Zacznijmy od generalnej zasady (która w 2018 roku wygląda tak samo jak w poprzednich latach) – zgodnie z art. 111 ust. 1 Ustawy o VAT każda z osób wynajmujących komuś mieszkanie powinna stosować kasę fiskalną:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jeśli wynajmujesz mieszkanie osobom fizycznym, to masz obowiązek przychody z tego najmu rejestrować na kasie rejestrującej potocznie zwanej fiskalną.

Niezależnie od tego, czy rozliczasz się w ramach najmu prywatnego (na zasadach ogólnych lub ryczałtem), działalności gospodarczej (nieprawdziwa więc jest obiegowa opinia: “nie prowadzę działalności, więc nie muszę mieć kasy fiskalnej”) czy też w ramach jakiejś spółki kapitałowej lub osobowej. Niezależnie od tego, czy jesteś podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym (ponownie, błędna więc jest opinia, że jak “nie jestem VAT-owcem, to kasa mnie nie dotyczy”).

Chyba że skorzystasz z któregoś ze zwolnień z tego obowiązku. Osobiście jestem zdania, że w najmie, o ile możemy kasy możemy uniknąć, lepiej z tej możliwości skorzystać 😉

W tym artykule opiszę właśnie te zwolnienia (czy też sposoby) na uniknięcie obowiązku korzystania z kasy fiskalnej przez osoby i firmy wynajmujące komuś nieruchomości.

O ile obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika bezpośrednio z ustawy, to zwolnienia z tej kasy są zawarte w rozporządzeniu.

Takie rozporządzenia były dawniej wydawane co dwa lata i określały warunki zwolnień na okres kolejnych 2 lata. Przykładowo, rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2014 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących określało zakres zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących na lata 2015 – 2016. Czyli już na początku listopada było wiadomo, co nas czeka w 2 kolejnych latach. Trochę późno, ale mieliśmy prawie 2 miesiące na przygotowanie się.

Niestety, pod koniec 2016 roku coś się zepsuło. Minister podpisał rozporządzenie 16 grudnia 2016, ale opublikowano je 28 grudnia 2016 – na 3 dni przed końcem roku. Super, wszyscy już na 3 dni wcześniej wiedzieli się, czy będą musieli mieć kasę fiskalną od 1 stycznia 2017 czy nie.

Co więcej, to rozporządzenie, zamiast na 2 kolejne lata, określiło zwolnienia tylko na kolejny rok. Tłumaczono to tym, że od 2018 miały się dokonać większe zmiany w tym temacie.

W połowie listopada 2017 zacząłem śledzić strony Ministerstwa Finansów i szukać chociaż projektu rozporządzenia dot. zwolnień na kolejny rok.

Od 20 listopada zacząłem prawie codziennie dzwonić do Ministerstwa. Za każdym razem słyszeliśmy informację, że projekt pojawi się na stronach albo jutro albo w przyszłym tygodniu. W czasie jednej rozmowy usłyszeliśmy, że całe ministerstwo jest zestresowane tym rozporządzeniem i wiedzą, że się spóźniają. W końcu, 1 grudnia wieczorem, pojawił się projekt.

28 grudnia 2017 rozporządzenie zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw.

Na szczęście, zdefiniowane w podpisanym rozporządzeniu zwolnienia dla najmu nie różnią się od tych z zeszłego roku. W ogóle rozporządzenie niewiele się różni, bo obiecywanej rewolucji w kasach fiskalnych nie zdążyli jeszcze zrobić, więc po prostu “skopiowali” rozporządzenie z zeszłego roku.

Zwolnienie nr 1: Obrót poniżej 20 tys. złotych

Art. 3 ust. 1 rozporządzenia mówi, że zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r. podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Dodatkowo, zwolnienie dotyczy także podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2017 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Podsumowując (i jednocześnie “upraszczając”), jeśli nie osiągasz z najmu więcej niż 20 tys. zł obrotu rocznie, to nie musisz kupować kasy fiskalnej.

Pamiętaj jednak, że do tego limitu liczy się nie tylko najem, ale także inna Twoja sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej np. w ramach Twojej działalności gospodarczej (o ile ją prowadzisz!).

Ponadto, utrzymano regulację wyłączającą z obrotu uprawniającego do korzystania ze zwolnienia czynności, o których mowa w pozycji 37 załącznika do rozporządzenia (tj. dostawa nieruchomości) oraz z tytułu dostawy towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji (pozycja 50 załącznika do rozporządzenia). Pozwala to eliminować obrót, który niejako zaburza obraz (co do skali realizowanej działalności określonej w art. 111 ust. 1 ustawy). W przeciwnym razie podatnik dokonujący jednorazowo zbycia np. nieruchomości „skonsumowałby” cały obrót uprawniający go do korzystania ze zwolnienia.

Zwolnienie nr 2: Dokumentowanie świadczenia usług najmu w całości fakturą

Art. 2 ust. 1 mówi, że zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. A w tym załączniku mamy pozycję nr 26 dotyczącą wyłącznie usługi 68.20.1 wg PKWiU:

Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą […]

Nie chcesz mieć problemów z kasą fiskalną – wystawiaj swoim najemcom faktury za czynsz.

Nie muszę chyba dodawać, że fakturę może wystawiać każdy wynajmujący, nawet jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej, nie trzeba też do tego być czynnym VAT-owcem.

Warto zauważyć, że to zwolnienie dotyczy usługi wynajmu i zarządzania – otwartym pozostaje pytanie, czy dotyczy także opłat za tzw. media (wodę, CO, prąd, gaz itp.), które najczęściej są doliczane do czynszu najmu. Odpowiedź znajdziesz w zamieszczonej poniżej tego artykułu opinii doradcy podatkowego, Stelli Brzeszczyńskiej.

Zwolnienie nr 3: Najemcy wpłacają pieniądze wyłącznie na konto (i opisują przelewy)

Art. 2 ust. 1 mówi, że zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. A w tym załączniku mamy pozycję nr 26 dotyczącą wyłącznie usługi 68.20.1 wg PKWiU:

Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli […] świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

(zwracam uwagę, że powyższy cytat pochodzi z tej samej pozycji tabeli, o której pisałem przy zwolnieniu nr 2 powyżej)

Dopilnuj, żeby Twoi najemcy wpłacali należne Ci opłaty wyłącznie na Twoje konto, to nie powinieneś mieć problemu z kasą fiskalną.

Podobnie jak w przypadku zwolnienia nr 2, warto zauważyć, że zwolnienie nr 3 dotyczy usługi wynajmu i zarządzania – otwartym pozostaje pytanie, czy dotyczy także opłat za tzw. media (wodę, CO, prąd, gaz itp.), które najczęściej są doliczane do czynszu najmu. Ponownie, odpowiedź znajdziesz w zamieszczonej poniżej tego artykułu opinii doradcy podatkowego, Stelli Brzeszczyńskiej.

Możemy w tym wypadku podeprzeć się zwolnieniem określonym w art. 2 ust. 1 w powiązaniu z pozycją nr 39 załącznika do rozporządzenia, które zwalnia z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej “świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.”

Powstaje pytanie, co to znaczy, że najemcy “dobrze opisują przelewy”.

W rozporządzeniu czytamy (pozycja 26 i pozycja 39), że zapłata powinna być na konto, a “z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła”.

Wg mnie trzeba poinstruować najemców, że właściwy opis przelewu jest bardzo istotny i powinien wyglądać np. tak: „czynsz, Wokalna 132/2, Warszawa”. Zdarza się, że wpłaty w imieniu najemcy dokonuje ktoś inny np. rodzice lub znajomy, w tytule przelewu powinno wtedy znaleźć się, za kogo ta wpłata jest dokonywana np. „wpłata za Adama Kowalskiego”.

Często przy podpisaniu umowy bierze się w gotówce kaucję oraz czynsz najmu za pierwszy miesiąc. Wg mnie taka wpłata czynszu nie będzie podlegać zwolnieniu nr 3. Być może więc warto poprosić najemcę, żeby pierwszy czynsz również wpłacił przelewem.

A co w kolejnych latach?

Wg mnie nie należy się spodziewać, że ustawodawca zdecyduje się zlikwidować zwolnienia z kasy fiskalnej dla najmu, bo nie wyobrażam sobie, że każdy z kilkuset tysięcy osób wynajmujących komuś prywatnie mieszkania nagle zacznie korzystać z kasy rejestrującej. Co najwyżej zaostrzone zostaną warunki skorzystania ze zwolnienia, żeby ściślej kontrolować opodatkowanie najmu. Przykładem takiego działania ustawodawcy było chociażby wprowadzenie warunku skorzystania z dobrodziejstwa najmu okazjonalnego: konieczności zgłoszenia umowy najmu do urzędu skarbowego.

Co z handlem mieszkaniami i innymi usługami na rynku nieruchomości?

Wprawdzie ten artykuł dotyczy najmu, ale dla porządku wspomnę też o zwolnieniu z kasy fiskalnej dla dostawy nieruchomości. Wynika ono z art. 2 ust. 1 w powiązaniu z pozycją nr 37 załącznika do rozporządzenia.

Dodatkowo, zgodnie z art. 3 ust. 4 dostawa nieruchomości (oraz sprzedaż środków trwałych) nie liczy się do limitu 20 tys. złotych, o którym mowa w zwolnieniu nr 1.

Warto też spojrzeć na pozycję nr 27, która zapewnia (na podstawie art. 2 ust. 1) zwolnienie z kasy fiskalnej dla usług związanych z obsługą rynku nieruchomości (usługi 68.30 wg PKWiU), pod warunkiem, że świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą.

Zwracam uwagę, że opisane w tym artykule zwolnienia z kasy fiskalnej dotyczą najmu, a nie usług zakwaterowania. Dla takich usług można wykorzystać tylko niektóre z ww. zwolnień. Szczegóły znajdziesz w moim artykule o opodatkowaniu usług zakwaterowania.

Na koniec: zamieszczam poniżej komentarz doradcy podatkowego. Wprawdzie ten komentarz był pisany w odniesieniu do poprzedniego roku, ale jest nadal aktualny.

Warto dodatkowo zwrócić uwagę na dwa aspekty; pierwszy odnosi się do rozliczania mediów, a drugi – do omawianych w artykule dwóch zwolnień zawartych w rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych.

Rozliczanie mediów z najemcą, zwłaszcza w tzw. najmie prywatnym, jest nieopodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych, co wynika z przyjętej przez organy podatkowe zasady, w myśl której, to co najemca zwraca wynajmującego za zużyte przez niego media nie jest przychodem z najmu. To właśnie z tej przyczyny w umowach najmu osobno określa się zasady płatności czynszu, a osobno – rozliczania mediów. Jako przychody wynajmującego (co jest istotne zwłaszcza dla ryczałtu) wykazuje się jedynie sam czynsz.

Jednak w podatku VAT ta zasada nie działa. Zwrot za media jest obrotem wynajmującego, podobnie jak czynsz najmu. Pytanie tylko, jaki to obrót, tzn. do jakiego źródła (czynności/usługi) trzeba go przypisać? Jeżeli w umowie najmu określono jedną kwotę, jaką najemca ma zapłacić wynajmującemu, to wszystkie składniki tej kwoty, w tym zapłata za zużyte media są zapłatą za najem. W takiej sytuacji stosujemy przepisy rozporządzenia w spraw kas fiskalnych dotyczące najmu, tj. wskazany w artykule poz. 26 załącznika.

Jeżeli jednak, co jest raczej regułą, w umowie najmu strony oddzieliły czynsz najmu od rozliczenia mediów, to oznacza, że wynajmujący świadczy na rzeczy najemcy kilka odrębnych usług – usługę najmu (do której ma zastosowanie poz. 26 załącznika) oraz usługi zwane zbiorczo „refakturowaniem mediów” (do których ma zastosowanie poz.  39 załącznika).

Upraszczając (nie wiem, czy to dobre określenie w odniesieniu do podatków), wpłata na konto zawsze zwalnia od kasy fiskalnej (pod warunkiem dobrego opisu, ewidencji, itd.), natomiast otrzymanie pieniędzy od najemcy i wystawienie faktury – nie zawsze. Faktura dokumentująca refakturowanie mediów nie zwalnia od kasy.

Drugi problem, jaki się nasuwa po przeczytaniu obu pozycji (26 i 39) załącznika to rozszyfrowanie słowa „w całości”, jakie tam się pojawia. W poz. 26 mowa o „wynajmie i usługach zarządzania nieruchomościami, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność”. Czy „w całości” odnosi się do „tych usług” czyli wszystkich umów najmu, czy tej jednej konkretnej umowy, czy tej jednej konkretnej płatności (czynszu)? Jednym słowem, czy można z jednym najemcą umówić się na faktury, a z drugim na wpłaty na konto, czy ze wszystkimi najemcami trzeba wdrożyć jeden system?

Podobna wątpliwość dotyczy poz. 39, w której zwalnia się od kasy „świadczenie usług, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem  (…)”. W tym wypadku mowa jest o wykonanej czynności w ramach tej usługi, co dodatkowo komplikuje sprawę. Moim zdaniem nie ma co panikować. Myślę, że ustawodawcy chodziło raczej o zaniżanie obrotu poprzez częściową wpłatę na konto, a częściową – do ręki. Co prowadzi do ostrożnej (jak to u doradcy podatkowego) konkluzji, że z każdym najemcą można umawiać się inaczej, byleby oczywiście nie była to zapłata gotówką. No chyba, że ktoś lubi kasy fiskalne.

Stella Brzeszczyńska, doradca podatkowy nr 10219, www.brzeszczynska.pl

A co Ty myślisz o kasie fiskalnej (poza tym, że to niepotrzebna formalność służąca wyłącznie fiskusowi)? Może miałeś/aś jakieś przykre doświadczenie z US w tym obszarze? Albo masz inne zdanie na temat opisanych wyżej zwolnień?

Be Sociable, Share!