to potem zmienił zdanie i uznał, że „jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami bądź stanowiącej sumę płatności wynikających z zawartej umowy, nawet jeżeli w samej umowie nie określono łącznej wysokości tych świadczeń (nie jest ona znana w momencie zawierania umowy)” (patrz np. interpretacja zmieniająca DPP13.8221.198.2017.CPIJ z 9 grudnia 2019 roku).

Powinniśmy więc patrzeć na wartość całej umowy najmu. Doprecyzujmy nieco, jak do tego podchodzi fiskus, ponieważ umowa najmu może być na czas oznaczony bądź nieoznaczony, a także może mieć stały lub zmienny czynsz najmu.

W ww. interpretacji fiskus tłumaczy, że w przypadku gdy strony mogą określić wartość umowy mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania, suma płatności z całej umowy jest wartością transakcji. Gdy przekroczy ona 15 tysięcy złotych, dana umowa podpada pod opisane niżej regulacje od pierwszej płatności, nawet jeśli pojedyncza płatność np. za jeden miesiąc nie przekracza 15 tysięcy złotych. Wg mnie większość umów najmu mieszkań zawieranych jest na czas oznaczony ze stałymi opłatami (a przynajmniej ja takie rekomenduję), więc stosunkowo łatwo stwierdzić, czy transakcja (wartość umowy) w takim przypadku przekroczy 15 tysięcy złotych.

Z kolei w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa (bo np. umowa najmu została podpisana na czas nieoznaczony) i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania umowy (tj. do upływu przewidzianego okresu wypowiedzenia) limit 15 tysięcy złotych nie zostanie przekroczony – dana transakcja podpada pod opisane niżej regulacje dopiero od momentu, gdy suma płatności przekroczy limit ustawowy.

Natomiast w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania tej umowy suma wynagrodzeń pewnych (tj. takich, które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, to od pierwszej płatności dana transakcja podpada pod opisane niżej regulacje.

Poniżej znajduje się uproszczone podsumowanie powyższych zasad w kontekście umów najmu:

Przekładając z języka fiskusa na język zrozumiały dla większości ludzi, wg mnie trzeba patrzeć na wartość całej umowy najmu (a nie kwoty w jednym miesiącu). Najprawdopodobniej, tylko w przypadku najtańszych lokali i krótkich umów najmu kwota transakcji nie przekroczy 15 tysięcy złotych (przypominam, że wyjątkowo w przypadku obowiązkowego split-paymentu nie patrzymy na kwotę transakcji, ale na kwotę faktury ogółem brutto).

Nie możemy więc opisanych poniżej regulacji zbagatelizować, twierdząc, że nasze transakcje (czytaj: umowy najmu) nie przekroczą ustawowego limitu.

O jakich regulacjach mówimy?

Pisaliśmy już o nich, ale dla ułatwienia przytoczę tutaj ponownie skróconą wersję tych kluczowych regulacji:

  • (Obowiązkowy przelew przy transakcjach b2b 15K+) Od stycznia 2017 w transakcjach między przedsiębiorcami transakcje powyżej 15 tysięcy złotych powinny być regulowane za pośrednictwem rachunku bankowego (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców). W przeciwnym razie część nie uregulowana przelewem nie stanowi dla płacącego kosztu uzyskania przychodu (art. 22p ust. 1 pkt 1 Ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 1 Ustawy o CIT);
  • (Obowiązkowy przelew na rachunek z białej listy) Od stycznia 2020 podatnik będący przedsiębiorcą w transakcjach powyżej 15 tysięcy złotych nie ma prawa do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, jeśli przeleje na inny rachunek kontrahenta niż ten znajdujący się na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście podatników, przy czym zasada ta dotyczy tylko zapłaty na rzecz podatnika VAT czynnego. Przepisy przewidują jednak możliwość uniknięcia sankcji pod warunkiem zawiadomienia (na formularzu wedle ustalonego wzoru) o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu, przy czym wg moich informacji ustawodawca pracuje nad wydłużeniem tego terminu do 7 dni (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, art. 22p ust. 1 pkt 2 Ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 2 Ustawy o CIT);
  • (Odpowiedzialność solidarna) Od stycznia 2020 w transakcjach powyżej 15 tysięcy złotych w razie zrealizowania przez przedsiębiorcę przelewu na inny rachunek bankowy kontrahenta, niż wskazany na białej liście, przedsiębiorca odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z kontrahentem, jeśli kontrahent nie odprowadzi VAT-u do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca odpowiada tylko do wysokości kwoty VAT, wynikającej z płatności dokonanych na inny rachunek bankowy, niż wskazany na białej liście. Ponownie, przepisy przewidują jednak możliwość uniknięcia sankcji pod warunkiem zawiadomienia (na formularzu wedle ustalonego wzoru) o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu lub wykonania płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (art. 117ba i 117bb Ordynacji podatkowej);
  • (Obowiązkowy split-payment) Od listopada 2019 nabywca, który otrzymał fakturę, na której znajdują się towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (przykładowo: stal, profile aluminiowe, sprzęt elektroniczny, części do pojazdów samochodowych i motocykli, usługi budowlane i montażowe) i kwota faktury ogółem jest większa od 15 tysięcy złotych, jest obowiązany zastosować mechanizm podzielonej płatności (art. 108a ust. 1a Ustawy o VAT). W przypadku takich faktur sprzedawca musi zadbać, aby na fakturze pojawiły się słowa: „mechanizm podzielonej płatności” (art. 106e ust. 1 pkt 18a Ustawy o VAT) . W razie niewywiązania się tych obowiązków, prawodawca przewidział sankcje administracyjne dla spółek oraz karne skarbowe dla osób fizycznych (art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT), przy czym sankcji tych nie stosuje się, jeśli dostawca/usługodawca rozliczy VAT (art. 108a ust. 8 Ustawy o VAT). Dodatkową sankcją dla przedsiębiorców jest brak prawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu (art. 22p ust. 1 pkt 3 Ustawy o PIT i art. 15d ust. 1 pkt 3 Ustawy o CIT);
  • (Obowiązek posiadania rachunku rozliczeniowego) Od listopada 2019 podatnicy, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczą usługi, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy (przykładowo: stal, profile aluminiowe, sprzęt elektroniczny, części do pojazdów samochodowych i motocykli, usługi budowlane i montażowe), oraz podatnicy nabywający te towary lub usługi są obowiązani posiadać rachunek rozliczeniowy, otwierany obecnie przez banki dla przedsiębiorców (art. 108e Ustawy o VAT). Obowiązek posiadania rachunku rozliczeniowego jest pochodną obowiązku zapłaty split-paymentem i nie ma bezpośrednich sankcji za brak takiego rachunku (są tylko wspomniane wyżej sankcje za niedopełnienie obowiązku zapłaty split-paymentem).

Ale ja tylko otrzymuję wpłaty od najemców!

W pierwszym kroku spójrzmy na powyższe regulacje z punktu widzenia wynajmującego, który wyłącznie otrzymuje wpłaty od swoich najemców (w dalszej części artykułu przeanalizujemy sytuację, gdy wynajmujący komuś płaci np. za remont).

Wg mnie przepisy nie zawierają sankcji dla otrzymującego płatność za niepodanie danych rachunku bankowego oraz za korzystanie z rachunku, którego nie zgłosiliśmy do ewidencji podatkowych np. na białą listę.

Sankcje np. brak możliwości rozliczenia kosztu uzyskania przychodu, odpowiedzialność solidarna za VAT czy sankcje karno-skarbowe dotyczą ewentualnie naszego najemcy!

Oczywiście, fakt, że problemy ewentualnie może mieć tylko najemca, nie oznacza, że możemy się ww. regulacjami w ogólnie nie przejmować, ponieważ, tak naprawdę, problemy naszego najemcy mogą się stać naszymi problemami, jeśli np. najemca z ich powodu odmówi nam płatności albo będzie próbował zrobić nam przelew z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Kiedy nasz najemca może mieć problem (tj. mogą go dotyczyć któreś z wymienionych wcześniej sankcji)?

Przede wszystkim, patrzymy tylko na transakcje przekraczające 15 tysięcy złotych. Ustaliliśmy jednak wcześniej, że w przypadku najmu trzeba brać pod uwagą wartość całej umowy, więc najprawdopodobniej w dość niewielu przypadkach uda się uniknąć sankcji na podstawie tego, że wartość transakcji (czytaj: umowy) jest niższa niż 15 tysięcy złotych (w przypadku rocznej umowy miesięczna płatność nie mogłaby przekroczyć 15 tys. zł/12 miesięcy = 1250 zł).

  • Gdy obie strony (Ty i najemca) są przedsiębiorcami i najemca dokona zapłaty gotówką – nie będzie mógł tej zapłaty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej nie została uregulowana za pośrednictwem rachunku bankowego.
  • Gdy Ty jesteś czynnym podatnikiem VAT i najemca dokona zapłaty gotówką lub na Twoje konto inne niż te z białej listy – nie będzie mógł tej zapłaty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej nie została uregulowana na rachunek bankowy znajdujący się na białej liście.
    • Wg obecnego stanowiska przedstawicieli fiskusa, dotyczy to także sytuacji, gdy prowadzisz tzw. najem prywatny, ale z VAT-em (taki przypadek mają często osoby, które zainwestowały w tzw. condohotele lub aparthotele i odliczyły sobie VAT od zakupu lokalu), a także, gdy prowadzisz najem prywatny tj. wynajmujesz komuś mieszkanie/mieszkania korzystając ze zwolnienia z VAT z art. 43 ust. 1 pkt 36 Ustawy o VAT, ale jesteś czynnym podatnikiem VAT, bo np. prowadzisz działalność gospodarczą w innej branży np. doradczej, informatycznej czy szkoleniowej. Zdaniem fiskusa, jeśli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, Twój najemca powinien Ci przelewać opłaty na konto z białej listy, nawet jeśli wynajmujesz w ramach najmu prywatnego ze zwolnieniem z VAT.
    • Szczerze mówiąc, ja się z powyższym stanowiskiem nie zgadzam, ponieważ art. 22p ust. 1 pkt 2 Ustawy o PIT i art. 15d ust. 1 pkt 2 Ustawy o CIT odnoszą się do art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, który wyraźnie mówi, że stroną transakcji powinien być inny przedsiębiorca. Wg mnie brak możliwości zaliczenia przez najemcę do kosztów uzyskania przychodu zapłaty na inne konto niż te z białej listy dotyczy sytuacji, gdy obie strony są przedsiębiorcami.
    • Dobra wiadomość jest taka, że jeśli najemca nie przeleje na Twoje konto z białej listy (bo np. nie posiadasz takiego konta), to może uniknąć negatywnych konsekwencji poprzez zawiadomienie (na formularzu wedle ustalonego wzoru) o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.
  • Gdy Ty jesteś przedsiębiorcą i czynnym podatnikiem VAT i najemca będący podatnikiem VAT (czynnym lub zwolnionym) dokona zapłaty gotówką lub na Twoje konto inne niż te z białej listy, najemca dodatkowo (oprócz braku możliwości zaliczenia płatności do kosztów uzyskania przychodu) naraża się na odpowiedzialność solidarną wobec fiskusa za zobowiązania VAT wynikające z tej płatności tj. gdy Ty nie dopełnisz obowiązku rozliczenia tego VAT-u. Ponownie, może tego uniknąć poprzez zawiadomienie (na formularzu wedle ustalonego wzoru) o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu albo dokonując przelewu z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Warto też zauważyć, że ta odpowiedzialność solidarna ma znaczenie, jeśli w ogóle ten VAT na danej fakturze występuje (jeśli najem jest prawidłowo zwolniony z VAT, to odpowiedzialność solidarna za VAT, którego nie ma, nie jest niebezpieczna 😉).

Z powyższego wynika, że jeśli Twojemu najemcy nie zależy na kosztach uzyskania przychodu a Ty nie jesteś podatnikiem VAT czynnym, w praktyce nie musisz się martwić białą listą. Tak naprawdę, trzeba się nad tym pochylić wtedy, gdy najemcą jest firma.

Dobrym przykładem z życia, gdzie jednak ww. regulacje mogą mieć duże znaczenie, jest biznes podnajmu. Jeśli wynajmujesz mieszkanie firmie, która prowadzi w nim podnajem (czyli podnajmuje wynajęte od Ciebie mieszkanie dalej), to tej firmie może zależeć, żeby dokonywać płatności na konto z białej listy albo z wykorzystaniem split-paymentu ze względu na dość niejasną obecnie sytuację związaną z VAT-em w podnajmie (to jest jednak szerszy temat, którego nie dam rady opisać w tym artykule).

Zasadniczo, w przypadku większości umów najmu, gdzie wynajmujący wynajmuje komuś mieszkanie na cele mieszkaniowe, a najemcą nie jest firma, nie trzeba mieć rachunku wpisanego na białą listę podatników.

A co jeśli wynajmujący płaci komuś ponad 15 tysięcy złotych?

O ile powyżej przeanalizowaliśmy sytuację od strony wynajmującego, który jedynie otrzymuje wpłaty od najemcy i całkowita wartość transakcji (czytaj: umowy) przekracza 15 tysięcy złotych, to warto się zastanowić, co w sytuacji, gdy wynajmujący przelewa komuś kwoty powyżej 15 tysięcy złotych. Może się tak przecież zdarzyć np. gdy płacimy komuś za materiały do remontu lub usługi remontowo-budowlane.

Dla wynajmujących będących przedsiębiorcami w rozumieniu Prawa przedsiębiorców mam następujące informacje:

  1. jeśli płacisz innemu przedsiębiorcy i kwota transakcji przekracza 15 tysięcy złotych, masz obowiązek zapłacić za pośrednictwem rachunku bankowego, w przeciwnym razie część nie zapłacona przelewem nie będzie stanowiła Twojego kosztu uzyskania przychodu;
  2. jeśli płacisz innemu przedsiębiorcy będącemu czynnym podatnikiem VAT i kwota transakcji przekracza 15 tysięcy złotych, powinieneś zapłacić przelewem na rachunek tego przedsiębiorcy z białej listy (należy sprawdzić to na dzień zlecenia przelewu, przy czym w przypadku zlecenia przelewu z odroczonym terminem płatności lub zlecenia stałego dniem zlecenia przelewu będzie dzień, w którym podatnik zlecił bankowi dokonanie takiego przelewu). W przeciwnym razie nie zaliczysz tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, chyba że dokonasz zawiadomienia (na formularzu wedle ustalonego wzoru) o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Dodatkowo, narażasz się na odpowiedzialność solidarną za VAT z tej płatności, chyba że dokonasz zawiadomienia o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu albo dokonasz płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności;
  3. jeśli płacisz za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (przykładowo: stal, profile aluminiowe, sprzęt elektroniczny, części do pojazdów samochodowych i motocykli, usługi budowlane i montażowe), masz obowiązek posiadać rachunek rozliczeniowy;
  4. jeśli płacisz za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (przykładowo: stal, profile aluminiowe, sprzęt elektroniczny, części do pojazdów samochodowych i motocykli, usługi budowlane i montażowe) i kwota faktury ogółem jest większa od 15 tysięcy złotych brutto, jesteś obowiązany zastosować mechanizm podzielonej płatności.
    • W przeciwnym razie narażasz się na sankcje administracyjne dla spółek oraz karne skarbowe dla osób fizycznych, przy czym sankcji tych nie stosuje się, jeśli dostawca/usługodawca rozliczy VAT (art. 108a ust. 8 Ustawy o VAT).
    • Narażasz się także na sankcję w postaci braku prawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu (art. 22p ust. 1 pkt 3 Ustawy o PIT i art. 15d ust. 1 pkt 3 Ustawy o CIT).

Pytanie, które z powyższych punktów dotyczą także wynajmujących nie będących przedsiębiorcami (czyli prowadzących tzw. najem prywatny)? Wg mnie, na stan mojej dzisiejszej wiedzy, prywatnych wynajmujących dotyczą tylko punkty 3 i 4 z podpunktem a (obowiązek posiadania rachunku rozliczeniowego i płacenia split-paymentem za faktury powyżej 15 tysięcy złotych brutto z towarami/usługami z załącznika 15 do Ustawy o VAT).

Co ciekawe, wg objaśnień podatkowych Ministerstwa Finansów z 23 grudnia 2019 roku, w przypadku np. usług budowalnych w sytuacji, gdy zawarta jest umowa na wykonanie usług budowlanych z załącznika nr 15, o wartości brutto 30 000 zł, a zgodnie z postanowieniami umowy, wykonawca rozlicza odrębnie trzy etapy wykonanych robót osobnymi fakturami o wartość brutto 10 000 zł każda, obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności nie będzie miał zastosowania. Może więc można uniknąć obligatoryjnego split-paymentu dbając o to, żeby rozliczenia np. z ekipą remontową rozbijać na etapy poniżej 15 tysięcy złotych brutto?

Rachunek rozliczeniowy dla „nie-przedsiębiorcy”?

Z powyższych wywodów wynika, że właściciel nieruchomości na wynajem w niektórych przypadkach powinien:

– posiadać rachunek wpisany na białą listę podatników,

– posiadać rachunek umożliwiający zlecanie i przyjmowanie płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (a więc taki, do którego bank otworzył rachunek VAT),

– posiadać rachunek rozliczeniowy.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, to spełnienie tych wymagań nie będzie problemem (po prostu idziesz do banku i otwierasz rachunek rozliczeniowy, do którego bank dokłada rachunek VAT).

Nie jest możliwe wpisanie na białą listę ani obsługa split-paymentu przy pomocy rachunków prywatnych (czyli rachunków oszczędnościowych ani oszczędnościowo-rozliczeniowych).

Jedynym rodzajem rachunku umożliwiającym spełnienie tych wymagań (wpisanie na białą listę oraz zlecanie/przyjmowanie split-payment) jest rachunek rozliczeniowy, które banki otwierają obecnie dla przedsiębiorców (te rachunki najczęściej nazywane są firmowymi).

Jak już pisałem wcześniej, w Ustawie o VAT dla niektórych podatników (tych, którzy kupują lub sprzedają towary i usługi z załącznika 15 do Ustawy, czyli np. usługi remontowe) jest wprost wskazany obowiązek posiadania rachunku rozliczeniowego (art. 108e Ustawy o VAT). Przypominam jednocześnie, że z punktu widzenia Ustawy o VAT każdy wynajmujący jest podatnikiem VAT (wg definicji z Ustawy o VAT)!

Wg obecnej opinii ekspertów, z art. 49 ust. 2 Prawa bankowego wynika, iż bank nie może odmówić założenia rachunku rozliczeniowego dla osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami, jeżeli taka osoba prowadzi działalność zarobkową, w tym przede wszystkim jako zarejestrowany podatnik VAT czynny. Niemniej, banki odmawiają założenia rachunku rozliczeniowego, jeśli nie udowodnisz, że jesteś przedsiębiorcą. Mamy więc problem, chwilowo nierozwiązany, ale zakładam, że w najbliższym czasie powinno się to zmienić np. banki zaczną otwierać rachunki rozliczeniowe dla osób nie prowadzących firm. Postaram się zaktualizować ten artykuł, jak tylko sprawa się wyjaśni.

Ważne linki:

Biała lista podatników

Formularz ZAW-NR (zawiadomienie US o wpłacie na rachunek inny niż na białej liście)

Objaśnienia podatkowe z 20 grudnia 2019 roku w sprawie białej listy podatników

Objaśnienia podatkowe z 23 grudnia 2019 roku w sprawie Mechanizmu Podzielonej Płatności (zawierają sporo szczegółów dotyczących split-paymentu)