(autorem tego artykułu jest Marek Golec)

Pomimo, że nasze biuro rachunkowe jest wyspecjalizowane w obsłudze rynku nieruchomości, liczne pytania i przypadki naszych klientów dotyczące rozliczania samochodów osobowych w firmie sprawiły, że wyspecjalizowaliśmy się również w tym obszarze.

Na co dzień otrzymujemy od przedsiębiorców pytania:

– Czy lepiej kupić samochód za gotówkę czy skorzystać z leasingu?

– Czy mogę swój prywatny samochód wykorzystywać w firmie?

– Czy zakup samochodu będzie moim kosztem?

– Czy i kiedy muszę sporządzać kilometrówkę?

– Czy mogę odliczyć VAT?

– Czy i jaki będę musiał zapłacić podatek w przypadku sprzedaży samochodu?

Celem niniejszego artykułu jest przybliżenie Ci odpowiedzi na powyższe pytania.

Wydatki samochodowe można uwzględniać w kosztach firmowych zarówno gdy samochód jest składnikiem majątku firmy jak i gdy nim nie jest.

Samochód firmowy czy niefirmowy

Najprościej rzecz ujmując, samochód firmowy to ten, który został nabyty lub wprowadzony do majątku firmy jako środek trwały.

Samochód niefirmowy

W pozostałych przypadkach uznajemy, że samochód nie stanowi majątku firmy. Jakie to przypadki?

Samochód niefirmowy

Jak wynika z powyższego schematu, jest kilka sposobów na użytkowanie niefirmowego samochodu w działalności. Omówmy pokrótce każdy z nich.

Wykorzystanie prywatnego samochodu – przedsiębiorca ma prawo do wykorzystywania swojego prywatnego samochodu do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie ma obowiązku wprowadzać auta do majątku firmy. Wtedy rozlicza koszty poprzez kilometrówkę. Więcej na jej temat w dalszej części artykułu.

Użyczenie – przedsiębiorca może bezpłatnie używać nieswojego pojazdu do celów firmowych na podstawie umowy użyczenia, co rodzi przychód z nieodpłatnych świadczeń, który jednak w przypadku członków rodziny jest zwolniony z podatku dochodowego.

Leasing operacyjny – w tej formie leasingu samochód jest środkiem trwałym firmy leasingowej, a nie korzystającego. Jego udostępnienie jest traktowane jak usługa i dlatego jako korzystający każdą fakturę księgujemy w koszty, nawet tę dotyczącą opłaty wstępnej (która zazwyczaj opiewa na wysoką kwotę). Umowa leasingu operacyjnego powinna trwać co najmniej przez okres 24 miesięcy i korzystający powinien mieć możliwość wykupu samochodu.

Wynajem długoterminowy – w odróżnieniu od leasingu operacyjnego, w przypadku wynajmu okres używania może być krótszy niż 24 miesiące. Czynsz najmu jest tak skalkulowany, że płaci się za utratę wartości samochodu w odniesieniu do okresu jego użytkowania.

Samochód firmowy

Jak wcześniej wspomniałem, samochód firmowy cechuje się tym, że został nabyty lub wprowadzony do majątku firmy jako środek trwały. W jakich okolicznościach ma to miejsce?

Samochód firmowy

Poniżej opis wymienionych na rysunku przypadków.

Samochód prywatny wprowadzony do firmy – przedsiębiorca może wprowadzić do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych pojazd, który uprzednio nabył do majątku prywatnego. Dokonuje tego na podstawie oświadczenia, które przechowuje w swojej dokumentacji.

Samochód kupiony do firmy ze środków własnych – przedsiębiorca może nabyć samochód jako składnik majątku firmy. Pojazd zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podatnika.

Samochód kupiony do firmy na kredyt – stanowi własność przedsiębiorcy i też może być składnikiem majątku firmy. Odsetki od kredytu będą wtedy kosztem uzyskania przychodów.

Leasing finansowy – jest to bardzo podobna forma finansowania do zakupu samochodu na kredyt, z tym że w przypadku leasingu finansowego do przeniesienia własności dochodzi dopiero w momencie wykupu. Pomimo, że do momentu wykupu nie dochodzi do przeniesienia własności pojazdu, samochód jest środkiem trwałym korzystającego, a nie firmy leasingowej. Korzystający dokonuje odpisów amortyzacyjnych i rozlicza w kosztach część odsetkową rat.

Po zapoznaniu się z różnymi możliwościami wykorzystywania samochodu w firmie odpowiedzmy sobie na nurtujące przedsiębiorców pytania.

Czy musisz mieć środki na zakup?

Jak zapewne zauważyłeś, w wielu przypadkach nie musisz ponosić wydatku rzędu kilkudziesięciu lub nawet kilkuset tysięcy złotych na zakup samochodu, aby rozliczać wydatki samochodowe w firmie. Możesz przeznaczyć swój prywatny samochód do celów firmowych, możesz wykorzystywać użyczone Ci auto, kupić samochód na kredyt, skorzystać z leasingu operacyjnego lub finansowego albo wynająć samochód długoterminowo.

Co rozliczysz jako koszt uzyskania przychodu?

W przypadku aut firmowych, które są środkami trwałymi o wartości początkowej powyżej 10 000 zł, nie zaliczysz jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów wydatku na zakup samochodu. Możesz wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, po czym dokonywać odpisów amortyzacyjnych. To nie koniec złych wieści. Jeśli wartość początkowa Twojego samochodu przekracza równowartość 20 000 euro, nie zaliczysz do kosztów podatkowych tej części odpisów amortyzacyjnych, która przekracza w proporcji ową kwotę.

Przykład:
1 euro = 4 zł
20.000 euro = 80 000 zł
Wartość początkowa Twojego samochodu = 200 000 zł
Koszty podatkowe za cały okres amortyzacji = 80 000 zł
Koszty niepodatkowe za cały okres amortyzacji = 120 000 zł

Co zatem zrobić? Jest pewien dość zaawansowany sposób na jak najbardziej zgodne z prawem poradzenie sobie w takiej sytuacji, jednakże omówienie tego wykracza poza zakres niniejszego artykułu. Mniej skomplikowanym sposobem jest np. skorzystanie z leasingu operacyjnego lub wynajmu długoterminowego, gdzie omawiany limit nie obowiązuje, gdyż samochód nie jest Twoim środkiem trwałym.

Odejdźmy od ograniczeń i przejdźmy do omówienia wydatków jakie przedsiębiorca może rozliczyć.

Oprócz odpisów amortyzacyjnych do wysokości wspomnianego limitu, przedsiębiorca rozliczy w kosztach wydatki związane z ratami leasingu operacyjnego, wynajmu długoterminowego, odsetkami od kredytu związanego z zakupem samochodu firmowego i odsetkami z tytułu rat leasingu finansowego.

Ponadto przedsiębiorca rozliczy koszty eksploatacji samochodu takie jak:

– zakup paliwa,

– opłaty parkingowe,

– opłaty za przejazd autostradą,

– usługi myjni i konserwacji,

– naprawy i części zamienne,

– przeglądy i usługi serwisowe,

– składki na ubezpieczenie samochodu (uwaga na limit 20.000 euro w przypadku AC i GAP).

Niestety, w pewnych przypadkach aby przedsiębiorca rozliczył te wydatki w kosztach będzie zobowiązany do sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Na dodatek nie zawsze będzie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych wszystkie wydatki. Zdarzy się tak, gdy kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu będzie niższa niż kwota wynikająca z faktur.

Przykład:

Pokonane trasy: 1000 km

Stawka za km dla samochodu o pojemności od 900 cm³: 0,8358 zł

Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu: 1000 km x 0,8358 zł = 835,80 zł

Kwota wynikająca z faktur: 1500 zł

Przedsiębiorca ma prawo zaksięgować wydatki do limitu 835,80 zł pomimo, że poniósł wydatki w kwocie 1500 zł.

Kiedy musisz sporządzać kilometrówkę?

Jeśli Twój samochód jest środkiem trwałym lub korzystasz z leasingu operacyjnego, nie musisz sporządzać ewidencji przebiegu pojazdu. W pozostałych przypadkach niestety nie unikniesz tej uciążliwości.

Pocieszający jest fakt, że w przypadku wynajmu długoterminowego czynsz najmu zaksięgujesz bezpośrednio w koszty („nie podpada” on pod kilometrówkę). Aby zaksięgować pozostałe wydatki powinieneś rozpisywać trasy związane z prowadzoną działalnością.

Kiedy możesz odliczyć VAT?

Do odliczenia podatku od towarów i usług, czyli VAT-u, masz prawo w takim stopniu, w jakim dany zakup służy sprzedaży opodatkowanej. Co to w praktyce oznacza?

Przyjmijmy, że jesteś czynnym podatnikiem VAT i świadczysz tylko usługi opodatkowane np. informatyczne. Nabywasz usługę telekomunikacyjną od operatora sieci komórkowej w celu komunikowania się z kontrahentami. Otrzymujesz fakturę i masz prawo od niej odliczyć VAT.

Inaczej będzie wyglądała sytuacja, jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT i świadczysz usługi np. pośrednictwa finansowego lub stomatologiczne, albo masz prawo do zwolnienia z VAT ze względu na obrót do 200 000 zł rocznie. Wtedy zakup usługi telekomunikacyjnej będzie służył sprzedaży zwolnionej z VAT i nie odliczysz tego podatku, niemniej jednak w podatku dochodowym wydatek będzie zaksięgowany w kwocie brutto.

W przypadku samochodów osobowych mechanizm działa podobnie jak w przypadku usług telekomunikacyjnych (przykład opisany powyżej), jednak tak jak w podatku dochodowym, w podatku od towarów i usług (VAT) ustawodawca nałożył na podatników dotkliwe ograniczenia. Polegają one na możliwości odliczenia tylko 50% VAT-u z faktury zakupowej związanej z kosztami samochodowymi (jeśli podatnik oczywiście ma prawo odliczyć ten podatek).

Wprawdzie istnieje możliwość odliczenia „pełnego” VAT-u od takich faktur, jednak pojazd musi spełniać pewne kryteria, dużo wyższe niż znana nam sprzed lat „kratka” lub podatnik musi dopełnić kilku formalności i wykorzystywać pojazd wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą.

Konsekwencje podatkowe przy sprzedaży samochodu

W przypadku podatku dochodowego wygląda to następująco: jeśli samochód jest składnikiem majątku działalności gospodarczej, jego sprzedaż należy rozliczyć w ramach tej działalności. Dochodem będzie różnica między przychodem ze sprzedaży a kosztem w postaci niezamortyzowanej części.

Wzór:

Dochód ze zbycia samochodu = Przychód ze sprzedaży – Koszt (niezamortyzowana część)

Niezamortyzowaną częścią jest suma odpisów amortyzacyjnych, które nie zostały jeszcze naliczone. Oznacza to, że dochód ze sprzedaży będzie pomniejszony o koszt w postaci niezamortyzowanej części w przypadku gdy samochód nie został w pełni zamortyzowany.

Zwracam uwagę, że jeśli wyprowadzisz samochód z firmy i sprzedasz go w ciągu sześciu lat, to i tak będziesz miał obowiązek opodatkować tę sprzedaż w ramach działalności gospodarczej, pomimo że samochód nie będzie już składnikiem majątku tejże działalności.

W przypadku podatku od towarów i usług (VAT) wygląda to następująco: jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i miałeś prawo do odliczenia tego podatku przy zakupie samochodu, zarówno przy sprzedaży, jak i przy wyprowadzeniu samochodu z majątku firmy do majątku prywatnego, masz obowiązek opodatkować tę dostawę w całości, pomimo że miałeś prawo do ograniczonego odliczenia.

Głowa do góry

Zdaję sobie sprawę, że powyższe informacje nie są przyjmowane przez podatników w sposób entuzjastyczny. Niestety, podejście fiskusa do rozliczania samochodów w firmie zmienia się bardzo często i, co więcej, generalnie zasady rozliczania tych samochodów nie są korzystne dla podatników i kolejne zmiany te zasady jeszcze pogarszają, a często także komplikują.

Organizujemy szkolenie, na którym odpowiesz sobie na pytanie, która forma korzystania lub używania samochodu jest dla Ciebie właściwa i jak nie wpaść w opisane wyżej pułapki lub jak się z nich, w sposób zgodny z przepisami, wydostać. Wystarczy kliknąć TUTAJ.

 

Be Sociable, Share!