Dzisiejszą notkę chciałbym poświęcić temu, w jaki sposób wynajmujący (właściciele mieszkań) mogą rozliczać się z najemcami za tzw. media licznikowe, czyli te, za które płaci się w zależności od zużycia (wskazania liczników). Chodzi m.in. o następujące media:

  • Energia elektryczna (opłaty miesięczne oraz za każdą kWh)
  • Woda ciepła i zimna (rozliczana za m3)
  • Ogrzewanie (najczęściej liczone w GJ)
  • Gaz (opłaty miesięczne oraz za każdy m3)
  • Telefon, dostęp do Internetu, telewizja

Problemem jest to, ze nie można z góry przewidzieć, jakie będzie zużycie mediów przez najemcę, tak wiec nie można po prostu doliczyć odpowiedniej kwoty do czynszu.

Poniżej kilka sposobów na rozwiązanie tej kwestii, z analizą zalet i wad każdego z nich:

1. Wszystkie rachunki otrzymuje najemca (najczęściej przychodzą po prostu pocztą na adres wynajmowanego mieszkania) i ma obowiązek je zapłacić

Zalety:

  • Ograniczenie pracy po stronie wynajmującego (tzw. “papierkową” pracę wykonuje najemca)
  • Nie ma potrzeby uwzględniać rachunków przy rozliczaniu podatków

Wady: 

  • Trudno jest kontrolować, czy najemca rzeczywiście płaci rachunki, w związku z tym mogą powstać zaległości (a najczęściej umowy są podpisane na właściciela, a nie najemcę)
  • Rachunki  i rozliczenia przychodzą z opóźnieniem, często nawet kilkumiesięcznym, wiec może się okazać, że są zaleglosci względem dostawców, a w międzyczasie najemca już się wyprowadził (w naszym przypadku kosztowało to nas kilka tysięcy złotych)
  • Konieczność przekazywania rachunków najemcy (jeśli nie przychodzą na adres wynajmowanego mieszkania)
  • Trudności przy rozliczeniu na koniec umowy najmu

2. Wszystkie rachunki płaci wynajmujący i są one wliczone w czynsz płacony przez najemcę

Zalety

  • Prostota – nie ma problemu rozliczeń z najemcą

Wady

  • Najemca może zużywac media bez ograniczeń, nie ma motywacji do oszczędzania prądu/wody/ogrzewania, co może prowadzić do strat po stronie wynajmującego
  • Wynajmujący ponosi ryzyko wzrostu cen mediów
  • Wynajmujący musi poświęcać czas na płacenie rachunków

Tego rozwiązania zdecydowanie nie polecam przy wynajmie długoterminowym. Z drugiej strony, jest to rozwiązanie najczęściej stosowane przy wynajmie krótkoterminowym np. w apartamentach wakacyjnych.

3. Rachunki płaci wynajmujący, a potem najemca zwraca mu odpowiednie kwoty (na podstawie rachunków i stanu liczników)

Zalety

  • Kontrola nad stanem rozliczeń z dostawcami (można uniknąć zaległosci względem nich i np. przykrego w skutkach wyłączenia prądu)

Wady

  • Wynajmujący niejako kredytuje rachunki najemcy
  • Rachunki  i rozliczenia przychodzą z opóźnieniem, często nawet kilkumiesięcznym, więc może się okazać, że rachunki są wysokie, a w międzyczasie najemca już się wyprowadził i nie zwróci wynajmującemu ich kosztów
  • Wymaga częstych rozliczeń z najemcą, żeby uniknąć zbyt dużych zaległości względem wynajmującego
  • Wynajmujący musi poświęcac czas na płacenie rachunków

4. Rachunki płaci wynajmujący, ale co miesiąc pobiera od najemcy zaliczkę na media

Zalety

  • Kontrola nad stanem rozliczeń z dostawcami (można uniknąć zaległosci względem nich i np. przykrego w skutkach wyłączenia prądu)
  • Wynajmujący nie musi kredytować rachunków najemcy

Wady

  • Wymaga rozliczeń z najemcą, żeby uniknąć zbyt dużych zaległości względem wynajmującego lub względem najemcy
  • Wymaga oszacowania miesięcznych wydatków na media na początku umowy i aktualizacji kwoty co jakiś czas (co może oznaczać konieczność podpisania nowej umowy bądź aneksu do umowy)
  • Wynajmujący musi poświęcać czas na płacenie rachunków

W tej notce pisałem o badaniu wśród wynajmujących, w którym zapytałem, który sposób stosują. Wyniki są tutaj.

Osobiście preferuję ostatnią opcję, z zastrzeżeniem, iż nie płacę za najemców rachunków za telefon (bo w żadnym mieszkaniu nie ma telefonu stacjonarnego), za Internet i telewizję (bo te umowy najemcy z reguły podpisują na własne nazwisko, samemu wybierając sobie dostawcę, taryfy itd.). Wszystkie rachunki za pozostałe media (prąd, gaz, rozliczenia wody i ogrzewania ze wspólnoty) są przysyłane do mnie, płacę je sam co miesiąc. Do kwoty czynszu płaconego przez najemcę doliczam zaliczkę na te media, od 150 do 300 zł miesięcznie (w zależności od wielkości mieszkania, liczby osób, cen wody, sposobu ogrzewania, kuchenki – gazowej czy elektrycznej), następnie co 6-12 miesięcy dokonuję rozliczenia na podstawie stanów liczników i ewentualnie aktualizuję kwotę zaliczki.

Z punktu widzenia wynajmującego istotne są również konsekwencje podatkowe związane z każdym z powyższych sposobów rozliczania mediów.

Tak jak już to napisałem w tej notce, przy rozliczaniu sie z Urzędem Skarbowym na zasadach ogólnych, kwoty wpłacane przez najemcę jako pokrycie kosztów opłat licznikowych możemy sobie doliczyć do przychodów, gdyż opłaty za media ponoszone przez wynajmującego mogą być odliczone jako koszty (a więc w rezultacie wpłaty najemcy są neutralne dla dochodu – a na jego podstawie przecież obliczamy podatek).  

Przy rozliczaniu się z Urzędem Skarbowym na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego, podatek płacimy jedynie od kwoty czynszu określonego w umowie najmu – patrz interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 grudnia 2009 r. (sygn. IPPB1/415-804/09-2/MT) oraz postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego Urzędu Skarbowego w Kraśniku z 25 września 2006 r. (sygn. DP.I415/19/06). Należy, oczywiście, zadbać o odpowiednią konstrukcję umowy najmu, która powinna stwierdzać, że opłaty za media ponosi najemca (mimo tego, że stroną umowy z dostawcami jest wynajmujący, a najemca w rzeczywistości wpłaca odpowiednie kwoty na jego konto). Na wszelki wypadek, w przypadku ryczałtu warto być może stosować sposób nr 3 rozliczania mediów (ja najczęściej stosuję sposób nr 4, ale rozliczam się na zasadach ogólnych).

Be Sociable, Share!