Czy jako wynajmujący muszę wejść do KSeF? Czy jeśli prowadzę wyłącznie najem prywatny, to KSeF mnie dotyczy? Od czego zależy to, czy będę musiał wystawiać faktury w KSeF? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedzi w tym artykule.

Rozwieję też powszechny mit: „wynajmuję prywatnie, więc KSeF mnie nie dotyczy”.

Prawie wszystkie artykuły w sieci mówią, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla wynajmujących zależy od tego, kto jest Twoim najemcą. Jeśli konsument – nie ma obowiązku KSeF, a jeśli firma – to trzeba wystawiać faktury w KSeF! Jest to pewne uproszczenie, bo jest sposób na uniknięcie KSeF w przypadku wynajmu firmie, zwłaszcza własnej spółce (uwaga, działa tylko dla najmu zwolnionego z VAT).

Uwaga, ten artykuł dotyczy KSeF w kontekście wynajmujących. Informacje w nim zawarte są przeznaczone dla wynajmujących, choć duża część z nich de facto jest prawdziwa także dla wszystkich podmiotów. Artykuł będzie aktualizowany.

Od czego zależy, czy jako wynajmujący będziesz musiał wystawiać faktury z wykorzystaniem KSeF?

1. Czy w ogóle masz obowiązek wystawiania faktur
2. Czy w przypadku braku obowiązku wystawiasz faktury
3. Kto jest Twoim najemcą
4. Czy przekraczasz limit 10 tys. zł miesięcznie (dotyczy tylko 2026 roku!)

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF przez wynajmującego nie zależy natomiast od tego:

• czy rozliczasz najem prywatnie czy w ramach firmy
• czy podpisujesz umowę najmu „zwykłą” (na zasadach ogólnych), umowę najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego

Nie jest prawdziwa, dość powszechna ostatnio, teza, że “jeśli rozliczam najem wyłącznie prywatnie, to KSeF mnie nie dotyczy”!

Czy masz obowiązek wystawiania faktur

Jeśli nie masz obowiązku w danej transakcji wystawić faktury, to korzystając z tego przywileju niejako automatycznie nie trzeba tego także robić w KSeF 😉

A kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktury?

Nie ma obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (czyli w uproszczeniu konsumentów), chyba że taki podmiot zażąda faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ale uwaga! W przypadku usługi najmu wynajmujący mogą odmówić wystawienia faktury, nawet wtedy, kiedy najemca jej zażąda. Prawo do odmowy dotyczy jednak wyłącznie sytuacji, gdy najemca nie jest podatnikiem VAT (czyli jest konsumentem).

Uwaga, analizując, kto jest najemcą, należy patrzeć zawsze na status najemcy w danej transakcji, a nie o to, czy w ogóle nasz kontrahent jest podatnikiem VAT. Osoba fizyczna może bowiem dokonać zakupu do swojej działalności, w której jest podatnikiem VAT (a wtedy należy wystawić fakturę), albo na własne, prywatne potrzeby (a wtedy nie ma obowiązku wystawienia faktury).

Nie ma obowiązku wystawiania faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku przedmiotowo, np. w najmie lokali mieszkalnych wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Nie ma także obowiązku wystawiania faktur przez podatników, którzy są zwolnieni od VAT ze względu na niskie obroty (w 2026 roku: do 240 tys.). Jeśli jednak najemca będący firmą (podatnikiem VAT) jej zażąda lub wystawisz dla niego fakturę dobrowolnie, trzeba to zrobić w KSeF!

Czy w przypadku braku obowiązku wystawiasz faktury

Jeśli jednak, mimo braku obowiązku wystawienia faktury, zdecydujesz się wystawiać faktury, to:

– dla konsumentów nie masz obowiązku robić tego w KSeF (możesz to robić poza KSeF albo w KSeF),

– dla firm (podatników VAT) masz obowiązek zrobić to w KSeF.

Kto jest Twoim najemcą

Trochę powtórzę tu stwierdzenia z poprzednich akapitów, ale chciałbym, żeby to było jasne i zrozumiałe.

Jeśli Twoim najemcą jest konsument – nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, niezależnie od tego, czy usługa jest zwolniona z VAT czy opodatkowana VAT, nawet jeśli najemca faktury zażąda (bo w przypadku konsumentów w najmie nie ma obowiązku wystawiania faktur na żądanie).

Jeśli jednak zdecydujesz się wystawiać faktury np. żeby uniknąć kasy fiskalnej – możesz to robić poza KSeF, ale także w KSeF (czyli wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne!). Dodatkowo, decydując się na dobrowolne wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF, musisz zapewnić nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez podanie kodu QR lub linku, który umożliwi weryfikację dokumentu w systemie. Wówczas osoba fizyczna będzie mogła pobrać fakturę bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie (które w przypadku konsumentów generalnie nie jest możliwe)”.

Jeśli Twoim najemcą jest firma (podatnik VAT)  to trzeba wystawiać faktury w KSeF, niezależnie od tego, czy ten najem będzie zwolniony z VAT czy opodatkowany VAT. Jedynym sposobem na uniknięcie KSeF jest niewystawianie faktur w ogóle, ale to jest możliwe tylko dla usług zwolnionych z VAT (najczęściej: podmiotowo). Jeśli wystawisz dobrowolnie, wymaga tego umowa lub najemca będący firmą (podatnikiem VAT) zażąda faktury – trzeba to zrobić w KSeF.

Czy przekraczasz limit 10 tys. zł miesięcznie (dotyczy tylko 2026 roku!)

Jeżeli jesteś zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (czyli w KSeF), to możesz wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (czyli poza KSeF), jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku (czyli brutto) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT).

Tak więc jeśli z wcześniejszych informacji wyszło Ci, że musisz jako wynajmujący wystawiać faktury w KSeF, ale nie przekraczasz 10 tys. zł miesięcznie brutto, to do końca 2026 roku możesz odetchnąć 😊

Ale uwaga, począwszy od faktury, która powoduje przekroczenie limitu, trzeba faktury wystawiać już w KSeF.

Podsumowanie i jak w praktyce można uniknąć KSeF

W poniższej tabeli znajdziesz podsumowanie tego, kiedy w najmie trzeba wystawiać faktury w KSeF:

A w jaki sposób można w najmie uniknąć wystawiania faktur w KSeF?

1. Jeśli jako najemców masz tylko konsumentów, nie musisz wystawiać faktur w KSeF, nawet jeśli wystawiasz dla nich faktury z VAT lub bez i nawet jeśli najemca zażąda faktury;
2. Jeśli masz najemców będących firmami (podatnikami VAT) i korzystasz ze zwolnienia z VAT ze względu na obrót (do 240 tys.), skorzystaj ze zwolnienia z art. 106b ust. 2 (brak obowiązku wystawiania faktur dla usług zwolnionych z VAT) i po prostu nie wystawiaj dla nich faktur (najemca rozliczy sobie koszt na podstawie umowy i przelewu);
   1. Z tej opcji można skorzystać zwłaszcza w przypadku wynajmu własnej spółce – bo ona za Twoją namową nie powinna zażądać faktury 😉;
   2. Niestety, jeśli najemca zażąda faktur, będziesz musiał wystawiać je w KSeF – nie ma przebacz;
3. Jeśli nie przekraczasz 10 tys. zł sprzedaży (wraz z VAT) miesięcznie, nie musisz wystawiać faktur w KSeF do końca 2026 roku.

Niestety, wbrew opinii niektórych osób, moim zdaniem wystawianie rachunków zamiast faktur nie jest sposobem na uniknięcie KSeF (bo art. 87 Ordynacji podatkowej mówi, że rachunki wystawiamy “Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury […]”).

Terminy

• 1 lutego 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla największych firm, a jednocześnie od tego dnia wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury w KSeF;
  • Ten termin Cię dotyczy, jeśli musisz odbierać faktury z KSeF, czyli wtedy, gdy potrzebujesz faktur kosztowych w celu rozliczenia ich w kosztach i/lub odliczenia VAT, a Twój kontrahent dostarcza faktury tylko za pośrednictwem KSeF;
  • Ten termin Cię nie dotyczy, jeśli wynajmujesz prywatnie i nie rozliczasz VAT (bo wtedy nie potrzebujesz faktur do rozliczenia kosztów ani do odliczenia VAT);
• 1 kwietnia 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla reszty podatników;
  • Od tego dnia musisz wystawiać faktury w KSeF (jeśli masz taki obowiązek);
• 1 stycznia 2027 r. – Podmioty o niskiej sprzedaży (do 10 tys. zł brutto miesięcznie) mają jeszcze dodatkowy okres przejściowy, czyli wystawianie faktur przychodowych w KSeF dotyczy ich dopiero od tego dnia.

Sankcje

Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, podatnik, który nie wystawi faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF (jeśli miał taki obowiązek), otrzyma od naczelnika urzędu skarbowego decyzję o nałożeniu kary pieniężnej w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktury bez określonego podatku kara wynosi do 18,7% całkowitej należności wykazanej na fakturze. Przepis ma zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

W dużym skrócie – sankcje mogą być dotkliwe, ale w 2026 roku nie musimy się jeszcze tym przejmować.

Jak się dostać do KSeF

KSeF wymaga uwierzytelnienia i wystawiania faktur z użyciem numeru NIP.

Osoba fizyczna (podatnik) posiadający NIP (najprawdopodobniej z powodu prowadzenia działalności gospodarczej i/lub rozliczania VAT) ma dostęp do KSeF automatycznie.

• Jeśli wynajmujesz w ramach działalności gospodarczej lub wynajmującym jest spółka, to dostęp do KSeF masz już najprawdopodobniej załatwiony (bo masz NIP), a jeśli nie, to Twoje biuro rachunkowe zapewne Ci w tym pomoże.
• Jeśli wynajmujesz prywatnie, a jednocześnie prowadzisz działalność gospodarczą lub wynajmujesz prywatnie i jednocześnie rozliczasz VAT bez prowadzenia działalności gospodarczej widocznej w CEiDG, to dostęp do KSeF też masz już najprawdopodobniej załatwiony (bo masz NIP) z racji prowadzenia działalności gospodarczej i/lub rozliczania VAT, a jeśli nie, to Twoje biuro rachunkowe zapewne Ci w tym pomoże.

Jeśli wynajmujesz prywatnie, ale jednocześnie nie prowadzisz działalności gospodarczej, nie jesteś podatnikiem VAT czynnym (czyli: nie masz NIP!) i musisz bądź chcesz skorzystać z KSeF, to należy uzyskać NIP poprzez zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7. Jego złożenie i rozpatrzenie jest bezpłatne.

Zgłoszenie można zrobić osobiście w odpowiednim urzędzie skarbowym, listownie (pocztą tradycyjną), elektronicznie za pośrednictwem Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów, co wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest możliwe również złożenie wniosku przez e-Urząd Skarbowy jako załącznik do pisma ogólnego, wymagany jest wtedy podpis kwalifikowany lub podpis przy pomocy profilu zaufanego.

Artykuł będzie aktualizowany.

Jeśli masz pytanie dotyczące KSeF w najmie, napisz je poniżej w komentarzu – postaram się aktualizować artykuł, gdy pojawi się jakieś nowe zagadnienie.