W jednej z poprzednich notek pisałem o różnych sposobach rozliczania mediów z najemcami. W tej notce przedstawiam małe uzupełnienie w postaci tabeli, pozwalającej, na podstawie odczytów liczników, wyliczyć wysokość rachunku. Jako właściciel wynajmowanych mieszkań muszę to robić, żeby co jakiś czas rozliczyć się z zaliczek, jakie najemcy wpłacają mi co miesiąc na poczet mediów (energii elektrycznej, wody, ogrzewania, gazu), a także na koniec umowy najmu, żeby zrobić rozliczenie końcowe.

Im częściej się to robi, tym mniejsze ryzyko, że wpłacane zaliczki nie pokryją płaconych przez wynajmującego rachunków. Z drugiej strony, mało kto ma czas na częste sprawdzanie liczników, zwłaszcza, że często oznacza to konieczność odwiedzenia mieszkania/najemcy. Rzadko kiedy zdarza mi się to więc robić częściej niż raz na pół roku, a w większości przypadków robię to raz na rok (oraz, oczywiście, na początku i na końcu każdej umowy najmu).

Załączona tabela pozwala na obliczenie wysokości rachunku. W pierwszej zakładce o nazwie „Liczniki” należy wpisać po prostu kolejne odczyty w formacie: data odczytu; stan licznika. W drugiej zakładce o nazwie „Stawki” należy wstawić stawki dla każdego z liczników. W przypadku prądu i gazu będzie to zawsze jakiś abonament (płacony miesięcznie), który wstawiamy w pierwszą kolumnę oraz stawka za każdą kWh (dla prądu) lub metr sześcienny (dla gazu), którą wstawiamy w drugą kolumnę. W przypadku wody i ogrzewania najczęściej wspólnoty i spółdzielnie rozliczają się wyłącznie za każdą jednostkę (m3 dla wody i GJ dla ogrzewania) – w przypadku tych mediów w tabeli kolumnę z abonamentem zostawiamy pustą lub wstawiamy zera.

Stawki za prąd i gaz najłatwiej wziąć z faktur za te media, stawki za wodę i ogrzewanie najczęściej udostępnia wspólnota lub spółdzielnia. W załączonej tabeli wstawiłem przykładowe odczyty prądu, są tam też wpisane rzeczywiste stawki za energię elektryczną dostarczaną przez RWE Polska (dawniej warszawski STOEN), przy czym są one zaktualizowane jedynie do maja 2010 (zaznaczone na zielono).

Należy pamiętać, żeby edytować jedynie pola zaznaczone na żółto. Formuła obliczająca należne kwoty uwzględnia zmiany stawek w czasie, nawet jeśli nie będziemy w momencie zmiany stawki robić odczytów. Formuła zakłada po prostu, że zużycie jest równomierne tj. jeśli zrobimy odczyt na początku roku oraz na koniec roku, a stawka zmieniła się np. na przełomie marca i kwietnia, to formuła policzy 25% (3 miesiące obowiązywania starej stawki) jednostek po starej stawce i 75% po nowej stawce (9 miesięcy obowiązywania nowej stawki). Z tego względu kwoty wyliczone przez formułę mogą nieco różnić się od rzeczywistych faktur, jednak nie powinny to być to różnice znaczące.