Tarcza antykryzysowa – szczegóły pakietu rządowego dla przedsiębiorców w okresie pandemii (część 2)

utworzone przez Grzegorz Grabowski | 30 Mar, 2020 | Firma w nieruchomościach, Rady praktyczne

(to jest część 2 artykułu, a pierwszą znajdziesz tutaj)

Przedstawiam subiektywny wybór elementów tarczy antykryzysowej ukierunkowanych na przedsiębiorców oraz kwestii, moim zdaniem, ewentualnie istotnych dla branży nieruchomości.

Uwaga, poniższy artykuł opiera się głównie na tzw. tarczy 1.0, czyli ustawie z 31 marca 2020 (dalej w tym artykule zwaną „Ustawą z 31 marca 2020”), ale uwzględnia zmiany wprowadzone przez tzw. tarczę 2.0, czyli ustawę z 16 kwietnia 2020 (dalej w tym artykule zwaną „Ustawą z 16 kwietnia 2020”). Z kolei „Specustawą” w tym artykule nazywamy ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, której tekst jednolity możecie znaleźć tutaj.

Zaznaczam, że ten artykuł był i będzie aktualizowany – przepraszam z góry, jeśli zawiera jakieś błędy. Przepraszam też, jeśli nie będę nadążał z jego aktualizacją w miarę pojawiania się kolejnych wersji tarczy 😉

W tej części zaczniemy od elementów związanych z podatkiem dochodowym.

Przesunięcie terminu płatności zaliczek na podatek dochodowy pobranych od wynagrodzeń w marcu i kwietniu 2020

Kto:

• Płatnicy zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pobranych w marcu i kwietniu 2020 (czyli podmioty zatrudniające kogoś i odprowadzające zaliczki na podatek od wypłaconych wynagrodzeń), którzy ponieśli negatywne konsekwencje ekonomiczne z powodu COVID-19 (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, czyli tzw. tarczy 1.0, dodający art. 52o do Ustawy o PIT). Niestety, nie wiadomo, co to znaczy „negatywne konsekwencje ekonomiczne”.

Co:

• Przesunięcie terminu płatności zaliczek na podatek dochodowy pobranych od wynagrodzeń w marcu i kwietniu 2020 do 1 czerwca 2020 (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, czyli tzw. tarczy 1.0, dodający art. 52o do Ustawy o PIT).

Możliwość odliczenia straty z 2020 od dochodu w 2019

Kto:

• Podatnicy PIT, którzy
  • Ponieśli w 2020 stratę z pozarolniczej działalności gospodarczej i
  • Uzyskali w 2020 r. łączne przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej niższe o co najmniej 50% od łącznych przychodów uzyskanych w 2019 r. z tej działalności (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, czyli tzw. tarczy 1.0, wprowadzający art. 52k ust. 1 i 2 do Ustawy o PIT);
• Podatnicy CIT, którzy
  • ponieśli stratę w roku podatkowym, który rozpoczął się przed dniem 1 stycznia 2020 r. a zakończy się po dniu 31 grudnia 2019 r., lub rozpoczął się po dniu 31 grudnia 2019 r. a przed dniem 1 stycznia 2021 r. oraz
  • uzyskali w ww. roku podatkowym, przychody niższe o co najmniej 50% od przychodów uzyskanych w roku podatkowym bezpośrednio poprzedzającym ww. rok podatkowy (art. 6 Ustawy z 31 marca 2020, czyli tzw. tarczy 1.0, wprowadzający art. 38f ust. 1 do Ustawy o CIT);

Co:

• Podatnicy PIT: możliwość jednorazowego obniżenia o wysokość straty poniesionej w 2020, jednak nie więcej niż 5 mln zł, odpowiednio dochodu lub przychodu uzyskanego w 2019 roku z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, czyli tzw. tarczy 1.0, wprowadzający art. 52k ust. 1 do Ustawy o PIT);
• Podatnicy CIT: możliwość jednorazowego obniżenia o wysokość straty poniesionej w ww. roku podatkowym, jednak nie więcej niż 5 mln zł, dochodu lub przychodu uzyskanego w roku poprzedzającym ww. rok podatkowy (art. 6 Ustawy z 31 marca 2020, czyli tzw. tarczy 1.0, wprowadzający art. 38f ust. 1 do Ustawy o CIT);

Jak:

• Korekta zeznania za 2019 (PIT) lub za poprzedni rok podatkowy (CIT) (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 52k ust. 3 do Ustawy o PIT i art. 6 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 38fk ust. 2 do Ustawy o CIT);
• Strata nieodliczona w ww. sposób podlega odliczeniu na normalnych zasadach, czyli w ciągu kolejnych 5 lat (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 52k ust. 3 do Ustawy o PIT i art. 6 Ustawy z 31 marca 2020 wprowadzający art. 38f ust. 3 do Ustawy o CIT).

Z powyższej możliwości będzie można skorzystać dopiero w 2021 roku, bo dopiero wtedy będziemy w stanie potwierdzić, że ponieśliśmy stratę w 2020 i że nasze przychody spadły o 50%. Nie jest to więc element, który wspomoże kogokolwiek w tym momencie.

Brak kary za spóźnienie z zeznaniem PIT za 2019 rok do 31 maja 2020

Kto:

• Podatnicy PIT zobowiązani do rozliczenia 2019 roku

Co:

• Złożenie zeznania PIT za 2019 roku oraz wpłacenie należnego podatku po terminie, jednak nie później niż do 31 maja 2020, jest równoznaczne ze złożeniem przez tego podatnika tzw. „czynnego żalu” (art. 16 Kodeks Karny Skarbowy). W takim przypadku organ nie wszczyna postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, a wszczęte umarza (art. 15zzj Specustawy).
• Jednocześnie, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 kwietnia 2020 r. w sprawie zaniechania poboru odsetek za zwłokę od niektórych zaległości podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2019 r. w związku z COVID-19, nie powinniśmy ponieść negatywnych konsekwencji w postaci konieczności zapłaty odsetek od podatku zapłaconego po 30 kwietnia, a przed 1 czerwca.

W mediach ten element jest często przedstawiany jako przesunięcie terminu na złożenia PIT-u i zapłatę podatku dochodowego z 30 kwietnia 2020 na 31 maja 2020. Nie jest to do końca prawda, ponieważ ten element zapewnia nam tylko to, że w przypadku złożenia zeznania i zapłaty podatku po terminie (ale nie później niż 31 maja 2020) fiskus nie powinien, na podstawie instytucji tzw. „czynnego żalu”, nas za to ukarać i nie będziemy musieli też zapłacić odsetek. Zwracam uwagę, że rozporządzenie zapewniające zaniechanie poboru odsetek pojawiło się dużo później niż tarcza 1.0, bo 23 kwietnia 2020. Pamiętajmy też, że odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych nie wpłaca się, jeżeli wysokość odsetek nie przekracza 8,70 zł (trzykrotności opłaty za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej (operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska).

Pamiętajmy także o tym, że termin automatycznej akceptacji zeznań PIT-37 i PIT-38 mija 30 kwietnia 2020 (wg informacji na stronach rządowych).

Możliwość rezygnacji z zaliczek uproszczonych

Kto:

• Podatnicy PIT (przedsiębiorcy) oraz CIT będący małymi podatnikami, którzy na 2020 wybrali uproszczoną formę wpłacania zaliczek (czyli wpłacanie zaliczek w wysokości 1/12 podatku z poprzednich lat), jeżeli ponoszą negatywne konsekwencje ekonomiczne z powodu COVID-19. Niestety, nie wiadomo, co to znaczy „negatywne konsekwencje ekonomiczne” (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 52r ust. 1 do Ustawy o PIT i art. 6 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 38j ust. 1 do Ustawy o CIT);
• W przypadku CIT ten element stosuje się również do podatników, których rok podatkowy jest inny niż kalendarzowy i obejmuje część 2020 (art. 6 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 38j ust. 4 do Ustawy o CIT);

Co:

• Możliwość rezygnacji z uproszczonej formy wpłacania zaliczek w trakcie roku podatkowego

Jak:

• O rezygnacji z uproszczonej formy wpłacania zaliczek podatnicy informują w zeznaniu składanym za 2020 (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 52r ust. 3 do Ustawy o PIT i art. 6 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 38j ust. 3 do Ustawy o CIT);
• W przypadku rezygnacji z uproszczonej formy wpłacania zaliczek zaliczki należne do końca roku oblicza się „standardowo” (czyli jako procent od dochodu lub wg skali) począwszy od miesiąca, za który podatnik ostatni raz zastosował uproszczoną formę wpłacania zaliczek. Przy obliczaniu tych zaliczek uwzględnia się zaliczki płacone w uproszczonej formie (art. 4 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 52r ust. 2 do Ustawy o PIT i art. 6 Ustawy z 31 marca 2020, wprowadzający art. 38j ust. 2 do Ustawy o CIT).

W przypadku, gdy z powodu koronawirusa nasze dochody znacząco spadły i zaliczki wyliczane „standardowo” (czyli jako procent od aktualnego liczonego narastająco dochodu lub wg skali) będą niższe, wtedy może się okazać, że rezygnacja z zaliczek uproszczonych ma sens. Czasami jednak trudno może być ocenić, jakie będą nasze dochody w kolejnych miesiącach, w szczególności gdy pandemia się skończy.

Przesunięcie CIT-8 i wpłaty podatku dochodowego od osób prawnych do 31 maja 2020 (lub 31 lipca 2020)

27 marca 2020 w Dzienniku Ustaw pojawiło się rozporządzenie przesuwające termin złożenia zeznania CIT-8 i wpłaty podatku od osób prawnych.

Kto:

• Podatnicy CIT.

Co:

• Przedłużenie do 31 maja 2020 terminu na:
  • złożenie zeznania o wysokości dochodu osiągniętego (straty poniesionej) w roku podatkowym, który zakończył się w okresie od 1 grudnia 2019 do 31 stycznia 2020;
  • wpłatę podatku należnego wykazanego w ww. zeznaniu albo różnicy między podatkiem należnym od dochodu wykazanego w tym zeznaniu a sumą należnych zaliczek za okres od początku roku (par. 1 ww. rozporządzenia);
• Dla niektórych podatników (zwolnionych z CIT przedmiotowo lub osiągających z działalności pożytku publicznego co najmniej 80% przychodów) termin został przedłużony jeszcze bardziej, czyli do 31 lipca 2020 (par. 2 ww. rozporządzenia).

Przesunięcie terminu składania sprawozdań finansowych

31 marca 2020 w Dzienniku Ustaw pojawiło się rozporządzenie, które, na podstawie delegacji z art. 15zzh Specustawy, przesuwa terminy sprawozdań finansowych i wiele innych terminów w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji.

Kto i co:

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe, o których mowa w art. 45 ust. 5 Ustawy o PIT: przesunięcie wysyłki sprawozdania finansowego do Szefa KAS do 31 lipca (par. 2 ww. rozporządzenia);

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe na podstawie Ustawy o rachunkowości: terminy, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 52 ust. 1 i 3 (sporządzenie i podpisywanie sprawozdania finansowego), art. 53 ust. 1 (zatwierdzanie sprawozdania finansowego), art. 55 ust. 2c, art. 63c ust. 2 i 4, art. 49 ust. 1, art. 55 ust. 2a, art. 63f ust. 1 i art. 63g ust. 1 Ustawy o rachunkowości: przedłuża się o trzy miesiące, a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego – o 2 miesiące (par. 3 ust. 4 i 5 ww. rozporządzenia).

W kolejnej części przechodzimy do kwestii związanych z VAT-em.

Przesunięcie wdrożenia nowej matrycy VAT z 1 kwietnia na 1 lipca 2020

O nowej matrycy VAT i Wiążącej Informacji Stawkowej pisaliśmy w tym artykule. Zgodnie z art. 63 Ustawy z 31 marca 2020 wdrożenie nowej matrycy VAT zostało przesunięte z 1 kwietnia 2020 na 1 lipca 2020.

Przesunięcie obowiązku składania nowego pliku JPK_VAT dla dużych firm (deklaracja wraz z ewidencją) z 1 kwietnia na 1 lipca 2020 r.

O nowych plikach JPK_VAT, które miały być wdrożone od 1 kwietnia 2020 dla dużych podatników, a od 1 lipca 2020 r. dla wszystkich podatników, pisaliśmy w tym artykule. Zgodnie z art. 58 Ustawy z 31 marca 2020 wdrożenie nowych JPK_VAT dla dużych podatników zostało przesunięte z 1 kwietnia 2020 na 1 lipca 2020. Nie jest to zmiana istotna dla mniejszych firm, bo dla nich termin wdrożenia i tak był 1 lipca 2020.

Pakiet antykryzysowy raczej nie oferuje wiele w obszarze VAT-u – może dlatego, że ten podatek to najpoważniejsze źródło dochodów Państwa 😉.

Dalej opisujemy elementy tarczy z różnych innych obszarów.

Wydłużenie terminu na złożenie zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek niezamieszczony na tzw. białej liście podatników (z 3 do 14 dni)

O białej liście podatników pisaliśmy w tym artykule. W sytuacji, gdy przelew na rzecz czynnego podatnika VAT zostanie zrealizowany na inny rachunek bankowy, niż widniejący na białej liście podatników na dzień jego realizacji, prawodawca umożliwia uniknięcie negatywnych konsekwencji (np. braku możliwości zaliczenia tej kwoty do kosztu albo odpowiedzialność solidarnej za VAT), pod warunkiem zawiadomienia (na formularzu wedle ustalonego wzoru) o tym fakcie fiskusa, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Art. 15zzn Specustawy wydłuża ten termin w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 z trzech do czternastu dni.

Odroczenie do 13 lipca 2020 r. obowiązku zgłoszenia informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Kto:

• Spółki wpisane do KRS przed dniem wejścia w życie rozdziału 6 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

Co:

• Termin na zgłoszenie przez ww. spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych informacji o beneficjentach rzeczywistych zostaje wydłużony z 6 miesięcy do 9 miesięcy, czyli do 13 lipca 2020 (art. 52 Ustawy z 31 marca 2020).

Zniesienie opłaty prolongacyjnej (podatki)

Na podstawie art. 15za pkt 1 Specustawy organ podatkowy w przypadku odroczenia terminu lub rozłożenia na raty płatności podatku lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetek od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek nie nalicza opłaty prolongacyjnej. Dotyczy to decyzji na podstawie wniosków złożonych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 albo w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu.

W tym samym art. 15za jest jeszcze punkt 2 mówiący, że Minister właściwy do spraw finansów publicznych może, w drodze rozporządzenia, zaniechać w całości lub w części poboru odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, określając jakiego podatku, podatników, okresu i terytorium owe zaniechanie dotyczy.

Zniesienie opłaty prolongacyjnej (ZUS)

Na podstawie art. 15zb Specustawy ZUS w przypadku odroczenia terminu lub rozłożenia na raty należności za składki za okres od 1 stycznia 2020, na podstawie wniosków złożonych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 albo w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu, nie nalicza opłaty prolongacyjnej.

Tymczasowy profil zaufany

W art. 33 Ustawy z 31 marca 2020 przewidziano możliwość korzystania z tymczasowego profilu zaufanego, który będzie ważny przez 3 miesiące (z możliwością przedłużenia przez Ministra właściwego ds. informatyzacji). Potwierdzenie tożsamości osoby wnioskującej o taki profil będzie przeprowadzane przez wideoidentyfikację, przy czym nagranie z tej czynności będzie przechowywane przez 20 lat 😉.

Zakładam, że to rozwiązanie zostało wprowadzone, żeby osoby, które dotychczas nie potwierdziły swojego profilu zaufanego i nie są w stanie tego dokonać zdalnie np. poprzez bank, mogły taki profil uzyskać i załatwiać sprawy formalne przez Internet. Rozwiązanie mi się podoba, ale zobaczymy, jak będzie z realizacją (natomiast te 20 lat mnie trochę boli).

Niestety, nie wszystkie elementy tarczy są pozytywne tj. niektóre z nich będą miały zdecydowanie negatywny wpływ na przedsiębiorców np. dwa następne.

Wydłużenie terminu na wydanie interpretacji indywidualnej o 3 do 6 miesięcy

W przypadku wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej złożonych i nierozpatrzonych do dnia wejścia w życie Ustawy z 31 marca 2020 oraz złożonych od dnia wejścia w życie tej ustawy do dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, trzymiesięczny termin na wydanie interpretacji indywidualnej (art. 14d Ordynacji podatkowej), przedłuża się o 3 miesiące (art. 31g ust. 1 Specustawy).

Co więcej, Minister właściwy do spraw finansów publicznych może, w drodze rozporządzenia, dalej przedłużać ten okres, nie więcej jednak niż o 3 miesiące (art. 31g ust. 3 Specustawy).

Niestety, wydłużenie i tak długiego już oczekiwania na interpretację podatkową z 3 do 6 miesięcy (a potencjalnie do 9 miesięcy) to bardzo negatywna zmiana.

Obowiązek informowania ZUS-u o każdej umowie o dzieło

Art. 22 Ustawy z 31 marca 2020, zmieniający Ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, narzuca na każdego płatnika składek lub osobę fizyczną zlecającą dzieło obowiązek informowania ZUS-u o zawarciu każdej umowy o dzieło (chyba że ta osoba pozostaje z nami w stosunku pracy) w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. ZUS ma obowiązek ewidencjonowania tej informacji na koncie płatnika składek (art. 22 pkt 2 Ustawy z 31 marca 2020).

Plotki głoszą, że jest to wstęp do większej kontroli umów o dzieło i ich „ozusowania”.    

Ta regulacja wchodzi w życie od 1 stycznia 2021.

Teraz przejdziemy do kwestii mniej lub bardziej powiązanych z nieruchomościami.

Zakaz eksmisji

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 nie wykonuje się tytułów wykonawczych nakazujących opróżnienie lokalu mieszkalnego (art. 15zzu Specustawy).

Przedłużenie umów najmu lokali do 30 czerwca 2020

Art. 31s Specustawy wprowadza zasadę, że umowy najmu lokalu ulegają przedłużeniu do 30 czerwca 2020 (jeśli się kończą w okresie od wejścia Specustawy w życie do końca czerwca 2020). To przedłużenie następuje na podstawie oświadczenia woli najemcy, które powinien on złożyć najpóźniej w ostatni dniu umowy.

Nie stosuje się tej zasady:

• Do najemcy, który w ciągu ostatnich 6 miesięcy przed wejściem w życie Specustawy był w zwłoce zapłatą czynszu, innych niż czynsz opłat za używanie lub opłat niezależnych od wynajmującego (jeśli ten je pobiera) za co najmniej jeden okres rozliczeniowy, jeżeli łączna wartość tych zaległych należności przekroczyła kwotę czynszu należnego za jeden miesiąc
• Jeżeli w czasie obowiązywania umowy najmu lokalu najemca używał tego lokalu w sposób sprzeczny z tą umową lub niezgodnie z przeznaczeniem tego lokalu lub zaniedbywał obowiązki, dopuszczając do powstania w tym lokalu szkód, lub
• Jeżeli w czasie obowiązywania umowy najmu lokalu najemca wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania ten lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody wynajmującego, lub
• Do najemcy lokalu mieszkalnego, któremu przysługuje tytuł prawny do innego lokalu mieszkalnego położonego w tej samej lub pobliskiej miejscowości, jeżeli lokal ten spełnia warunki przewidziane dla lokalu zamiennego, chyba że najemca nie może z przyczyn od niego niezależnych używać tego lokalu.

Zakaz wypowiadania umów najmu i wysokości czynszu do 30 czerwca 2020

Art. 31t Specustawy wprowadza zakaz wypowiadania najemcy umów najmu lub wysokości czynszu do 30 czerwca 2020.

Zasady tej nie stosuje w przypadku wypowiadania umowy najmu najemcy lokalu mieszkalnego:

• na podstawie art. 11 ust. 2 pkt 1, 3 lub 4 Ustawy o ochronie praw lokatorów (używanie niezgodnie z umową/przeznaczeniem, wynajęcie/podnajęcie, konieczność rozbiórki lub remontu) lub
• któremu przysługuje tytuł prawny do innego lokalu mieszkalnego położonego w tej samej lub pobliskiej miejscowości, jeżeli lokal ten spełnia warunki przewidziane dla lokalu zamiennego, chyba ze najemca nie może z przyczyn od niego niezależnych używać tego lokalu.

Zasady tej nie stosuje się również w przypadku wypowiadania umowy najmu lokalu o przeznaczeniu innym niż mieszkalne w związku z:

• z naruszeniem przez najemcę postanowień tej umowy najmu lub przepisów prawa dotyczących sposobu używa tego lokalu lub
• koniecznością rozbiórki lub remontu budynku, w którym znajduje się ten lokal.

Przedłużenie kończących się wypowiedzeń najmu lokali mieszkalnych do 30 czerwca 2020

Art. 31u Specustawy wprowadza zasadę, że wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego lub wysokości czynszu ulega przedłużeniu do 30 czerwca 2020 (jeśli wypowiedzenie nastąpiło przed, a kończy się po wejściu w życie Specustawy w życie, ale przed końcem czerwca 2020). To przedłużenie następuje na podstawie oświadczenia woli najemcy, które powinien on złożyć najpóźniej w ostatni dniu umowy.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku wypowiedzenia umowy najmu najemcy lokalu mieszkalnego:

• na podstawie art. 11 ust. 2 Ustawy ochronie praw lokatorów (używanie niezgodnie z umową/przeznaczeniem, zwłoka w płatnościach, wynajęcie/podnajęcie, konieczność rozbiórki lub remontu) lub
• któremu przysługuje tytuł prawny do innego lokalu mieszkalnego położonego w tej samej lub pobliskiej miejscowości, jeżeli lokal ten spełnia warunki przewidziane dla lokalu zamiennego, chyba ze najemca nie może z przyczyn od niego niezależnych używać tego lokalu.

Zwolnienie z podatku od nieruchomości (decyzja Rady gminy)

Rada gminy może wprowadzić, w drodze uchwały, za część roku 2020, zwolnienia z podatku od nieruchomości: gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, wskazanym grupom przedsiębiorców, których płynność finansowa uległa pogorszeniu w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19 (art. 15p Specustawy).

Przesunięcie płatności rat podatku od nieruchomości (decyzja Rady gminy)

Rada gminy może przedłużyć, w drodze uchwały, wskazanym grupom przedsiębiorców, których płynność finansowa uległa pogorszeniu w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19, terminy płatności rat podatku od nieruchomości, płatnych w kwietniu, maju i czerwcu 2020, nie dłużej niż do 30 września 2020 (art. 15q Specustawy).

Przesunięcie terminu płatności za użytkowanie wieczyste

Opłatę roczną z tytułu użytkowania wieczystego za 2020 wnosi się w terminie do 30 czerwca 2020. Termin ten może zostać przedłużony rozporządzeniem Rady Ministrów (art. 15j Specustawy).

Przesunięcie terminu płatności opłaty przekształceniowej

Opłatę należną za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów za rok 2020 wnosi się w terminie do 30 czerwca 2020 (art. 53 Ustawy z 31 marca 2020).

Przesunięcie terminu obowiązkowego stosowania kas fiskalnych online m.in. dla usług zakwaterowania

Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie terminów obowiązkowego wdrożenia kas fiskalnych online. W przypadku branż, dla których ten termin przypadał na 1 lipca 2020 (m.in. gastronomia i usługi krótkotrwałego zakwaterowania), zostanie przesunięty na 1 stycznia 2021. W przypadku branż, dla których ten termin przypadał na 1 stycznia 2021 (m.in. fryzjerzy, budowlanka, lekarze, dentyści, prawnicy, siłownie), zostanie przesunięty na 1 lipca 2021.

Inne elementy tarczy

Zastrzegam ponownie, że opisane w tym dwuczęściowym artykule elementy tarczy antykryzysowej to mój subiektywny wybór pod kątem mniejszych przedsiębiorców oraz branży nieruchomości.

Inne elementy, które zwróciły moją uwagę, to (przy każdym podałem odwołanie do odpowiedniego artykułu odpowiedniej ustawy):

• Wprowadzenie do Ustawy o VAT możliwości wystawiania paragonów w postaci elektronicznej, za zgodą nabywca, i wysyłania ich nabywcy w sposób z nim uzgodniony (art. 32 Ustawy z 31 marca 2020);
• Odliczenie od podstawy opodatkowania darowizn na przeciwdziałanie COVID-19, przy czym im wcześniejsza darowizna, tym większy mnożnik odliczenia – od 200% w kwietniu do 100% czerwcu (art. 52n Ustawy o PIT dodany przez Ustawę z 31 marca 2020);
• Zmiana w uldze na złe długi w podatku dochodowym (art. 52q Ustawy o PIT dodany przez Ustawę z 31 marca 2020);
• Zawieszenie lub nie rozpoczynanie wielu terminów przewidzianych przepisami prawa administracyjnego i w postępowaniach sądowych, karnych, karnych skarbowych, administracyjnych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (art. 15zzr i 15zzs Specustawy); To zawieszenie może też dotyczyć zwrotu VAT ☹;
• Zmiany w KSH umożliwiające zdalne posiedzenia i podejmowanie uchwał zarządu, rady nadzorczej, zgromadzenia wspólników, walnego zgromadzenia (art. 27 Ustawy z 31 marca 2020);
• „Uelastycznienie” czasu pracy (art. 15zf Specustawy);
• Przesunięcie obowiązku utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych w średnich przedsiębiorstwach na 1 października 2020 (art. 54 Ustawy z 31 marca 2020);
• Wydłużenie terminu na złożenie informacji o cenach transferowych do 30 września 2020 (art. 31z Specustawy);
• Wydłużenie terminów dot. schematów podatkowych (art. 31y Specustawy)

To jest część 2 artykułu. W części 1 przeczytasz o zwolnieniach z ZUS, dofinansowaniu wynagrodzeń, świadczeniu postojowym, dofinansowaniu kosztów prowadzenia działalności, pożyczkach dla przedsiębiorców i innych. Część 1 znajdziesz tutaj.

31 marca 2020 przeprowadziłem webinar na temat tarczy antykryzysowej. Tutaj możesz obejrzeć nagranie (uwaga, webinar powstał na bazie wersji tarczy 1.0 wysłanej do Senatu).

29 kwietnia 2020 omówiłem tarczę antykryzysową 2.0 oraz wsparcie z PFR podczas rozmowy na żywo na Facebooku z Marią Kobryń. Tutaj możesz obejrzeć nagranie.

Tarcza antykryzysowa – szczegóły pakietu rządowego dla przedsiębiorców w okresie pandemii (część 1)

utworzone przez Grzegorz Grabowski | 29 Mar, 2020 | Firma w nieruchomościach, Rady praktyczne

(część 1 artykułu, część 2 znajdziesz tutaj)

Przedstawiam subiektywny wybór elementów tarczy antykryzysowej ukierunkowanych na przedsiębiorców oraz kwestii, moim zdaniem, ewentualnie istotnych dla branży nieruchomości.

W pierwszej połowie marca 2020 Rząd RP zapowiedział tarczę antykryzysową, w niedzielę 22 marca 2020 pojawiła się w sieci wersja robocza ustawy nowelizującej Specustawę z 2 marca 2020, a ostateczna wersja tarczy 1.0 pojawiła się w pojawiła się w Dzienniku Ustaw 31 marca 2020.

Tarcza 2.0 pojawiła się w Dzienniku Ustaw 17 kwietnia 2020.

Nie będę komentować nocnych i politycznych wrzutek np. kwestii Kodeksu Wyborczego, ponieważ wykracza to poza tematykę tego bloga.

Obecnie procedowana jest kolejna edycja tarczy (a właściwie nawet dwie).

Zaznaczam więc, że ten artykuł był i będzie aktualizowany – przepraszam z góry, jeśli zawiera jakieś błędy. Przepraszam też, jeśli nie będę nadążał z jego aktualizacją w miarę pojawiania się kolejnych wersji tarczy 😉 W tym momencie ten artykuł opisuje elementy wsparcia z uwzględnieniem tarczy 2.o (czyli wspomnianej wyżej ustawy z 16 kwietnia 2020).

Uwagi ogólne do pakietu wsparcia

Posłużę się tutaj cytatami, które przeczytałem w sieci bądź usłyszałem w trakcie dyskusji o tarczy przedstawionej przez rząd:

Tarcza Antykryzysowa to betonowe koło ratunkowe dla polskich przedsiębiorców (Sławomir Mentzen w wywiadzie dla jednej z gazet);

Tarcza kryzysowa to próba gaszenia pożaru lasu przy pomocy zabawkowego pistoletu na wodę (nie pamiętam źródła tego cytatu);

Gospodarka jest jak postrzelona z armaty, a rząd z premierem przychodzi z plasterkiem (jeden z posłów podczas dyskusji w Sejmie 27 marca 2020).

Moim zdaniem, tarcza antykryzysowa nie uratuje nikomu firmy, co najwyżej lekko wspomoże, jeśli któryś z przedsiębiorców zdecyduje się jednak nie zwalniać pracowników i nie zatrzymać/zamykać firmy.

Abstrahując jednak od tego, czy tarcza jest wystarczającym narzędziem do uratowania polskiej gospodarki, to poniżej przedstawiam swoje ogólne uwagi dotyczące pakietu.

Niestety, przyznanie wsparcia nie jest automatyczne – wszystkie ulgi, dofinansowania czy zwolnienia w tarczy wymagają złożenia wniosku do jakiejś instytucji (najczęściej do ZUS-u, urzędu pracy, Polskiego Funduszu Rozwoju za pośrednictwem banku, Agencji Rozwoju Przemysłu, BGK). Te urzędy czy instytucje też przecież mają w tym momencie ograniczone składy osobowe, z dużą częścią personelu pracującą zdalnie. Nawet gdyby nie istniały ograniczenia wynikające z pandemii i instytucje te pracowałyby pełną parą, to i tak zatkają się, gdy kilkadziesiąt czy kilkaset tysięcy przedsiębiorców złoży wnioski albo tylko zadzwoni, żeby dopytać o szczegóły.

Jeden z posłów podczas dyskusji nad pakietem ustaw tarczy 1.0 w Sejmie stwierdził, że wprowadzają one 24 nowe procedury administracyjne, których nie da się wdrożyć w krótkim czasie w obecnych warunkach epidemii i przy wynikających z niej ograniczeniach.

Dodatkowo, ustawa to zlepek twórczości kilku resortów, jest długa i nie zawsze spójna.

Stosuje różne kryteria i definicje dla różnych elementów wsparcia, często też stosuje zamiennie różne pojęcia (np. przestój i przestój ekonomiczny) albo określenia nigdzie nie zdefiniowane (np. negatywne konsekwencje ekonomiczne), odwołuje się do różnych wskaźników np. minimalnego wynagrodzenia, prognozowanego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w 2020 czy też przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa GUS, a wnioski o wsparcie trzeba wysyłać w różny sposób do wielu różnych instytucji, z których każda może inaczej, często uznaniowo, do nich podchodzić.

Niestety, można odnieść wrażenie, że uzyskanie wsparcia nie będzie łatwym procesem i że część przedsiębiorców z tego powodu po prostu zrezygnuje ze starania się o nie.

Nie ma też jasnej informacji, z których elementów można korzystać łącznie, a z których nie (czyli czy promocje się łączą 😉), choć można to wyczytać częściowo z zapisów rozłożonych po całej ustawie oraz w instrukcjach opublikowanych przez poszczególne instytucje.

Większość tych ewentualnie znaczących elementów wsparcia jest jednorazowa lub zaplanowana na 3 miesiące (aczkolwiek wsparcie z PFR czy ARP ma trochę dłuższy horyzont). W niektórych przypadkach zastrzeżono możliwość przedłużenia danego elementu przez rząd, nie wiemy jednak, jakie będą kryteria oceny i działania rządu za kilka miesięcy.

Należy wziąć również pod uwagę, że środki, które te instytucje mogą przeznaczyć na wsparcie, są ograniczone. W ustawie nie jest to wprost napisane, ale sposób wnioskowania i procedowania wniosków dowodzi, że nie każdy, kto złoży prawidłowy wniosek, to wsparcie dostanie.

Pewnym ryzykiem dla społeczeństwa jest również fakt, że niektóre z wprowadzonych przepisów zostają z nami na dłużej (a niekoniecznie powinny).

Gdzie szukać materiałów?

Rządowe materiały informacyjne oraz wnioski do złożenia w ZUS albo w urzędach pracy pojawiły się praktycznie następnego dnia po publikacji pakietu w Dzienniku Ustaw.

Specustawa (wersja jednolita) zawierająca większość elementów gospodarczych (czyli tzw. tarcza antykryzysowa) jest tutaj.

A oprócz tego warto zajrzeć do:

• Przewodnik po tarczy stworzony przez Polski Fundusz Rozwoju (uwaga, ponad 170 stron!);
• Najważniejsze informacje dla przedsiębiorców związane z koronawirusem;
• Rządowa wyszukiwarka wsparcia dla firm;
• Strona ZUS-u z informacjami o wsparciu ze strony ZUS w ramach tarczy;
• Mój webinar na temat tarczy (uwaga, przeprowadzony 31 marca 2020, czyli jeszcze przed wejściem w życie ostatecznej wersji tarczy 1.0).
• Nagranie mojej rozmowy na żywo z 29 kwietnia 2020 z prawniczką Marią Kobryń na temat tarczy 2.0 i wsparcia z PFR (link do nagrania z Facebooku na stronie jej kancelarii).

Poniżej przedstawiam opis proponowanych elementów tarczy. Zaznaczam, że poniższy opis nie obejmuje wszystkich elementów pakietu, ale tylko subiektywny wybór elementów ukierunkowanych na mikro, małe i średnie firmy oraz kwestii, moim zdaniem, ewentualnie istotnych dla branży nieruchomości.

Zwolnienie z opłacania składek ZUS dla firm do 9 osób oraz dla firm 10-49 osób

Dla kogo:

• Płatnik składek, zgłoszony jako płatnik 1) przed dniem 1 lutego 2020 r. i na dzień 29 lutego 2020 r., lub 2) w okresie od dnia 1 lutego 2020 r. do dnia 29 lutego 2020 r. i na dzień 31 marca 2020 r., lub 3) w okresie od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 marca 2020 r. i na dzień 30 kwietnia 2020 zgłosił do ubezpieczeń społecznych mniej niż 10 ubezpieczonych (art. 31zo ust. 1 Specustawy) i który nie opłaca składek wyłącznie za siebie (bo w takim przypadku skorzysta ewentualnie z następnego opisanego w tym artykule zwolnienia).
• Płatnik składek, zgłoszony jako płatnik 1) przed dniem 1 lutego 2020 r. i na dzień 29 lutego 2020 r., lub 2) w okresie od dnia 1 lutego 2020 r. do dnia 29 lutego 2020 r. i na dzień 31 marca 2020 r., lub 3) w okresie od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 marca 2020 r. i na dzień 30 kwietnia 2020 zgłosił do ubezpieczeń społecznych od 10 do 49 ubezpieczonych (art. 31zo ust. 1a Specustawy).

Oznacza to, że z tego zwolnienia skorzystają firmy do 49 osób (nie ma natomiast limitu przychodu). Moim zdaniem, w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, do tego limitu liczy się również sam przedsiębiorca, ponieważ on też jest zgłoszony do ubezpieczenia społecznego (a także osoby z nim współpracujące np. rodzina, zgłoszone do ubezpieczeń społecznych). Do limitu liczą się również osoby zatrudnione na umowę zlecenie czy członkowie rady nadzorczej zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych, natomiast nie liczą się osoby, za które płacimy tylko zdrowotne albo osoby, które zatrudniamy na podstawie umów nieoskładkowanych (umów o dzieło i niektórych umów zleceń np. ze studentami do 26 lat). Do limitu nie uwzględnia się pracowników młodocianych (art. 31zo ust. 6 Specustawy).

Płatnikiem składek, czyli podmiotem uprawnionym do tego zwolnienia, jest też spółka osobowa i kapitałowa (o ile nie przekracza limitu osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych).

Wg informacji na stronie ZUS, „ze zwolnienia ze składek nie skorzystają firmy, które znajdowały się w trudnej sytuacji w grudniu 2019 r. i nie regulowały należności, w tym składek pobieranych przez ZUS. Wynika to z regulacji UE.”. Odsyłam tu do tego artykułu.

Zwolnienie dotyczy także osób korzystających z tzw. preferencyjnego ZUS-u (pierwsze 2 lata działalności) i tzw. małego ZUS-u plus (składki od przychodu), przy czym, oczywiście, ich oszczędności będą wtedy odpowiednio mniejsze.

Z analizy ustaw wynika także, że z tego zwolnienia nie skorzystają osoby korzystające tzw. ulgi na start, ponieważ w rozumieniu Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie prowadzą one działalności (aczkolwiek tarcza 3.0 ma to zmienić).

Co:

• Płatnicy do 9 osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych: zwolnienie z nieopłaconych składek ZUS (wszystkich: społecznych, zdrowotnych, FP, FS, FGŚP i FEP) za marzec – maj 2020, za przedsiębiorcę i za pracujące dla niego osoby;
• Płatnicy od 10 do 49 osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych: zwolnienie z nieopłaconych składek ZUS (wszystkich: społecznych, zdrowotnych, FP, FS, FGŚP i FEP) za marzec – maj 2020, za przedsiębiorcę i za pracujące dla niego osoby, w wysokości 50% kwoty należności z tytułu składek wykazanych w deklaracji (art. 31zo ust. 1a Specustawy);
• Zwracam uwagę na słowo „nieopłaconych”, co oznacza, że jeśli płatnik ureguluje składki, to ZUS mu już ich nie zwróci; Tarcza 2.0 wprowadziła mały wyjątek od tej zasady, mianowicie opłacone za marzec składki również podlegają zwolnieniu (to dobra wiadomość dla tych, którzy już opłacili składki za marzec, a podlegają pod zwolnienie). Zapłacone składki za marzec będą stanowić nadpłatę do zwrotu (art. 113 Ustawy z dnia 16 kwietnia);
• W przypadku osoby prowadzącej pozarolniczą działalność i osób z nią współpracujących zwolnienie dotyczy wyłącznie składek ustalonych od najniższej podstawy wymiaru tych składek (art. 31zo ust. 4 Specustawy).

Jak:

• Wniosek o zwolnienie z opłacania składek, złożony do ZUS, nie później niż do 30 czerwca 2020 (art. 31zp ust. 1 Specustawy);
• Wniosek zawiera dane płatnika składek, inne informacje niezbędne do umorzenia składek (w ustawie nie podano, o jakie informacje chodzi) i podpis (art. 31zp ust. 2 Specustawy);
• Wniosek może być złożony w formie dokumentu papierowego albo elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (art. 31zp ust. 4 Specustawy);
• Za okres marzec – maj 2020 normalnie składamy deklaracje rozliczeniowe lub imienne raporty miesięczne (art. 31zq ust. 1 Specustawy), nie później niż do 30 czerwca 2020 (art. 31zq ust. 3 Specustawy), a ZUS ma 30 dni na zwolnienie z opłacania składek (art. 31zq ust. 2 Specustawy) i musi nas o tym powiadomić (art. 31zq ust. 5 Specustawy);
• Ewentualna odmowa zwolnienia następuje w drodze decyzji i można złożyć wniosek do ZUS o ponowne rozpatrzenie (art. 31zq ust. 7 i 8 Specustawy);
• W przypadku osoby prowadzącej działalność i osób z nią współpracujących zwolnienie z opłacania składek nie powoduje utraty prawa do świadczeń społecznych w razie choroby i macierzyństwa (o ile podlegały ubezpieczeniu chorobowemu w dniu 1 lutego 2020), a także świadczeń zdrowotnych (art. 31zs Specustawy);
• Przychody z tytułu zwolnienia ze składek nie stanowią przychodów w rozumieniu Ustawy o PIT i Ustawy o CIT (art. 31zx Specustawy).

Zwolnienie z ZUS dla samozatrudnionych i wspólników spółek

To zwolnienie jest przypadkiem szczególnym poprzedniego, więc funkcjonuje tak samo, z pewnym bardzo istotnym ograniczeniem oraz pewnymi dodatkowymi elementami.

Dla kogo:

• Płatnik składek,  będący osobą prowadzącą pozarolniczą działalność (także jako wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., jawnej, komandytowej i partnerskiej), opłacający składki wyłącznie na własne ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, który prowadził działalność przed 1 kwietnia 2020 i przychód z tej działalności w rozumieniu Ustawy o PIT uzyskany w pierwszym miesiącu, za który jest składany wniosek, nie był wyższy niż 300% prognozowanego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w 2020 (art. 31zo ust. 2 Specustawy);

Z zapisów wynika, że to zwolnienie dotyczy także płatników zatrudniających inne osoby w oparciu o umowy, które nie są oskładkowane np. o dzieło lub niektóre umowy zlecenie (m.in. studenci do 26 lat).

Zgodnie z ostateczną wersją ustawy, powinniśmy brać pod uwagę przychód z pierwszego miesiąca, za który jest składany wniosek, np. z marca 2020 i limit przychodu wynosi 3 x  5227 zł = 15681 zł. Jeśli w marcu przekroczyliśmy ten limit, możemy złożyć wniosek za kwiecień i maj albo tylko za maj (o ile, oczywiście, kwietniu lub maju nie przekroczymy limitu) i uzyskamy zwolnienie, odpowiednio, za kwiecień i maj albo tylko maj. W przypadku wspólnika spółek osobowych do limitu liczymy przychód przypadający na tego wspólnika ze wszystkich spółek, w których jest wspólnikiem oraz z indywidualnej działalności gospodarczej.

Wg informacji na stronie ZUS, „ze zwolnienia ze składek nie skorzystają firmy, które znajdowały się w trudnej sytuacji w grudniu 2019 r. i nie regulowały należności, w tym składek pobieranych przez ZUS. Wynika to z regulacji UE.”. Odsyłam tu do tego artykułu.

Zwolnienie dotyczy także osób korzystających z tzw. preferencyjnego ZUS-u (pierwsze 2 lata działalności) i tzw. małego ZUS-u plus (składki od przychodu), przy czym, oczywiście, ich oszczędności będą wtedy odpowiednio mniejsze.

Z analizy ustaw wynika także, że z tego zwolnienia nie skorzystają osoby korzystające tzw. ulgi na start, ponieważ w rozumieniu Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie prowadzą one działalności (aczkolwiek tarcza 3.0 ma to zmienić).

Tarcza 3.0 być może też wprowadzi kryterium dochodowe dla osób, które przekraczają ww. limit.

Co:

• Zwolnienie z nieopłaconych składek ZUS (wszystkich: emerytalnych, rentowych, wypadkowych, dobrowolnych chorobowych, zdrowotnych, FP, FS) za marzec – maj 2020 (art. 31zo ust. 2 Specustawy), przy czym dotyczy wyłącznie składek ustalonych od obowiązującej tę osobę najniższej podstawy wymiaru tych składek (art. 31zo ust. 4 Specustawy);
• Zwracam uwagę na słowo „nieopłaconych”, co oznacza, że jeśli płatnik ureguluje składki, to ZUS mu już ich nie zwróci; Tarcza 2.0 wprowadziła mały wyjątek od tej zasady, mianowicie opłacone za marzec składki również podlegają zwolnieniu (to dobra wiadomość dla tych, którzy już opłacili składki za marzec, a podlegają pod zwolnienie). Zapłacone składki za marzec będą stanowić nadpłatę do zwrotu (art. 113 Ustawy z dnia 16 kwietnia);
• Zwolnienie dotyczy wyłącznie składek ustalonych od najniższej podstawy wymiaru tych składek (art. 31zo ust. 4 Specustawy).

Jak:

• Wniosek o zwolnienie z opłacania składek, złożony do ZUS, nie później niż do 30 czerwca 2020 (art. 31zp ust. 1 Specustawy);
• Wniosek zawiera dane płatnika składek, oświadczenie, że nie przekroczyliśmy ww. limitu przychodu, inne informacje niezbędne do umorzenia składek (w ustawie nie podano, o jakie informacje chodzi) i podpis (art. 31zp ust. 2 Specustawy);
• Oświadczenie, że nie przekroczyliśmy ww. limitu przychodu składamy pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. W oświadczeniu jest zawarta klauzula o treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”;
• ZUS w formie elektronicznej informuje Szefa KAS o wysokości przychodu, który wykazaliśmy w oświadczeniu (czyli trzeba będzie podać wysokość tego przychodu, a nie tylko oświadczyć, że nie przekroczyliśmy kwoty 15681 zł?), Szef KAS weryfikuje kwotę i jeśli będą rozbieżności, będziemy musieli zapłacić składki wraz z odsetkami (art. 31zu Specustawy);
• Pozostałe warunki tego zwolnienia są opisane w poprzednim zwolnieniu.

Odroczenie ZUS-u za luty-kwiecień 2020

Dla tych, którzy nie załapią się na opisane wyżej zwolnienia z ZUS, pozostaje ewentualnie opcja odroczenia terminu płatności ZUS-u. Wg mnie takie odroczenie nie uratuje nikomu biznesu, ale być może dla niektórych skorzystanie z tego będzie miało sens.

Dla kogo:

• Przedsiębiorcy, którym epidemia wpłynęła na sytuację finansową i spowodowała brak możliwości opłacenia składek w terminie.

Co:

• Odroczenie o 3 miesiące terminu płatności składek za okres luty-kwiecień 2020

Jak:

• Wniosek o odroczenie płatności składek, złożony do ZUS, złożony zgodnie z zasadami opisanymi tutaj;
• Możliwość odroczenia składek istniała już wcześniej (więc nie jest elementem tarczy), a w wyniku medialnej krytyki ZUS uprościł jedynie wniosek (wcześniej wniosek miał ponad 3 strony i wymagał wyspowiadania się z przychodów, kosztów, majątku firmowego i prywatnego za ostatnie 3 lata).

Świadczenie postojowe dla osób prowadzących działalność gospodarczą

Dla kogo:

• Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą
• Jeżeli nie podlega ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu (art. 15zq ust. 1 Specustawy);
• Jeśli doszło do przestoju w prowadzeniu działalności przez osobę prowadzącą działalność (art. 15zq ust. 3 Specustawy);
• W przypadku prowadzenia działalności świadczenie przysługuje, jeśli osoba rozpoczęła prowadzenie działalności przed 1 lutego 2020 i:
  • Nie zawiesiła prowadzenia działalności oraz jeżeli przychód z niej w rozumieniu przepisów o PIT uzyskany w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku był o co najmniej 15% niższy od przychodu uzyskanego w miesiącu poprzedzającym ten miesiąc;
  • Zawiesiła prowadzenie działalności po 31 stycznia 2020 r. (art. 15zq ust. 4 Specustawy);
  • W przypadku osób korzystających z karty podatkowej i zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 Ustawy o VAT powyższe ograniczenie nie obowiązuje (art. 15zq ust. 6 Specustawy), są one traktowane nieco inaczej (patrz niżej).

Co:

• Świadczenie postojowe w wysokości 80% minimalnego wynagrodzenia w 2020, czyli 80% x 2600 zł = 2080 zł, wypłacane nie więcej niż trzykrotnie (art. 15zr ust. 1 Specustawy);
• W przypadku osób korzystających z karty podatkowej i zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 Ustawy o VAT świadczenie postojowe to 50% minimalnego wynagrodzenia, czyli 1300 zł, wypłacane nie wiecej niż trzykrotnie (art. 15zr ust. 3 Specustawy);
• W przypadku zbiegu praw do więcej niż jednego świadczenia postojowego, przysługuje tylko jedno świadczenie (art. 15zr ust. 4 Specustawy);
• Rada Ministrów może w drodze rozporządzenia przyznać ponowną wypłatę świadczenia (art. 15zt Specustawy);
• Świadczenie jest wolne od podatku dochodowego (art. 4 Specustawy dodający art. 52m do Ustawy o PIT).

Jak:

• Wniosek składany do ZUS (art. 15zs ust. 1 Specustawy)
• Wniosek zawiera dane osoby uprawnionej, oświadczenie potwierdzające przestój w prowadzeniu działalności, oświadczenie, że przychody spadły o 15%, inne informacje niezbędne do umorzenia składek (w ustawie nie podano, o jakie informacje chodzi) i podpis (art. 15zs ust. 3 Specustawy);
• Powyższe oświadczenia są składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. W oświadczeniu jest zawarta klauzula o treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” (art. 15zs ust. 5 Specustawy);
• Wniosek może być złożony w formie dokumentu papierowego albo elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (art. 15zs ust. 6 Specustawy);
• Wniosek o świadczenie może być złożony najpóźniej 3 miesiące od miesiąca w którym został zniesiony ogłoszony stan epidemii (art. 15zs ust. 7 Specustawy);
• ZUS wypłaca świadczenie niezwłocznie po wyjaśnieniu ostatniej okoliczności niezbędnej do jego przyznania (co w praktyce oznacza brak jakichkolwiek „twardych” terminów na wypłatę!) i robi to na rachunek bankowy (art. 15zu Specustawy); Wypłata świadczenia jest jednocześnie decyzją o przyznaniu;
• Kolejna wypłata (łącznie maksymalnie trzy) może nastąpić nie wcześniej niż w miesiącu następującym po miesiącu poprzedniej wypłaty świadczenia postojowego, a warunkiem ponownej wypłaty jest wykazanie w oświadczeniu, że nasza sytuacja materialna nie uległa poprawie (art. 15zua Specustawy).
• Ewentualna odmowa świadczenia następuje w drodze decyzji i można się od niej odwoływać do sądu (art. 15zv Specustawy);
• ZUS w formie elektronicznej informuje Szefa KAS o wysokości przychodu, który wykazaliśmy w oświadczeniu, Szef KAS weryfikuje kwotę i jeśli będą rozbieżności, będziemy musieli zwrócić świadczenie wraz z odsetkami (art. 15zy Specustawy) albo zostanie ono z nas ściągnięte (art. 15zx Specustawy);

Świadczenie postojowe dla osób na umowach cywilnoprawnych

Dla kogo:

• Osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowę o dzieło, zwane dalej „umową cywilnoprawną”;
• Jeżeli nie podlega ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu (art. 15zq ust. 1 Specustawy);
• Jeśli doszło do przestoju w prowadzeniu działalności przez zleceniodawcę/zamawiającego (art. 15zq ust. 3 Specustawy); Przestój ekonomiczny to okres niewykonywania pracy przez pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika pozostającego w gotowości do pracy (art. 2 pkt 1 Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy);
• W przypadku osoby wykonującej umowę cywilnoprawną świadczenie przysługuje, jeśli:
  • umowa cywilnoprawna została zawarta przed 1 kwietnia 2020 a przychód z niej w rozumieniu przepisów o PIT uzyskany w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku nie był wyższy od 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez GUS, obecnie 3 x 5198,58 zł, czyli 15596 zł (art. 15zq ust. 5 Specustawy);

Co:

• Świadczenie postojowe w wysokości 80% minimalnego wynagrodzenia w 2020, czyli 80% x 2600 zł = 2080 zł, wypłacane nie więcej niż trzykrotnie (art. 15zr ust. 1 Specustawy);
• W przypadku gdy suma przychodów z umów cywilnoprawnych nie przekroczyła 50% minimalnego wynagrodzenia (czyli 50% x 2600 zł = 1300 zł), świadczenie postojowe równa się sumie tych przychodów (art. 15zr ust. 2 Specustawy);
• W przypadku zbiegu praw do więcej niż jednego świadczenia postojowego, przysługuje tylko jedno świadczenie (art. 15zr ust. 4 Specustawy);
• Rada Ministrów może w drodze rozporządzenia przyznać ponowną wypłatę świadczenia (art. 15zt Specustawy);
• Świadczenie jest wolne od podatku dochodowego (art. 4 Specustawy dodający art. 52m do Ustawy o PIT).

Jak:

• Wniosek składany do ZUS, który w przypadku osób wykonujących umowę cywilnoprawną składany jest za pośrednictwem zleceniodawcy lub zamawiającego (art. 15zs ust. 2 Specustawy)
• W przypadku osoby wykonującej umowę cywilnoprawną podajemy dane zleceniodawcy/zamawiającego, za pośrednictwem którego składany jest wniosek, a tenże zleceniodawca/zamawiający dołącza do wniosku oświadczenie o przestoju, datą zawarcia i wynagrodzenie wynikające z umowy, oświadczenie, że zleceniobiorca nie przekroczył limitu przychodu, oświadczenie o otrzymaniu oświadczenia od zleceniobiorcy „że nie podlega ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu oraz o wysokości uzyskanych przychodów z innych umów cywilnoprawnych” oraz kopię umów cywilnoprawnych (art. 15zs ust. 4 Specustawy);
• Powyższe oświadczenia są składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. W oświadczeniu jest zawarta klauzula o treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” (art. 15zs ust. 5 Specustawy);
• Wniosek może być złożony w formie dokumentu papierowego albo elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (art. 15zs ust. 6 Specustawy);
• Wniosek o świadczenie może być złożony najpóźniej 3 miesiące od miesiąca w którym został zniesiony ogłoszony stan epidemii (art. 15zs ust. 7 Specustawy);
• ZUS wypłaca świadczenie niezwłocznie po wyjaśnieniu ostatniej okoliczności niezbędnej do jego przyznania (co w praktyce oznacza brak jakichkolwiek „twardych” terminów na wypłatę!) i robi to na rachunek bankowy (art. 15zu Specustawy);
• Kolejna wypłata (łącznie maksymalnie trzy) może nastąpić nie wcześniej niż w miesiącu następującym po miesiącu poprzedniej wypłaty świadczenia postojowego, a warunkiem ponownej wypłaty jest wykazanie w oświadczeniu, że nasza sytuacja materialna nie uległa poprawie (art. 15zua Specustawy).
• Ewentualna odmowa świadczenia następuje w drodze decyzji i można się od niej odwoływać do sądu (art. 15zv Specustawy);
• ZUS w formie elektronicznej informuje Szefa KAS o wysokości przychodu, który wykazaliśmy w oświadczeniu, Szef KAS weryfikuje kwotę i jeśli będą rozbieżności, będziemy musieli zwrócić świadczenie wraz z odsetkami (art. 15zy Specustawy) albo zostanie ono z nas ściągnięte (art. 15zx Specustawy);

Świadczenie na dofinansowanie wynagrodzeń i środki na składki społeczne od tych wynagrodzeń z FGŚP

Dla kogo:

• Przedsiębiorca w rozumieniu art. 4 ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców (czyli osoba fizyczna lub prawna wykonująca działalność gospodarczą, także wspólnik spółki cywilnej),
  • u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych, czyli spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym:
    • nie mniej niż o 15% obliczony jako stosunek łącznych obrotów z dowolnych 2 miesięcy (lub dowolnych kolejnych 60 dni) po 1 stycznia 2020 do dnia złożenia wniosku w porównaniu do analogicznego okresu z poprzedniego roku lub
    • nie mnie niż 25% obliczony jako stosunek obrotów z dowolnego miesiąca kalendarzowego (lub dowolnych kolejnych 30 dni) po 1 stycznia 2020 do dnia złożenia wniosku w porównaniu do poprzedniego miesiąca (lub poprzednich kolejnych 30 dni); (art. 15g ust. 9 Specustawy)
  • który nie ma zaległości w składkach ZUS i podatkach do końca trzeciego kwartału 2019  i
  • wobec którego nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia upadłości (art. 15g ust. 3 Specustawy);
  • który nie uzyskał pomocy w odniesieniu do tych samych pracowników w zakresie takich samych tytułów wypłat na rzecz ochrony miejsc pracy (art. 15g ust. 18 Specustawy); Oznacza to, że ten element wsparcia może być łączony z innymi elementami, jednak pomoc nie może dotyczyć tych samych pracowników/tytułów wypłat;
• Pracownikiem, którego wynagrodzenie może być objęte dofinansowaniem, jest osoba fizyczna z umową o pracę, umową zlecenia lub inną umową, jeżeli z jej tytułu podlega pod ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 15g ust. 4 Specustawy);
• Pomoc nie zależy od wielkości przedsiębiorstwa.

Co:

• Świadczenie na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy i środki na opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne należnych od pracodawcy od tych świadczeń, przez łączny okres 3 miesięcy od miesiąca złożenia wniosku (art. 15g ust. 16 Specustawy), z możliwością przedłużenia przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia (art. 15g ust. 19 Specustawy);
• Świadczenia i środki są wypłacane w okresach przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 15g ust. 5 Specustawy);
• Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym pracodawca wypłaca wynagrodzenie obniżone nie więcej niż o 50%, nie niższe jednak niż minimalne wynagrodzenie, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy i to wynagrodzenie jest dofinansowywane z FGŚP w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia: 50% x 2600 zł = 1300 zł plus 233,09 zł na składki społeczne od tej kwoty (przy założeniu, że składka wypadkowa wynosi 1,67%; ta kwota zależy od wysokości składki wypadkowej), przy czym nie dotyczy to pracowników, których wynagrodzenie w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku było wyższe od 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez GUS (obecnie 3 x 5198,58 zł, czyli 15596 zł) (art. 15g ust. 6 i 7 Specustawy);
• Przedsiębiorca może też obniżyć wymiar czasu pracy o maksymalnie 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy i to wynagrodzenie jest dofinansowywane ze środków FGŚP do wysokości połowy wynagrodzenia, jednak nie więcej niż 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez GUS, czyli nie więcej niż 40% x 5198,58 zł = 2079,43 zł plus 372,84 zł na składki społeczne od tej kwoty (przy założeniu, że składka wypadkowa wynosi 1,67%; ta kwota zależy od wysokości składki wypadkowej), przy czym nie dotyczy to pracowników, których wynagrodzenie w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku było wyższe od 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez GUS (obecnie 3 x 5198,58 zł, czyli 15596 zł) (art. 15g ust. 8 i 10 Specustawy); Uwaga, te limity mogą się zmienić, a wysokość pomocy jest wyliczana na dzień złożenia wniosku i opiera się o przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które może się zmienić;
• Przy obliczaniu wysokości pomocy uwzględniany jest wymiar czasu pracy.

Jak:

• Wniosek do dyrektora wojewódzkiego urzędu pracy o przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy;
• Pracodawca zawiera z pracownikami porozumienie, w którym określa warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (grupy zawodowe objęte przestojem lub obniżeniem wymiaru, wymiar pracy i okres, którego dotyczą te rozwiązania) i przekazuje kopię tego porozumienia do okręgowego inspektora pracy w ciągu 5 dni roboczych (art. 15g ust. 11-15 Specustawy).

Dofinansowanie części kosztów wynagrodzeń i należnych składek na ubezpieczenia społeczne przez starostę

Dla kogo:

• Przedsiębiorca w rozumieniu art. 4 ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców (czyli osoba fizyczna lub prawna wykonująca działalność gospodarczą, także wspólnik spółki cywilnej), będący mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą, w rozumieniu tej samej ustawy (art. 15zzb ust. 5 Specustawy)
  • u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych o co najmniej 30% obliczony jako stosunek łącznych obrotów z dowolnych 2 miesięcy (lub dowolnych kolejnych 60 dni) po 1 stycznia 2020 do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku w porównaniu do analogicznego okresu z poprzedniego roku (art. 15zzb ust. 3 Specustawy), przy czym wysokość dofinansowania zależy od spadku obrotów (patrz niżej); Takie sformułowanie oznacza najprawdopodobniej, że z tej formy dofinansowania nie skorzystają przedsiębiorcy, którzy działają krócej niż rok;
  • który nie ma zaległości w składkach ZUS i podatkach do końca trzeciego kwartału 2019  i
  • wobec którego nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia upadłości (art. 15zzb ust. 10 Specustawy);
  • który nie uzyskał bądź uzyska dofinansowanie na te same koszty z innych środków publicznych (art. 15zzb ust. 12 Specustawy);
• Pracownikiem, którego wynagrodzenie może być objęte dofinansowaniem, jest osoba fizyczna z umową o pracę, umową zlecenia lub inną umową, jeżeli z jej tytułu podlega pod ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 15zzb ust. 2 Specustawy).

Co:

• Dofinansowanie części kosztów wynagrodzeń pracowników oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne (art. 15zzb ust. 1 Specustawy), na okres nie dłuższy niż 3 miesiące od miesiąca złożenia wniosku (art. 15zzb ust. 5 Specustawy), z możliwością przedłużenia przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia (art. 15zzb ust. 6 Specustawy):
  • W przypadku spadku obrotów o co najmniej 30% – w wysokości nieprzekraczającej sumy 50% wynagrodzeń poszczególnych pracowników objętych wnioskiem o dofinansowanie i składek na ubezpieczenia społeczne należnymi od tych wynagrodzeń, jednak nie więcej niż 50% minimalnego wynagrodzenia, powiększonego o składki na ubezpieczenia społeczne od pracodawcy w odniesieniu do każdego pracownika, czyli np. 50% x 2600 zł (minimalne wynagrodzenie) + 50% x 466,18 zł (składki emerytalne, rentowe i wypadkowe) = 1533 zł;
  • W przypadku spadku obrotów o co najmniej 50% – w wysokości nieprzekraczającej sumy 70% wynagrodzeń poszczególnych pracowników objętych wnioskiem o dofinansowanie i składek na ubezpieczenia społeczne należnymi od tych wynagrodzeń, jednak nie więcej niż 70% minimalnego wynagrodzenia, powiększonego o składki na ubezpieczenia społeczne od pracodawcy w odniesieniu do każdego pracownika, czyli np. 70% x 2600 zł (minimalne wynagrodzenie) + 70% x 466,18 zł (składki emerytalne, rentowe i wypadkowe) = 2146 zł;
  • W przypadku spadku obrotów o co najmniej 80% – w wysokości nieprzekraczającej sumy 90% wynagrodzeń poszczególnych pracowników objętych wnioskiem o dofinansowanie i składek na ubezpieczenia społeczne należnymi od tych wynagrodzeń, jednak nie więcej niż 90% minimalnego wynagrodzenia, powiększonego o składki na ubezpieczenia społeczne od pracodawcy w odniesieniu do każdego pracownika, czyli np. 90% x 2600 zł (minimalne wynagrodzenie) + 90% x 466,18 zł (składki emerytalne, rentowe i wypadkowe) = 2760 zł (art. 15zzb ust. 4 Specustawy);
• Przedsiębiorca jest obowiązany do utrzymania w zatrudnieniu pracowników objętych umową przez okres dofinansowania. W przypadku niedotrzymania tego warunku, przedsiębiorca zwraca dofinansowanie bez odsetek, proporcjonalnie do okresu nieutrzymania w zatrudnieniu pracownika, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty (art. 15 zzb ust. 8 i 9 Specustawy).

Jak:

• Wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy lub miejsce wykonywania pracy przez pracowników w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia naboru przez dyrektora powiatowego urzędu pracy (art. 15zzb ust. 10 Specustawy);
• Dofinansowanie jest przyznawane na podstawie zawartej umowy (art. 15zzb ust. 1 Specustawy);
• Wniosek zawiera oświadczenia o spadku obrotów, braku przesłanek do ogłoszenia upadłości, niezaleganiu w regulowaniu podatków i ZUS do końca trzeciego kwartału 2019, statusie mikroprzedsiębiorcy, małego lub średniego przedsiębiorcy, zatrudnianiu pracowników objętych wnioskiem, ich wynagrodzeniu i należnych składkach społecznych, numer rachunku (art. 15zzb ust. 10 Specustawy);
• Dofinansowanie jest wypłacane w okresach miesięcznych, po złożeniu przez przedsiębiorcę oświadczenia o zatrudnianiu w danym miesiącu pracowników objętych umową oraz kosztach wynagrodzeń każdego z tych pracowników i należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne, według stanu na ostatni dzień miesiąca, za który dofinansowanie jest wypłacane (art. 15zzb ust. 7 Specustawy);.
• Wszystkie powyższe oświadczenia są składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. W oświadczeniu jest zawarta klauzula o treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” (art. 15zzb ust. 11 Specustawy).

Dofinansowanie przez starostę części kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla samozatrudnionych

Dla kogo:

• Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, będący osobą fizyczną (art. 15zzc ust. 1 Specustawy)
  • u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych o co najmniej 30% obliczony jako stosunek łącznych obrotów z dowolnych 2 miesięcy (lub dowolnych kolejnych 60 dni) po 1 stycznia 2020 do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku w porównaniu do analogicznego okresu z poprzedniego roku (art. 15zzc ust. 2 Specustawy), przy czym wysokość dofinansowania zależy od spadku obrotów (patrz niżej); Takie sformułowanie oznacza najprawdopodobniej, że z tej formy dofinansowania nie skorzystają przedsiębiorcy, którzy działają krócej niż rok;
  • który nie ma zaległości w składkach ZUS i podatkach do końca trzeciego kwartału 2019  i
  • wobec którego nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia upadłości (art. 15zzc ust. 8 Specustawy);
  • który nie uzyskał bądź uzyska dofinansowanie na te same koszty z innych środków publicznych (art. 15zzc ust. 10 Specustawy).

Co:

• Dofinansowanie części kosztów prowadzenia działalności gospodarczej (art. 15zzc ust. 1 Specustawy), na okres nie dłuższy niż 3 miesiące od miesiąca złożenia wniosku (art. 15zzc ust. 3 Specustawy), z możliwością przedłużenia przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia (art. 15zzc ust. 4 Specustawy):
  • W przypadku spadku obrotów o co najmniej 30% – w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie (czyli 1300 zł);
  • W przypadku spadku obrotów o co najmniej 50% – w wysokości 70% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie (czyli 1820 zł);
  • W przypadku spadku obrotów o co najmniej 80% – w wysokości 90% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie (czyli 2340 zł)(art. 15zzc ust. 3 Specustawy);
• Przedsiębiorca jest obowiązany do prowadzenia działalności gospodarczej przez okres, na który przyznane zostało dofinansowanie (art. 15zzc ust. 6 Specustawy);
• Dofinansowanie wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem podlega zwrotowi, bez odsetek, proporcjonalnie do okresu nieprowadzenia działalności gospodarczej, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty(art. 15zzc ust. 7 Specustawy).

Jak:

• Wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia naboru przez dyrektora powiatowego urzędu pracy (art. 15zzc ust. 8 Specustawy);
• Dofinansowanie jest przyznawane na podstawie zawartej umowy (art. 15zzc ust. 1 Specustawy);
• Wniosek zawiera oświadczenia o spadku obrotów, braku przesłanek do ogłoszenia upadłości, niezaleganiu w regulowaniu podatków i ZUS do końca trzeciego kwartału 2019, przeznaczeniu dofinansowania na koszty prowadzenia działalności gospodarczej, numer rachunku (art. 15zzc ust. 8 Specustawy);
• Dofinansowanie jest wypłacane w okresach miesięcznych (art. 15zzc ust. 5 Specustawy);
• Wszystkie powyższe oświadczenia są składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. W oświadczeniu jest zawarta klauzula o treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” (art. 15zzc ust. 9 Specustawy).

Jednorazowa pożyczka z FP dla mikroprzedsiębiorcy, przyznawana przez starostę

Dla kogo:

• Mikroprzedsiębiorca, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców (czyli osoba fizyczna lub prawna wykonująca działalność gospodarczą, także wspólnik spółki cywilnej, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat spełniał łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro), który prowadził działalność gospodarczą przed dniem 1 marca 2020 (art. 15zzd ust. 1 Specustawy); Uwaga, w tym przypadku mówimy o zatrudnionych zgodnie z Kodeksem pracy, a nie na umowy cywilnoprawne.

Co:

• Jednorazowa pożyczka do 5000 zł (art. 15zzd ust. 3 Specustawy):
  • o stałym oprocentowaniu równym 0,05 stopy redyskonta weksli przyjmowanych przez Narodowy Bank Polski w skali roku, czyli 0,05 x 1,05% = 0,0525% (art. 15zzd ust. 4 Specustawy);
  • okresie spłaty nie dłuższym niż 12 miesięcy, z karencją w spłacie kapitału wraz z odsetkami przez okres 3 miesięcy od dnia udzielenia pożyczki, z możliwością przedłużenia przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia (art. 15zzd ust. 5 i 6 Specustawy);
• Pożyczka wraz z odsetkami podlega umorzeniu (na wniosek), pod warunkiem, że mikroprzedsiębiorca przez okres 3 miesięcy od dnia jej udzielenia będzie prowadził działalność gospodarczą (art. 15 zzd ust. 7 Specustawy);
• Przychody z tytułu umorzenia pożyczki nie stanowią przychodu w rozumieniu Ustawy o PIT oraz Ustawy o CIT (art. 15zzd ust. 10 Specustawy).

Jak:

• Wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej po ogłoszenia naboru przez dyrektora powiatowego urzędu pracy (art. 15zzd ust. 2 Specustawy);
• Pożyczka jest przyznawana na podstawie zawartej umowy (art. 15zzd ust. 1 Specustawy);
• Wniosek o umorzenie zawiera oświadczenie o prowadzeniu działalności przez 3 miesiące od dnia udzielenia pozyczki (art. 15zzd ust. 7 Specustawy); Uwaga, na złożenie wniosku mamy 14 dni od dnia spełnienia warunku prowadzenia działalności przez 3 miesiące (to wynika ze wzoru umowy pożyczki udostępnionej przez urzędy pracy);
• Oświadczenie są składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. W oświadczeniu jest zawarta klauzula o treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” (art. 15zzd ust. 8 Specustawy).

Komentarz dotyczący opisanej wyżej pożyczki: w obecnym kształcie sugerowałbym skorzystanie z tego wsparcia, ponieważ oprocentowanie tej pożyczki jest praktycznie zerowe (0,0525% rocznie), a warunek ewentualnego jej umorzenia, czyli prowadzenie działalności przez 3 miesiące, jest prosty do spełnienia i udowodnienia (a jeśli go nie spełnimy, to zwrócimy pożyczkę).

Tarcza finansowa Polskiego Funduszu Rozwoju

29 kwietnia 2020 rozpoczęło się przyjmowanie wniosków o subwencje w ramach Tarczy Finansowej PFR.

Tarcza jest przeznaczona dla mikro, małych, średnich oraz dużych przedsiębiorstw. Poniżej opisuję kilka szczegółów dla podmiotów mikro.

W przypadku mikrofirm (do 9 osób zatrudnionych) warunki skorzystania to m.in.: zatrudnianie co najmniej 1 osoby (umowa o pracę, na dzień 31.12.2019), spadek obrotów w miesiącu po 1.02.2020 o 25% (rok do roku lub miesiąc do miesiąca). 

Aplikację składa się poprzez współpracujące z PFR banki. 

Wysokość subwencji zależy od liczby pracowników i spadku obrotów. Wynosi 12 tys. zł, 24 tys. zł lub 36 tys. zł na pracownika, w zależności od procentu spadku obrotów, co oznacza, że maksymalna kwota możliwa do uzyskania to 324 tys. zł.

Subwencję trzeba będzie zwrócić w ciągu 24 miesięcy licząc od 13 miesiąca po jej uzyskaniu, przy czym przy utrzymaniu zatrudnienia trzeba zwrócić 25% otrzymanej subwencji. Część podlegająca zwrotowi zwiększa się wraz z procentowym spadkiem zatrudnienia (jeśli taki nastąpił).

Warunki dla małych, średnich i duzych firm są nieco inne (dla MŚP maksymalna subwencja to 3,5 mln). 

Tę pomoc można łączyć z innymi elementami wsparcia (z zastrzeżeniem ograniczenia wysokości łącznej pomocy publicznej).

Nie będę w tym artykule wchodził w szczegóły subwencji z PFR, ponieważ są one dość dobrze opisane na stronach PFR.

Pożyczki płynnościowe POIR z Banku Gospodarstwa Krajowego

BGK uruchomił Pożyczki Płynnościowe z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój dla mikro, małych i średnich firm. Jest to pomoc dla firm dotkniętych skutkami pandemii COVID-19.

Pożyczki płynnościowe na zapewnienie płynności finansowej firmy w związku z negatywnymi konsekwencjami spowodowanymi epidemią COVID-19 udzielane są przez instytucje finansujące współpracujące z BGK.

Więcej informacji znajdziecie tutaj.

Wsparcie z Agencji Rozwoju Przemysłu

Oferta wsparcia przez ARP nie jest raczej przeznaczona dla mikrofirm. Agencja proponuje:

• Leasing operacyjny z karencją w spłacie dla klientów sektora transportu drogowego;
• Pożyczkę obrotową na finansowanie deficytu w kapitale obrotowym (do 5 mln);
• Pożyczkę obrotową finansującą wypłatę wynagrodzeń w sektorze MŚP.

Dwa pierwsze elementy są dla małych i średnich firm o obrotach powyżej 4 mln zł i dodatnich wynikach za 2019 (EBITDA i wynik netto).

Więcej szczegółów znajdziecie tutaj.

To jest część 1 artykułu. W kolejnej, którą znajdziesz tutaj, przeczytasz o innych elementach rządowej tarczy m.in. dotyczących podatku dochodowego, VAT-u, podatku od nieruchomości, umów najmu i innych.

31 marca 2020 przeprowadziłem webinar na temat tarczy antykryzysowej. Tutaj możesz obejrzeć nagranie (uwaga, webinar powstał na bazie wersji ustawy tarczy 1.0 przesłanej do Senatu).

29 kwietnia 2020 omówiłem tarczę antykryzysową 2.0 oraz wsparcie z PFR podczas rozmowy na żywo na Facebooku z Marią Kobryń. Tutaj możesz obejrzeć nagranie.

Jak wdrożyć RODO w firmie prowadzącej wynajem mieszkań

utworzone przez Grzegorz Grabowski | 16 Paź, 2019 | Firma w nieruchomościach, Rady praktyczne

Jednym z obowiązków firm zajmujących się wynajmem jest przestrzeganie RODO. Wbrew pozorom, wdrożenie RODO nie polega tylko na dodaniu odpowiednich klauzul informacyjnych do umowy najmu. To tylko nikła część tego, co trzeba zrobić, żeby prawidłowo wypełnić wymagania związane z ochroną danych osobowych. W tym artykule dokładnie tłumaczę, na przykładzie konkretnej firmy, w jaki sposób „wdrożyć RODO” w małej firmie zajmującej się wynajmem mieszkań.

Ten artykuł opisuje moje podejście do RODO dla firmy, która wynajmuje komuś mieszkania. Jest on adekwatny dla wynajmujących prowadzących swój najem w ramach indywidualnej działalności gospodarczej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy też innego rodzaju podmiotu gospodarczego.

Przede wszystkim, zanim zaczniesz czytać ten artykuł, przeczytaj mój poprzedni artykuł o RODO dla wynajmujących. Znajdziesz tam m.in. krótkie podsumowanie kwestii teoretycznych:

• co to jest RODO,
• co to są dane osobowe i ich przetwarzanie,
• kiedy RODO obowiązuje wynajmujących,
• jakie masz obowiązki związane z RODO.

W niniejszym artykule nie będę więc ww. informacji powtarzał. Niniejszy artykuł jest bardziej praktyczny, pokazujący, jak te obowiązki wynikające z RODO zrealizować, ale do jego zrozumienia i stosowania konieczna jest znajomość teorii z poprzedniego.

W szczególności, na podstawie poprzedniego artykułu oceń, czy RODO w ogóle Cię dotyczy. W dużym skrócie, jeśli przetwarzasz dane wyłącznie w celach osobistych, to możesz skorzystać z wyłączenia z art. 2 pkt 2 lit c rozporządzenia i RODO Cię nie dotyczy. Nie musisz wtedy czytać niniejszego artykułu. Zaoszczędzisz pewnie co najmniej kilkanaście minut swojego życia 😉

Niemniej, niektórzy specjaliści od RODO twierdzą, że tzw. „wynajem prywatny” (którego nie uznajemy za działalność gospodarczą z punktu widzenia Ustawy o PIT) to nie jest przetwarzanie danych wyłącznie w celach osobistych. Oznacza to, że ich zdaniem RODO dotyczy w praktyce wszystkich wynajmujących.

Spis treści:

• Zastrzeżenia formalno-prawne
• Administrator vs podmiot przetwarzający
• Podstawa przetwarzania
• RODO na jednym obrazku
• Analiza ryzyka
• Ocena skutków przetwarzania
• Zasada rozliczalności
• Obowiązek informacyjny
• Obsługa praw jednostki
• Ograniczenie celu, minimalizacja danych i ograniczenie przechowywania
• Bezpieczeństwo danych
• Powierzenie danych innym podmiotom
• Obsługa incydentów naruszeń
• Dokumentacja wewnętrzna
• Rejestr czynności przetwarzania
• Zarządzanie dokumentacją
• Zastrzeżenia na koniec (i propozycje)

Zastrzeżenia

Nie jestem prawnikiem ani zaawansowanym specjalistą od ochrony danych osobowych. Moje doświadczenia z RODO są takie, że „wdrażałem RODO” w kilku swoich firmach, ale ze wsparciem prawników m.in. Wojtka Wawrzaka z bloga Prakreacja.pl (którego zresztą pozdrawiam i dziękuję za solidne wsparcie).

RODO nie jest ścisłą regulacją i daje tylko ogólne wskazówki, jak powinny być realizowane określone w rozporządzeniu obowiązki. To pozostawia bardzo wiele do decyzji osób i firm, które chcą przetwarzać dane osobowe, stąd opisane w tym artykule podejście jest wynikiem mojej analizy i moich decyzji.

Co więcej, w miarę upływu czasu oraz nabywania doświadczenia (czyli tzw. praktyki), na pewno będę swoje podejście modyfikował. Przykładowo, moje podejście może się zmienić w wyniku publikacji UODO (warto śledzić stronę https://uodo.gov.pl/) lub powstania adekwatnych kodeksów postępowania zgodnie z art. 40 RODO. Przykładowo, jakiś czas temu UODO opublikował 10 wskazówek dla administratorów danych w kontekście RODO.

Niniejszy artykuł ma Wam pomóc we „wdrożeniu RODO” w firmie prowadzącej wynajem mieszkań. Pamiętajcie jednak, że każdy przypadek jest inny i z pewnością materiały z tego artykułu musicie dostosować do swojej sytuacji. Nie biorę też odpowiedzialności za skutki wykorzystania tego artykułu i nie stanowi on doradztwa prawnego.

Dodatkowo, o ile uważam, że w najprostszych przypadkach można „wdrożyć RODO” samemu, to nie obawiajcie się korzystać z prawników, przy czym zadbajcie o to, żeby to był prawnik znający się na tym temacie. W branży kreatywnej/e-commerce polecam Wojtka Wawrzaka, a w branży nieruchomości Piotra Dobrowolskiego.

Poniższy artykuł jest oparty o „wdrożenie RODO” w rzeczywistej firmie zajmującej się wynajmem, ale w przykładowych dokumentach zamieniłem jej nazwę na MOJEPOKOJE ADAM NOWAK. Pozostałe nazwy również zamieniłem na takie, które nie pozwolą na identyfikację rzeczywistych osób.

Jestem administratorem danych osobowych

W moim odczuciu zrozumienie idei administratora danych osobowych, a także procesora, a przede wszystkim różnicy między tymi dwoma pojęciami jest kluczowe.

Całe RODO dotyczy ochrony danych osobowych (definicję danych osobowych znajdziesz w moim poprzednim artykule). Zwracam uwagę, że chodzi o dane osobowe zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, czyli konkretnego człowieka (dane osoby prawnej np. spółki nie podlegają ochronie w ramach RODO). Ochrona danych osób fizycznych jest postrzegana jako podstawowe prawo człowieka.

Zgodnie z art. 4 RODO administrator oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Wg mnie będzie nim podmiot, który przetwarza dane osobowe na swoje potrzeby (najczęściej pozyskane od osób, których dane dotyczą, ale mogą one być pozyskane także od innych osób np. gdy od najemcy uzyskujemy dane jego poręczyciela).

Z kolei, gdy jakiś podmiot przetwarza dane osobowe dla innego podmiotu, staje się podmiotem przetwarzającym dane, czyli tzw. procesorem (uwaga, nazwa „procesor” jest nazwą zwyczajową i nie występuje oficjalnie w RODO).

Z kolei procesor może powierzyć dane innemu procesorowi, który w ten sposób staje się podprocesorem.

Jako firma wynajmująca komuś mieszkania, jestem administratorem danych osobowych najemców, pracowników (o ile ich posiadam) oraz dostawców, a także osób, z którymi koresponduję (którzy nie zawsze zaliczają się do wcześniej wymienionych grup).

Nie jestem natomiast procesorem, ponieważ nie przetwarzam danych osobowych powierzonych mi przez kogoś innego do przetwarzania na jego zlecenie.

Powierzam jednak dane osobowe swoich najemców, pracowników oraz dostawców innym podmiotom do przetwarzania np. firmie księgowej (ona staje się ich procesorem).

Podstawa przetwarzania

Zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, jak mówi art. 6 ust. 1 RODO, zawsze odbywa się na jakiejś podstawie:

• zgody,
• wykonania umowy,
• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej,
• prawnie uzasadnionych interesów administratora.

Wg mnie w ramach najmu nie przetwarzam danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani „karnych” (art. 10 RODO), nie zwracam więc uwagi na szczególne wymagania dotyczące przetwarzania tego rodzaju danych.

W przypadku najmu i przetwarzania danych najemców podstawą przetwarzania będzie najczęściej:

• konieczność wykonania umowy (trudno zrealizować umowę najmu, jeśli nie znamy danych najemcy),
• wypełnienie obowiązków prawnych przez administratora (np. wystawienie faktury, rozliczenie księgowe), a także
• prawnie uzasadniony interes administratora (przechowujemy dane najemcy do momentu przedawnienia roszczeń, które mogą wytoczyć obydwie strony).

Dla przetwarzanych przeze mnie danych pracowników, dostawców i osób, z którymi koresponduję, podstawy mogą być nieco inne (patrz fragment artykułu o obowiązku informacyjnym).

Wystarczy znaleźć jedną podstawę prawną dla danego rodzaju przetwarzania.

Jeśli nie masz dla jakichś danych co najmniej jednej podstawy przetwarzania, to nie powinieneś ich przetwarzać.

Uwaga, wg mnie zasadniczo w przypadku działalności polegającej na najmie nie musimy od nikogo zbierać zgód na przetwarzanie jego danych (chyba że zamierzamy robić coś wykraczającego poza najem). Jeśli mogę wykazać, że jakieś przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub zabezpieczenia mojego prawnie uzasadnionego interesu, to zgoda nie jest potrzebna.

Moje podejście do RODO na jednym obrazku 😉

Po przeczytaniu 2 czy 3 książek o RODO, kilkudziesięciu artykułów i dość szybkim „wdrożeniu” RODO w kilku swoich firmach (ze wsparciem ww. prawników) nadal nie czuję się ekspertem w tym temacie. Doszedłem jednak do wniosku, że RODO nie jest jakimś oderwanym od rzeczywistości zbiorem wymagań, ale ogólnym, jak najbardziej jednak spójnym, systemem mającym zapewnić ochronę danych osobowych w całej Unii. Postarałem się więc zwizualizować swoje rozumienie RODO dla firmy zajmującej się wynajmem mieszkań na jednym obrazku:

Podkreślam, że nie jest to obrazek, który ma zilustrować całe „RODO”, ale pokazać podejście do ochrony danych osobowych dla konkretnego podmiotu gospodarczego, czyli firmy wynajmującej mieszkania. Powyższy obrazek pozwolił mi na weryfikację, czy objąłem „wdrożeniem” wszystkie elementy, a także na pewne uporządkowanie podejścia i uporządkowanie tego artykułu. Nie przejmuj się w tym momencie, jeśli nie rozumiesz w pełni tego obrazka. Poniżej opisuję poszczególne jego elementy – po przeczytaniu tego artykułu stanie się on dla Ciebie jasny.

Analiza ryzyka

RODO narzuca nam podejście do przetwarzania danych osobowych oparte o ryzyko.

O jakie ryzyko chodzi?

Patrząc na motyw 75 RODO, można powiedzieć, że chodzi o ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których te dane dotyczą. Nie chodzi więc o ryzyko dla naszej firmy np. kary lub szkody biznesowej wynikającej z wycieku danych, ale o to, czy ucierpią osoby, których dane przetwarzamy.

To ryzyko musimy regularnie analizować (szacować).

RODO nie podaje konkretnej metody przeprowadzania analizy. Każdy musi dokonywać jej samodzielnie, uwzględniając wiele specyficznych dla niego czynników, takich jak: wielkość, struktura organizacyjna, możliwości techniczne czy charakter, zakres danych oraz cel przetwarzania, kontekst oraz zagrożenia dla tych danych.

Następnie powinniśmy dostosować do tego ryzyka nasze podejście do przetwarzania danych, w szczególności musimy dostosować wszelkie środki związane z bezpieczeństwem przetwarzanych danych.

RODO nie narzuca więc nam jakichś konkretnych rozwiązań zabezpieczających przetwarzane dane, ale wymusza analizę ryzyka i dostosowanie tych rozwiązań do wyników tej analizy.

Wziąłem więc sobie powyższe założenia do serca i dokonałem analizy ryzyka. Fakt ten opisałem w notatce (znajdziecie ją w pakiecie dokumentów).

Wszystkie przykładowe dokumenty z tego artykułu możesz otrzymać, zapisując się na mój DARMOWY newsletter. Oprócz tych dokumentów (za darmo!) otrzymasz także m.in. wzór umowy najmu oraz mailowy kurs rozliczania podatków od najmu. Jeśli jesteś już moim subskrybentem, po wpisaniu adresu e-mail w formularzu do zapisu na newsletter zostaniesz od razu przekierowany na stronę, z której będziesz mógł pobrać pliki RODO oraz inne bonusy.

Z mojego rozumienia RODO wynika, że analiza ryzyka powinna być przeprowadzana raz na jakiś czas, a inne elementy powinny być dostosowane do wyników tej powtarzanej analizy (art. 24 ust. 1 RODO: „[…] Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane”.).

W moim wykonaniu polega to po prostu na tym, że raz na rok dokonuję ponownej analizy i oceniam, czy muszę zmienić coś w swoim podejściu do przetwarzania danych (a jeśli coś wymaga zmiany, to odpowiednio modyfikuję podejście). Zgodnie z zasadą rozliczalności (o której piszę niżej) z tej ponownej analizy również sporządzam notatkę (z tego powodu w pakiecie dokumentów znajdziecie dwie notatki – z 1 maja 2018 roku oraz z 1 maja 2019 roku) i archiwizuję w odpowiednim folderze.

Więcej szczegółów na temat podejścia opartego o ryzyko znajdziesz w dwuczęściowym poradniku przygotowanym przez Prezesa UODO.

Ocena skutków przetwarzania

Opisana wyżej ocena ryzyka jest też podstawą do decyzji, czy musimy zrobić ocenę skutków przetwarzania.

Artykuł 35 RODO mówi, że jeżeli dany rodzaj przetwarzania może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, to musimy, przed rozpoczęciem przetwarzania (!), dokonać oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych. W tym samym artykule wymienione są również przykładowe sytuacje, w których taka ocena jest konieczna. Narzuca też na organ nadzorczy (w przypadku Polski na Prezesa UODO) obowiązek podania do publicznej wiadomości wykazu rodzajów operacji przetwarzania, które powodują konieczność zrobienia oceny skutków przetwarzania.

W lipcu 2019 roku Prezes UODO wydał komunikat w sprawie wykazu rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony.

Po analizie ryzyka oraz przejrzeniu ww. komunikatu Prezesa UODO stoję na stanowisku, że operacje przetwarzania danych, które wykonuje moja firma świadcząca usługi najmu, nie wymagają dokonania oceny skutków przetwarzania.

Uwaga to jest moja subiektywna ocena, dokonana na bazie wykonanej w mojej firmie analizy ryzyka. W Twoim wypadku sytuacja może być inna.

Analizę ryzyka, jak wspomniałem wcześniej, przeprowadzam raz na rok, więc adekwatnie do tego raz na rok dokonuję decyzji, czy muszę wykonać ocenę skutków przetwarzania.

Jesteś winny (zasada rozliczalności, czyli domniemanie winy)!

Artykuł  5 ust. 2 RODO mówi, że „Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność”)”.

Dodatkowo, artykuł 82 ust. 3 RODO mówi, że „Administrator lub podmiot przetwarzający zostają zwolnieni z odpowiedzialności […], jeżeli udowodnią, że w żaden sposób nie ponoszą winy za zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody”.

Zasada rozliczalności oznacza, że nie tylko musimy wykonać obowiązki wynikające z RODO, ale także być w stanie udowodnić, że je wykonaliśmy. RODO zakłada domniemanie winy, czyli jeśli nie wykażesz, że nie ponosisz winy, to automatycznie, jako administrator, odpowiadasz za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszającym RODO (artykuł 82 ust. 2).

Jedynym chyba sposobem na udowodnienie, że coś zrobiliśmy zgodnie z RODO, jest odpowiednia dokumentacja. Z tego powodu przy wszystkich obowiązkach opisywanych w tym artykule zawsze opisuję także, w jaki sposób dokumentuję wykonanie tego obowiązku. Dzięki dokumentacji będę miał w razie potrzeby możliwość udowodnienia, że tego obowiązku dopełniłem. Przykładowo, każda wspomniana wcześniej analiza ryzyka jest opisana w osobnej notatce, która jest dowodem, że tej analizy dokonałem.

Na samym końcu tego artykułu opisuję dokładniej, w jaki sposób zarządzam dokumentacją, przede wszystkim właśnie po to, żeby zadośćuczynić zasadzie rozliczalności.

Uwaga, ta konieczność dokumentacji wszystkiego doprowadziła do tego, że spełnienie obowiązków wynikających z RODO jest przez wiele osób utożsamiane ze zrobieniem/prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji! Nic bardziej mylnego!

Do spełnienia obowiązków wynikających z RODO nie wystarczy „zrobić papiery”. Trzeba spełniać wymagania RODO, czyli m.in. odpowiednio przetwarzać i zabezpieczać dane, a potem to jeszcze (niestety) udokumentować, żeby mieć dowód, że to prawidłowo robimy.

Obowiązek informacyjny

Jednym z praw, które zapewnia wszystkim RODO, jest prawo do wiedzy, co się dzieje z naszymi danymi osobowymi. Z tym wiąże się narzucony na administratora obowiązek informacyjny. Ma on poinformować osobę, której dane przetwarza:

• gdy zbiera dane od tej osoby (artykuł 13 RODO),
• gdy zbiera dane na temat tej osoby z innych źródeł (artykuł 14 RODO),
• gdy zmienia albo dodaje cel przetwarzania,
• gdy osoba, której dane dotyczą, zażąda dostępu do danych (artykuł 15 RODO).

Ale o czym poinformować?

Dość precyzyjnie określają to wspomniane wyżej artykuły 13, 14 i 15 RODO.

Przykładowo, gdy zbieramy dane od osoby, której te dane dotyczą, musimy przedstawić jej m.in.:

• tożsamość i dane kontaktowe administratora,
• cel i podstawy prawne przetwarzania danych,
• odbiorców lub kategorie odbiorców danych,
• informację o okresie przechowywania danych (lub kryteriach jego ustalania),
• jej prawach i ewentualnym profilowaniu

(uwaga, powyższa lista nie jest pełna – odsyłam do artykułu 13 RODO).

Trzeba pamiętać, że musimy spełnić obowiązek informacyjny wobec wszystkich osób, których dane przetwarzamy (nie tylko wobec najemców).

Jak to zrobić?

Wobec najemców

Ja przedstawiam najemcom kartkę, na której umieszczam odpowiednie informacje (jest to załącznik do umowy najmu) i proszę o podpis. Potem tę kartkę skanuję i wrzucam do odpowiedniego folderu razem z zeskanowaną umową, a papierową wersję archiwizuję w segregatorze.

Przykład takiego dokumentu znajdziesz w pakiecie, który otrzymasz po zapisaniu się na newsletter. Uprzedzam, że ten dokument należy odpowiednio zmodyfikować i dostosować do swojego przypadku (pewnym minimum jest, chociażby wstawienie odpowiednich danych administratora 😉).

Jednym z elementów, o których trzeba poinformować osoby, których dane przetwarzamy, jest podstawa ich przetwarzania. Zwracam uwagę, że, zgodnie z tym, co napisałem wcześniej w tym artykule, w przypadku przetwarzania danych osobowych naszych najemców podstawą przetwarzania nie jest zgoda najemcy (nie musimy mieć od nich zgody). Z tego powodu podpis na tej kartce nie jest zgodą, ale wyłącznie potwierdzeniem dla mnie, że najemca otrzymał i zapoznał się z tymi informacjami (pamiętasz o zasadzie rozliczalności? Ten podpis jest dowodem, że dopełniłem obowiązku informacyjnego).

Czasami niektórzy wynajmujący uzyskują jednak od najemców zgody np. na przedstawienie im oferty przedłużenia najmu na kolejny rok. Wg mnie najlepiej dodać wtedy odpowiednie pole w ww. dokumencie oraz odpowiednio zmodyfikować informacje m.in. o celach i podstawach przetwarzania. Podpis najemcy będzie potwierdzeniem zgody.

Jak już wspomniałem wcześniej, przetwarzam dane osobowe nie tylko najemców, ale także innych osób: pracowników, dostawców i osób, z którymi wymieniam maile (którzy nie zawsze należą do jednej z wcześniej wymienionych grup). Wobec nich również należy dopełnić obowiązku informacyjnego.

Wobec pracowników

Właściwie to musiałem dopełnić obowiązku informacyjnego wobec jednego pracownika, bo tylko jednego zatrudniam 😉. Zrobiłem to poprzez przedstawienie odpowiedniego dokumentu, a na jego kopii uzyskałem potwierdzenie, że zapoznał się z nim. Oczywiście, zarchiwizowałem dokument w postaci elektronicznej oraz papierowej.

Przykład takiego dokumentu znajdziesz w pakiecie, który otrzymasz po zapisaniu się na newsletter.

Przetwarzanie danych w procesach rekrutacji i zatrudniania pracowników to oczywiście bardzo szeroki temat, którego nie jestem w stanie pokryć w tym artykule. Jeśli jesteś pracodawcą, polecam poradnik UODO na ten temat.

Aczkolwiek inny organ też wypowiedział się na ten temat i, jak to zwykle w Polsce bywa, jego zdanie jest odmienne 😉

Wobec dostawców

Wobec dostawców, o ile są to osoby fizyczne, spełniłem obowiązek informacyjny wysyłając im również odpowiedni dokument, a potem zachowałem kopię maili, które wysłałem.

Przykład takiego dokumentu znajdziesz w pakiecie, który otrzymasz po zapisaniu się na newsletter.

Wobec odbiorców maili

Polityka w kontaktach bezpośrednich, do której link mam w stopce każdego maila (mojepokojeadamnowak.pl/klauzula-informacyjna-mail), jest sposobem na spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, z którymi koresponduję mailowo.

Przykład takiego dokumentu znajdziesz w pakiecie, który otrzymasz po zapisaniu się na newsletter.

W przypadku wielu firm elementem związanym z obowiązkiem informacyjnym jest polityka prywatności publikowana najczęściej na stronie internetowej. W moim przypadku zdecydowałem, że nie będę mieć/publikować polityki prywatności, bo… firma nie ma strony internetowej i obowiązek informacyjny spełniam poprzez wcześniej wymienione elementy.

Niektórzy wynajmujący żądają od swoich najemców poręczenia od kogoś innego np. od studenta żądają poręczenia od rodziców. W takim wypadku należy również spełnić obowiązek informacyjny wobec osób poręczających.

W przypadku podnajmu, gdzie przetwarzasz dane osobowe właścicieli mieszkań, obowiązku informacyjnego należy dopełnić także wobec nich.

Obsługa praw jednostki

Jeśli przejrzałeś dokumenty przedstawiane najemcom i innym osobom, których dane przetwarzamy, to zauważyłeś zapewne, że informujemy tam te osoby o prawach im przysługujących m.in. prawie dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, prawie do sprostowania (poprawiania) swoich danych, prawie do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawie do przenoszenia danych, prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Skoro informujemy ich, że mogą skorzystać z tych wszystkich praw, to musimy im jeszcze to umożliwić (zrealizować ich żądania). To, w jaki sposób to zrobić, opisuje art. 12 RODO.

Przede wszystkim, musimy się komunikować „w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem”. Dotyczy to nie tylko komunikacji podczas obsługi żądań, ale całej komunikacji z osobami, których dane przetwarzamy. Przykładowo, o jakość komunikacji musimy zadbać również w dokumencie informacyjnym. Nie powinniśmy więc np. używać żargonu prawniczego, cytować wyłącznie przepisów, a najlepiej też przeprowadzić tzw. „test Kowalskiego” (czyli dać to do przeczytania przeciętnemu człowiekowi bez doświadczenia z ochroną danych i sprawdzić, czy rozumie).

Zanim odpowiemy na żądanie, musimy potwierdzić tożsamość/uwierzytelnić daną osobę, żeby mieć pewność, że udzielamy informacji właściwej osobie.

Ze względu na zasadę rozliczalności powinniśmy komunikować się na piśmie lub elektronicznie. Na żądanie wnioskodawcy można informacji udzielić ustnie, ale i tak wtedy trzeba potwierdzić tożsamość i udokumentować jakoś obsługę żądania.

Powinniśmy bezzwłocznie odpowiadać na każde żądanie, a w każdym razie w ciągu miesiąca (w uzasadnionych przypadkach można to wydłużyć o 2 miesiące, z podaniem uzasadnienia). W ciągu miesiąca powinniśmy także poinformować wnioskodawcę, jeśli zdecydujemy się nie zrealizować żądania (i podać powody).

W przypadku nieuzasadnionych lub nadmiernych (także ze względu na swój ustawiczny charakter) żądań możemy pobrać rozsądną opłatę (uwzględniającą koszty administracyjne) za ich realizację albo odmówić podjęcia działań. Powinniśmy jednak sami wykazać, że żądanie jest nieuzasadnione lub nadmierne.

Jak więc mogłaby wyglądać obsługa takiego żądania? Wg mnie trzeba wykonać następujące kroki:

• potwierdzenie tożsamości (żeby się upewnić, że odpowiemy właściwej osobie),
• analiza, czy jest zasadne i nie jest nadmierne,
• ewentualne pobranie opłaty, jeśli żądanie jest nieuzasadnione lub nadmierne, lub odmowa realizacji,
• sprawdzenie, czy w ogóle przetwarzamy dane wnioskodawcy (jeśli nie, informujemy go o tym i zamykamy sprawę),
• analiza i realizacja żądania np. poprzez udzielenie informacji.

Dobrym przykładem żądania, które często się pojawia, a jednocześnie możemy odmówić jego realizacji, jest wniosek od byłego najemcy, żebyśmy usunęli wszystkie jego dane. Często tak się dzieje, gdy rozstajemy się z najemcą w nie najlepszej atmosferze (bo np. zatrzymaliśmy część jego kaucji na poczet zniszczeń, które zrobił w lokalu) i on w złości przysyła nam żądanie „Na podstawie RODO proszę skasować wszystkie moje dane, które Państwo mają”.

W takiej sytuacji należy zapisać jego żądanie, wysłać odpowiedź odmowną i ją również zapisać.

A dlaczego możemy odmówić realizacji tego żądania? Ponieważ mamy inne niż jego zgoda podstawy przetwarzania jego danych np. obowiązki wynikające z przepisów prawa (np. musimy przechowywać dokumentację księgową czy też prawnie uzasadniony interes (np. ochrona przed jego roszczeniami w przyszłości)).

Przy każdym żądaniu, nawet gdy odmówimy jego realizacji, musimy pamiętać o zasadzie rozliczalności, czyli o dokumentowaniu. Ja po prostu zapisuję w odpowiednim folderze wszystkie żądania (np. wydruk maila do PDF) oraz nasze odpowiedzi na nie (także wydruk maila do PDF).

Ograniczenie celu, minimalizacja danych, ograniczenie przechowywania

Zgodnie z artykułem 5 ust. 1 pkt b RODO dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”).

Wg mnie oznacza to tyle, że jeśli wzięliśmy dane od najemców w celu realizacji umowy najmu i ochrony przed roszczeniami, to nie możemy zacząć wykorzystywać je, bez dodatkowych kroków (m.in. dopełnienia obowiązku informacyjnego i zdobycia zgody) np. do marketingu jakichś usług wśród naszych najemców. Dbam więc o to, żeby wykorzystywać je wyłącznie w tych celach, do których je od nich zebrałem (i o tych celach tych najemców poinformowałem).

Zgodnie z artykułem 5 ust. 1 pkt c RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).

W dużym skrócie oznacza to, że zbieramy od najemców i potem przetwarzamy wyłącznie te dane, których naprawdę potrzebujemy (które są niezbędne do realizacji celów przetwarzania). Przykładowo, od dawna nie kopiuję już ich dowodów osobistych (akurat tego nie robię nie tylko z powodu RODO), nie pytam najemców o informacje, których nie potrzebuję. W przypadku zaświadczeń o zatrudnieniu proszę jedynie o ich okazanie, natomiast ich nie zbieram i nie archiwizuję.

Zgodnie z artykułem 5 ust. 1 pkt e RODO dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”).

Oznacza to, że dane możemy przechowywać tak długo, jak jest to uzasadnione celami ich przetwarzania (czyli tak długo jak mamy podstawę ich przetwarzania). Przykładowo, jeśli przechowujemy je w celu ochrony przed roszczeniami, to robimy to wyłącznie do upływu okresu przedawnienia roszczeń (te okresy są określone innymi przepisami).

W mojej opinii nie jest łatwo określić, jak długo powinniśmy czy też możemy przetwarzać (przechowywać) poszczególne dane. Wg mnie w przypadku danych najemcy znajdujących się na umowie uzasadnione może być przechowywanie nawet przez kilkanaście lat.

W każdym razie zadbałem o to, żeby o okresie lub kryteriach jego ustalania poinformować w dokumencie informacyjnym wszystkie osoby, których dane przetwarzam. Do tego raz na jakiś czas analizuję przetwarzane dane i ewentualnie usuwam te, do przetwarzania których nie mam już podstaw. Niemniej, to zagadnienie nie jest banalne i nie mam jeszcze dobrego rozwiązania np. na usuwanie tych danych z kopii zapasowych (na których siłą rzeczy możemy mieć sporo danych, dla których podstawy przetwarzania zniknęły i należałoby je usunąć).

Zapewnienie bezpieczeństwa danych

Zgodnie z artykułem 5 ust. 1 pkt d i e RODO dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane („prawidłowość”), a także przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

Na podstawie analizy ryzyka, o której pisałem wcześniej oraz adekwatnie do wyników tej analizy, trzeba wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, żeby zapewnić prawidłowość, integralność i poufność danych osobowych, które przetwarzam.

Wg mnie środki techniczne to m.in. te dotyczące infrastruktury służącej do przetwarzania danych osobowych: urządzeń końcowych (komputery, telefony, tablety), serwerów i sieci, usług w chmurze, ale także po prostu firmowych szaf z dokumentami papierowymi. Nie wiem, czy widzieliście w Internecie reklamy „szaf zgodnych z RODO”? Nie bardzo wiem, czym różnią się od normalnych szaf zamykanych na klucz, ale jestem prawie pewien, że niczym 😉

Jakie środki techniczne wdrożyłem (prawdę mówiąc, wiele z nich było wdrożone już wcześniej, zanim w firmie nastało RODO 😉)?

Przede wszystkim, każda osoba w firmie ma swój login i hasło do każdego systemu, którego używamy. Nie stosujemy pożyczania sobie urządzeń czy też udostępniania loginu/hasła innym osobom. Wdrożyłem odpowiednią politykę zmiany tych haseł.

Dostęp do każdego urządzenia (komputera, telefonu, tabletu) jest chroniony hasłem.

Oczywiście, dbamy o to, żeby nie stracić komputera, telefonu czy tabletu, ale jeśli już do tego dojdzie, to osoba, która przejmie dane urządzenia, w praktyce nie powinna mieć możliwości odczytania danych znajdujących się na tym urządzeniu, ponieważ dane na nim są odpowiednio szyfrowane, tak, aby bez znajomości hasła nie można było ich odczytać.

W przypadku rezygnacji z danego urządzenia (np. wyrzucenia na śmietnik czy sprzedaży), a także w przypadku oddawania go do serwisu dbamy o skasowanie danych osobowych z nośników w danym urządzeniu.

Używamy tylko sprawdzonego oprogramowania, w tym oprogramowania antywirusowego, od wiarygodnych dostawców i na bieżąco je aktualizujemy.

Pliki firmowe trzymane są w chmurze, co niejako oznacza tworzenie kopii bezpieczeństwa poza siedzibą firmy, ale niezależnie od tego jeszcze robimy regularne kopie tych danych na lokalny „dysk sieciowy”.

Zadbaliśmy o ograniczony dostęp do biura (klucze i karty dostępowe), a jeśli już ktoś obcy wchodzi do biura, to dbamy o to, żeby nigdy nie został sam w pokoju/miejscu, gdzie mógłby mieć dostęp do danych.

Dokumenty papierowe zawierające dane osobowe trzymamy w zamkniętej na klucz szafie i nie leżą one nigdy „luzem” na naszym biurkach (chyba że akurat nad nimi pracujemy). A tak generalnie, nie tylko z tego względu, dążę do tego, żeby dokumenty papierowe wyeliminować (co jednak w polskiej rzeczywistości nigdy nie będzie do końca możliwe).

Powyższe kwestie można zawrzeć w „polityce czystego biurka”- zbiorze zasad, który możemy wdrożyć w firmie.

Środki organizacyjne to przede wszystkim ludzie. Są oni, tak naprawdę, kluczowym elementem bezpieczeństwa danych w firmie.

Mam w firmie jednego pracownika, w związku z tym przeprowadziłem szkolenie dla tego pracownika (zrobiłem to samodzielnie, z dokumentacją uczestnictwa w postaci karty szkolenia w celu spełnienia zasady rozliczalności), dałem upoważnienie do przetwarzania danych oraz pracownik podpisał zobowiązanie do zachowania poufności (te dokumenty również znajdziesz w pakiecie, który otrzymasz po zapisaniu się na newsletter). Oczywiście, w przypadku, gdy pracownik odchodzi, upoważnienie powinno być odwołane. W przypadku większej liczby pracowników/współpracowników należałoby prowadzić ewidencję wydanych i odwołanych upoważnień. Zgodnie z art. 24 ust. 2 RODO, wszystkie powyższe zasady opisałem w „Polityce ochrony danych osobowych”, która jest zbiorem zasad postępowania z danymi osobowymi, do przestrzegania których zobowiązani są wszyscy w mojej firmie. Taką politykę znajdziesz także wśród dokumentów, które otrzymasz po zapisaniu się na newsletter. Uwaga, absolutnie musisz dostosować jej treść do swojego przypadku.

Ponownie zgodnie z art. 24 ust. 2 RODO, stworzyłem także instrukcję zarządzania systemami informatycznymi, w której opisałem wszystkie zasady związane z naszą infrastrukturą IT wykorzystywaną do przetwarzania danych osobowych.

Moją wersję instrukcji zarządzania systemami informatycznymi otrzymasz w pakiecie po zapisaniu się na newsletter. Uwaga, absolutnie musisz dostosować jej treść do swojego przypadku.

Zgodnie z art. 24 ust. 1 RODO („Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.”) polityka ochrony danych osobowych a także instrukcja zarządzania systemami informatycznymi mogą, a wręcz powinny podlegać zmianom, w miarę nabywania nowych doświadczeń, nowych zagrożeń czy sposobów na zabezpieczenie danych.

Jedna uwaga na koniec: art. 24 ust. 2 mówi o wdrożeniu przez administratora odpowiednich polityk ochrony danych „Jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania”. Nie wiem, czy stworzenie i wdrożenie tych dwóch dokumentów jest adekwatne w małej firmie zajmującej się wynajmem. W mojej opinii tak, ale ktoś może mieć inne zdanie, a ja w pełni je uszanuję.

Oczywiście, ww. elementy zapewniają zabezpieczenie danych w obrębie mojej firmy, ale ja przecież przekazuję te dane także innym podmiotom. Wdrażanie tych wszystkich zabezpieczeń u siebie w firmie nie miałoby sensu, gdybyśmy nie zadbali o to, żeby dane osobowe, które przetwarzamy, były bezpieczne u partnerów, którym je powierzamy. O tym, jak zapewnić bezpieczeństwo w przypadku powierzenia innym podmiotom, piszę poniżej.

Powierzenie danych innym podmiotom

Przekazuję dane swoich klientów innym podmiotom tj. powierzam im je do przetwarzania (te podmioty stają się dla mnie procesorami). Zgodnie z art. 28 ust. 1 RODO powinienem korzystać wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

Co to oznacza? Trzeba po prostu wybierać wiarygodnych partnerów/dostawców, którzy wiedzą co to jest RODO i co do których masz pewność, że to RODO wdrożyli.

Zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO administrator z każdym procesorem, któremu powierza dane do przetwarzania, powinien podpisać umowę powierzenia lub to powierzenie powinno odbywać się na podstawie innego instrumentu prawnego.

Art. 28 ust. 3 RODO dość precyzyjnie określa, jakie wymagania powinna spełniać umowa powierzenia lub inny instrument prawny wiążący administratora (czyli Twoją firmę) z procesorem.

Jeśli któryś z partnerów/dostawców, którym masz potencjalnie powierzać dane osobowe do przetwarzania, ma problem z podpisaniem umowy powierzenia albo nie podoba Ci się ta umowa (np. nie spełnia wymagań art. 28 ust. 3 RODO, dostawca nie bierze na siebie żadnej odpowiedzialności), to być może nie jest właściwym dostawcą i trzeba poszukać innego.

A komu powierza dane osobowe firma zajmująca się wynajmem mieszkań? Niestety, wielu podmiotom np.:

• swojej firmie księgowej (nasze biuro podpisuje z klientami umowę powierzenia przy okazji podpisywania umowy na obsługę księgową),
• firmie zarządzającej najmem w naszym imieniu (jeśli z takowej korzystamy),
• firmie utrzymującej system do zarządzania najmem (w moim przypadku korzystam z Systemu Obsługi Najmu, który udostępnia odpowiednie informacje o RODO),
• firmie obsługującej skrzynki mailowe (może to być firma hostingowa bądź po prostu Google lub Microsoft, jeśli korzystamy z płatnych skrzynek od tych firm),
• dostawcy usługi chmurowej np. Dropbox, Google, Microsoft,
• firmie IT zapewniającej wsparcie informatyczne,
• firmie kurierskiej (jeśli z takowej korzystamy),
• konserwatorom budynków,
• innym podmiotom, w zależności od tego, w jaki sposób prowadzimy swój biznes.

Duże znaczenie ma to, czy dane będą przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Pamiętajcie, że RODO to akt unijny, w związku z tym z pewną dozą nieufności podchodzi do faktu, że dane mogłyby wypłynąć poza obszar obowiązywania RODO. Tak naprawdę, wg mnie, nie jest łatwo tego uniknąć, bo sporo firm korzysta z usług Google’a, który swoje serwery ma na całym świecie. Istnieje jednak możliwość sprawienia, żeby usługodawcy typu Google czy Microsoft przetwarzali Twoje dane tylko na obszarze EOG i/lub w innych bezpiecznych lokalizacjach (wg moich informacji opcja dostępna chyba tylko w ramach płatnych usług tych firm np. GSuite).

Jak podpisałem umowy powierzenia? W większości przypadków dostałem propozycję od partnerów/dostawców lub znalazłem na ich stronie internetowej i po przeanalizowaniu, czy dana umowa spełnia wymagania (obejmuje wszystkie elementy wymienione w art. 28 ust. 3 RODO) zawarłem je w formie dokumentowej (na papierze bądź inaczej). W przypadku niektórych dostawców upewniłem się, że wiąże mnie z nimi inny instrument prawny (tak było z Google, co do którego upewniłem się też, że znajduje się na liście Privacy Shield).

Oczywiście, dbam o to, żeby wszystkie powierzenia mieć udokumentowane. Każdy procesor, któremu powierzam dane, ma u mnie osobny folder, w którym trzymam informacje o podpisanej umowie powierzenia. Wśród pakietu dokumentów, który otrzymasz po zapisaniu się na newsletter, jest także przykładowa umowa powierzenia danych, którą klienci naszego biura rachunkowego podpisują z nami.

Zgłaszanie oraz ewidencja incydentów naruszeń 

Zgodnie z art. 33 ust. 1 RODO każdy administrator w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu […], chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu po upływie 72 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia.

Co to jest naruszenie? Zgodnie z art. 4 pkt 12 RODO „naruszenie ochrony danych osobowych” oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Można również odwołać się tu do trzech różnych typów naruszenia ochrony danych osobowych:

• Naruszenie poufności (czyli gdy dane zostaną ujawnione komuś, kto nie powinien mieć do nich dostępu),
• Naruszenie dostępności (czyli dane uległy trwałemu zniszczeniu/utracie lub trwale straciliśmy do nich dostęp),
• Naruszenie integralności (czyli dane uległy zmianie w sposób nieautoryzowany).

Dodatkowo, art. 33 ust. 5 RODO mówi, że Administrator dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Dokumentacja ta musi pozwolić organowi nadzorczemu weryfikowanie przestrzegania niniejszego artykułu.

Co to wszystko oznacza? Wg mnie powinniśmy w firmie monitorować wszystkie incydenty związane z ochroną danych osobowych. Gdy jakiś wystąpi, powinniśmy:

• ocenić, czy naruszenie danych osobowych skutkuje ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (art. 33 ust. 1)
• jeśli ryzyko nie jest mało prawdopodobne, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia, dokonać zgłoszenia do Prezesa UODO (tutaj znajdziecie opis, jak to zrobić),
• ewentualnie powiadomić osobę, której dane dotyczą (art. 34 ust. 1 i 2 RODO), chyba że nie będzie to wymagane na podstawie art. 34 ust. 3 RODO,
• udokumentować to naruszenie, w tym okoliczności, skutki i podjęte działania zaradcze (art. 33 ust. 5 RODO), niezależnie od tego, czy naruszenie zostało zgłoszone do Prezesa UODO i czy została powiadomiona osoba, której dane dotyczą.

Dokumentacja, o której mowa w ostatnim punkcie, musi pozwolić organowi nadzorczemu weryfikowanie przestrzegania RODO (art. 33 ust. 5 RODO).

Mój plan na zarządzanie incydentami to ich monitorowanie i robienie raportu z każdego naruszenia w postaci osobnego pliku tekstowego, który umieszczam potem w odpowiednim folderze.

Dodatkowo, w tym samym folderze mam ewidencję naruszeń, gdzie zapisuję te wszystkie autodonosy 😉 (jej wzór znajdziesz w pakiecie dokumentów, który otrzymasz po zapisaniu się na newsletter).

Dodatkowo, odsyłam do bardzo szczegółowego dokumentu opublikowanego w maju 2019 przez Prezesa UODO pt. „Obowiązki administratorów związane z naruszeniami ochrony danych osobowych”.

Dokumentacja wewnętrzna

RODO nie określa formalnych wymagań dotyczących dokumentacji przetwarzania danych osobowych, dając tym samym dużą swobodę w tym zakresie administratorom danych (polecam przejrzenie tego, co na temat dokumentacji napisał Prezes UODO). Nie oznacza to jednak, że można takiej dokumentacji nie robić 😉 Wg mnie oznacza to, że określenie właściwego zakresu dokumentacji jest nawet trudniejsze.

Dlaczego w ogóle robić tę dokumentację?

Wiele osób nazywa to „papierologią stosowaną” czy też po prostu biurokracją.

Jestem zagorzałym przeciwnikiem biurokracji i osobiście słabo znoszę kontakty ze wszelkimi urzędami (które są siedliskiem biurokracji) oraz dużymi firmami, które też często działają jak urzędy (a czasami wręcz jeszcze gorzej). 

RODO zawiera tylko kilka konkretnych informacji dot. wymaganej dokumentacji (wspomina o wdrożeniu odpowiednich polityk ochrony danych, rejestrze czynności przetwarzania i rejestrze kategorii czynności przetwarzania itp.), ale tak naprawdę konieczność prowadzenia dokumentacji wynika ze wspomnianej już wyżej zasady rozliczalności (art. 5 ust. 1 RODO: „Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność”)”.). W powyższym artykule podczas omawiania poszczególnych obowiązków odnosiłem się do tego, w jaki sposób dokumentuję spełnienie tego obowiązku. Przykładowy komplet dokumentacji otrzymasz po zapisaniu się na newsletter.

Jednym z istotniejszych elementów dokumentacji, wymagający osobnego omówienia, jest rejestr czynności przetwarzania.

Rejestr czynności przetwarzania

Obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych jest nałożony (prawie) na każdego administratora poprzez art. 30 RODO. Określa on dość dobrze, co powinno znaleźć się w takim rejestrze oraz że ma on formę pisemną (może być elektroniczna). Wiem, że niektórzy mogą uznać, że nie muszą prowadzić rejestru czynności przetwarzania, ponieważ zatrudniają mniej niż 250 osób (art. 30 ust. 5 RODO). Po analizie art. 30 ust. 5 RODO stwierdziłem jednak, że nie ma ucieczki od stworzenia rejestru.

W jaki sposób stworzyłem taki rejestr?

Najpierw określiłem, jakie zbiory danych osobowych przetwarzam: najemców, potencjalnych najemców, pracowników, potencjalnych pracowników, dostawców, osób, z którym koresponduję.

Następnie na tej podstawie zdefiniowałem czynności przetwarzania tak, żeby pokryć wszystkie ww. zbiory tj. żeby zbiór tych czynności obejmował wszystkie aktywności podejmowane wobec tych zbiorów danych osobowych. Jednocześnie jednak kierowałem się dążeniem do prostoty, wychodząc z założenia, że w tak niewielkiej firmie nie ma sensu danej czynności rozbijać na mniejsze.

W ten sposób w rejestrze znalazły się następujące czynności przetwarzania:

• Poszukiwanie najemców
• Obsługa najmu
• Rekrutacja pracowników
• Kadry i płace
• Rozliczenia i administrowanie dostawcami
• Korespondencja mailowa
• Komunikacja telefoniczna

Na stronie UODO znajdziecie krótki poradnik na ten temat, wraz z przykładowym rejestrem czynności przetwarzania. Nie ukrywam, że swój rejestr czynności przetwarzania w firmie zajmującej się najmem właśnie na tym przykładzie wzorowałem.

Jeśli będziesz tworzył swój rejestr czynności przetwarzania, zadbaj o to, żeby obejmował on wszystkie elementy wymagane przez RODO (te zaznaczone na czerwono w przykładzie z UODO).

Nie stworzyłem i nie prowadzę natomiast rejestru kategorii czynności przetwarzania, gdyż jako firma wynajmująca tylko komuś mieszkania nie przetwarzam danych osobowych na zlecenie innych administratorów (nie jestem procesorem).

Zarządzanie i udostępnianie dokumentacji

Jak zarządzać tą dokumentacją?

Wg mnie warto te dokumenty mieć w swoich zasobach w formie elektronicznej (oczywiście, odpowiednio zabezpieczone) i w razie potrzeby ją uaktualniać. Stworzyłem sobie do tej dokumentacji odpowiednią strukturę folderów na dysku, żeby zachować logikę i porządek:

• ODO (główny folder dotyczący Ochrony Danych Osobowych. Nie nazwałem go RODO, ponieważ ochrona danych osobowych jest szerszym pojęciem niż RODO i istniała dużo wcześniej niż RODO)
  • Analiza ryzyka
  • Obowiązek informacyjny
  • Personel
  • Powierzenia
  • Realizacja uprawnień
  • Naruszenia

Wszystkie przykładowe dokumenty z tego artykułu otrzymasz właśnie w wyżej przedstawionej strukturze (o ile zapiszesz się na mój DARMOWY newsletter).

Nie uważam, że trzeba całą tę dokumentację mieć w formie papierowej (z pewnym wyjątkiem, o którym poniżej).

Niektóre z dokumentów mają formę papierową np. podpisana przez najemcę informacja o przetwarzaniu danych, niektóre umowy przetwarzania, podpisane przez pracowników karty szkolenia czy też upoważnienia i zobowiązania do zachowania poufności. W tej sytuacji ja skanuję te dokumenty, wkładam na dysk (do jednego z ww. folderów), a papierowe wersje archiwizuję w odpowiednio zabezpieczonym segregatorze podpisanym „RODO”.

Zwracam też uwagę, że dokumentacja, którą stworzysz (a potem będziesz aktualizować), nie jest publiczna tj. nie trzeba jej nigdzie publikować np. na stronie internetowej 😉 Niektóre z tych informacji są przekazywane zewnętrznym podmiotom np. informacja o przetwarzaniu danych dla najemców, umowy powierzenia z kontrahentami itp. Większość dokumentacji jednak jest przeznaczona dla administratora jako spełnienie zasady rozliczalności, powinna być chroniona i nie trzeba jej udostępniać nawet na żądanie innych podmiotów. Trzeba dość świadomie zarządzać tym, które elementy dokumentacji i komu udostępniamy (zachęcam do przeczytania tego artykułu na stronie GIODO, mimo tego, że powstał przed wejściem w życie RODO).

Specyficzne sytuacje/modele działalności

Firma wynajmująca komuś mieszkania może też w ramach swoich struktur zajmować się innymi rzeczami, w szczególności rzeczami pokrewnymi z branży nieruchomości. Mogą to być np. zarządzanie najmem, podnajem, usługi krótkotrwałego zakwaterowania. Poniżej umieszczam moje uwagi związane z tymi tematami w kontekście RODO.

Zarządzanie najmem – gdy oprócz wynajmu zarządzasz także dla kogoś najmem albo korzystasz z firmy zarządzającej najmem, to rodzi to pewne obowiązki wynikające z RODO m.in. obowiązek informacyjny wobec partnerów czy klientów. Moim zdaniem, w przypadku korzystania/świadczenia usług zarządzania najmem, administratorem danych osobowych najemców nadal będzie wynajmujący, a firma zarządzająca będzie przetwarzać dane na jego zlecenie (będzie procesorem), co oznacza m.in. konieczność podpisania odpowiedniej umowy powierzenia. Dodatkowo, w idealnej sytuacji firma zarządzająca wykonuje w imieniu wynajmującego obowiązki związane z ochroną danych osobowych (np. obowiązek informacyjny wobec najemców).

Podnajem – gdy jesteś jednocześnie najemcą oraz wynajmującym, wg mnie dochodzi kolejna grupa podmiotów, których dane przetwarzamy i wobec których trzeba np. wypełnić obowiązek informacyjny. Tą nową/dodatkową grupą są oczywiście właściciele mieszkań, które wykorzystujesz do swojej działalności polegającej na podnajmie.

Wynajem krótkoterminowy – jeśli regularnie przyjmujesz gości dokonujących rezerwacji z wykorzystaniem portali typu Airbnb.com i Booking.com, to prowadzisz działalność gospodarczą i RODO dotyczy Cię w całej rozciągłości. Wg mnie dochodzi kolejna grupa podmiotów, czyli gości, których dane przetwarzamy i wobec których trzeba wypełnić obowiązek informacyjny.

W obszarze wynajmu czasami też wykorzystuje się instytucje poręczycieli, a także np. monitoring wizyjny. Każdy z tych tematów wymaga przemyślenia i spełnienia odpowiednich obowiązków wynikających z RODO. Powyższe tematy być może będę rozwijał w ciągu najbliższych kilku/kilkunastu miesięcy, w zależności od zainteresowania.

Zastrzeżenia na koniec

Zdaję sobie sprawę, że osoba siedząca w temacie ochrony danych osobowych (prawnik, zaawansowany specjalista ochrony danych) zapewne będzie miała sporo uwag do zastosowanego przeze mnie podejścia. W szczególności być może nie wykonałem/opisałem wszystkich obowiązków, które mnie dotyczą. Jestem otwarty na wszelkie uwagi, w szczególności krytykę, ale wyłącznie na tę konstruktywną 😊

Przypominam jednak, że RODO to tzw. „softlaw” i to moja decyzja/ocena, jakie środki zastosować. Apeluję więc o konstruktywne uwagi, z uwzględnieniem specyficznej sytuacji firmy wynajmującej komuś mieszkania. Pamiętajcie, że ten artykuł to przykład „wdrożenia RODO” w firmie w konkretnej branży (wynajmu mieszkań) i o konkretnej strukturze/modelu działania przedsiębiorstwa. Nie jest to przykład uniwersalny!  Przykładowo, nie zajmowałem się kompletnie kwestiami przetwarzania danych osobowych w kontekście firmowej strony internetowej, social media (np. gdy posiadamy fanpage na Facebooku), wysyłania newslettera, gdyż moja firma zajmująca się wynajmem mieszkań nic z tych rzeczy nie robi/nie posiada😉.

Zastanawiam się nad tym, czy byłoby zainteresowanie szkoleniem stacjonarnym na żywo o tym, jak wdrożyć RODO w firmie zajmującej się wynajmem mieszkań. Zakładam, że powyższy artykuł może być podstawą do samodzielnego wdrożenia, ale być może ktoś woli ten obszar poznać głębiej i stworzyć dokumentację podczas szkolenia na żywo w sali szkoleniowej.

Jeśli coś takiego Cię interesuje, napisz do mnie maila na adres wynajmistrz(małpa)wynajmistrz.pl (wystarczy pusty mail o temacie „Szkolenie RODO”). Do osób, które przekażą mi swój adres, odezwę się w pierwszej kolejności w przypadku, gdy zdecydujemy się zorganizować takie szkolenie (najprawdopodobniej w Warszawie).

Na koniec, chciałbym serdecznie podziękować Andrzejowi Petrulewiczowi oraz Michałowi Zimniewiczowi za konstruktywną krytykę i uwagi do artykułu. Jesteście Wielcy!