Rozliczanie samochodów osobowych w działalności gospodarczej
(autorem tego artykułu jest Marek Golec)
Pomimo, że nasze biuro rachunkowe jest wyspecjalizowane w obsłudze rynku nieruchomości, liczne pytania i przypadki naszych klientów dotyczące rozliczania samochodów osobowych w firmie sprawiły, że wyspecjalizowaliśmy się również w tym obszarze.
Na co dzień otrzymujemy od przedsiębiorców pytania:
– Czy lepiej kupić samochód za gotówkę czy skorzystać z leasingu?
– Czy mogę swój prywatny samochód wykorzystywać w firmie?
– Czy zakup samochodu będzie moim kosztem?
– Czy i kiedy muszę sporządzać kilometrówkę?
– Czy mogę odliczyć VAT?
– Czy i jaki będę musiał zapłacić podatek w przypadku sprzedaży samochodu?
Celem niniejszego artykułu jest przybliżenie Ci odpowiedzi na powyższe pytania.
Wydatki samochodowe można uwzględniać w kosztach firmowych zarówno gdy samochód jest składnikiem majątku firmy jak i gdy nim nie jest.
Najprościej rzecz ujmując, samochód firmowy to ten, który został nabyty lub wprowadzony do majątku firmy jako środek trwały.
Samochód niefirmowy
W pozostałych przypadkach uznajemy, że samochód nie stanowi majątku firmy. Jakie to przypadki?
Jak wynika z powyższego schematu, jest kilka sposobów na użytkowanie niefirmowego samochodu w działalności. Omówmy pokrótce każdy z nich.
Wykorzystanie prywatnego samochodu – przedsiębiorca ma prawo do wykorzystywania swojego prywatnego samochodu do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie ma obowiązku wprowadzać auta do majątku firmy. Wtedy rozlicza koszty poprzez kilometrówkę. Więcej na jej temat w dalszej części artykułu.
Użyczenie – przedsiębiorca może bezpłatnie używać nieswojego pojazdu do celów firmowych na podstawie umowy użyczenia, co rodzi przychód z nieodpłatnych świadczeń, który jednak w przypadku członków rodziny jest zwolniony z podatku dochodowego.
Leasing operacyjny – w tej formie leasingu samochód jest środkiem trwałym firmy leasingowej, a nie korzystającego. Jego udostępnienie jest traktowane jak usługa i dlatego jako korzystający każdą fakturę księgujemy w koszty, nawet tę dotyczącą opłaty wstępnej (która zazwyczaj opiewa na wysoką kwotę). Umowa leasingu operacyjnego powinna trwać co najmniej przez okres 24 miesięcy i korzystający powinien mieć możliwość wykupu samochodu.
Wynajem długoterminowy – w odróżnieniu od leasingu operacyjnego, w przypadku wynajmu okres używania może być krótszy niż 24 miesiące. Czynsz najmu jest tak skalkulowany, że płaci się za utratę wartości samochodu w odniesieniu do okresu jego użytkowania.
Samochód firmowy
Jak wcześniej wspomniałem, samochód firmowy cechuje się tym, że został nabyty lub wprowadzony do majątku firmy jako środek trwały. W jakich okolicznościach ma to miejsce?
Poniżej opis wymienionych na rysunku przypadków.
Samochód prywatny wprowadzony do firmy – przedsiębiorca może wprowadzić do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych pojazd, który uprzednio nabył do majątku prywatnego. Dokonuje tego na podstawie oświadczenia, które przechowuje w swojej dokumentacji.
Samochód kupiony do firmy ze środków własnych – przedsiębiorca może nabyć samochód jako składnik majątku firmy. Pojazd zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podatnika.
Samochód kupiony do firmy na kredyt – stanowi własność przedsiębiorcy i też może być składnikiem majątku firmy. Odsetki od kredytu będą wtedy kosztem uzyskania przychodów.
Leasing finansowy – jest to bardzo podobna forma finansowania do zakupu samochodu na kredyt, z tym że w przypadku leasingu finansowego do przeniesienia własności dochodzi dopiero w momencie wykupu. Pomimo, że do momentu wykupu nie dochodzi do przeniesienia własności pojazdu, samochód jest środkiem trwałym korzystającego, a nie firmy leasingowej. Korzystający dokonuje odpisów amortyzacyjnych i rozlicza w kosztach część odsetkową rat.
Po zapoznaniu się z różnymi możliwościami wykorzystywania samochodu w firmie odpowiedzmy sobie na nurtujące przedsiębiorców pytania.
Czy musisz mieć środki na zakup?
Jak zapewne zauważyłeś, w wielu przypadkach nie musisz ponosić wydatku rzędu kilkudziesięciu lub nawet kilkuset tysięcy złotych na zakup samochodu, aby rozliczać wydatki samochodowe w firmie. Możesz przeznaczyć swój prywatny samochód do celów firmowych, możesz wykorzystywać użyczone Ci auto, kupić samochód na kredyt, skorzystać z leasingu operacyjnego lub finansowego albo wynająć samochód długoterminowo.
Co rozliczysz jako koszt uzyskania przychodu?
W przypadku aut firmowych, które są środkami trwałymi o wartości początkowej powyżej 10 000 zł, nie zaliczysz jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów wydatku na zakup samochodu. Możesz wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, po czym dokonywać odpisów amortyzacyjnych. To nie koniec złych wieści. Jeśli wartość początkowa Twojego samochodu przekracza równowartość 20 000 euro, nie zaliczysz do kosztów podatkowych tej części odpisów amortyzacyjnych, która przekracza w proporcji ową kwotę.
Przykład:
1 euro = 4 zł
20.000 euro = 80 000 zł
Wartość początkowa Twojego samochodu = 200 000 zł
Koszty podatkowe za cały okres amortyzacji = 80 000 zł
Koszty niepodatkowe za cały okres amortyzacji = 120 000 zł
Co zatem zrobić? Jest pewien dość zaawansowany sposób na jak najbardziej zgodne z prawem poradzenie sobie w takiej sytuacji, jednakże omówienie tego wykracza poza zakres niniejszego artykułu. Mniej skomplikowanym sposobem jest np. skorzystanie z leasingu operacyjnego lub wynajmu długoterminowego, gdzie omawiany limit nie obowiązuje, gdyż samochód nie jest Twoim środkiem trwałym.
Odejdźmy od ograniczeń i przejdźmy do omówienia wydatków jakie przedsiębiorca może rozliczyć.
Oprócz odpisów amortyzacyjnych do wysokości wspomnianego limitu, przedsiębiorca rozliczy w kosztach wydatki związane z ratami leasingu operacyjnego, wynajmu długoterminowego, odsetkami od kredytu związanego z zakupem samochodu firmowego i odsetkami z tytułu rat leasingu finansowego.
Ponadto przedsiębiorca rozliczy koszty eksploatacji samochodu takie jak:
– zakup paliwa,
– opłaty parkingowe,
– opłaty za przejazd autostradą,
– usługi myjni i konserwacji,
– naprawy i części zamienne,
– przeglądy i usługi serwisowe,
– składki na ubezpieczenie samochodu (uwaga na limit 20.000 euro w przypadku AC i GAP).
Niestety, w pewnych przypadkach aby przedsiębiorca rozliczył te wydatki w kosztach będzie zobowiązany do sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Na dodatek nie zawsze będzie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych wszystkie wydatki. Zdarzy się tak, gdy kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu będzie niższa niż kwota wynikająca z faktur.
Przykład:
Pokonane trasy: 1000 km
Stawka za km dla samochodu o pojemności od 900 cm³: 0,8358 zł
Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu: 1000 km x 0,8358 zł = 835,80 zł
Kwota wynikająca z faktur: 1500 zł
Przedsiębiorca ma prawo zaksięgować wydatki do limitu 835,80 zł pomimo, że poniósł wydatki w kwocie 1500 zł.
Kiedy musisz sporządzać kilometrówkę?
Jeśli Twój samochód jest środkiem trwałym lub korzystasz z leasingu operacyjnego, nie musisz sporządzać ewidencji przebiegu pojazdu. W pozostałych przypadkach niestety nie unikniesz tej uciążliwości.
Pocieszający jest fakt, że w przypadku wynajmu długoterminowego czynsz najmu zaksięgujesz bezpośrednio w koszty („nie podpada” on pod kilometrówkę). Aby zaksięgować pozostałe wydatki powinieneś rozpisywać trasy związane z prowadzoną działalnością.
Kiedy możesz odliczyć VAT?
Do odliczenia podatku od towarów i usług, czyli VAT-u, masz prawo w takim stopniu, w jakim dany zakup służy sprzedaży opodatkowanej. Co to w praktyce oznacza?
Przyjmijmy, że jesteś czynnym podatnikiem VAT i świadczysz tylko usługi opodatkowane np. informatyczne. Nabywasz usługę telekomunikacyjną od operatora sieci komórkowej w celu komunikowania się z kontrahentami. Otrzymujesz fakturę i masz prawo od niej odliczyć VAT.
Inaczej będzie wyglądała sytuacja, jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT i świadczysz usługi np. pośrednictwa finansowego lub stomatologiczne, albo masz prawo do zwolnienia z VAT ze względu na obrót do 200 000 zł rocznie. Wtedy zakup usługi telekomunikacyjnej będzie służył sprzedaży zwolnionej z VAT i nie odliczysz tego podatku, niemniej jednak w podatku dochodowym wydatek będzie zaksięgowany w kwocie brutto.
W przypadku samochodów osobowych mechanizm działa podobnie jak w przypadku usług telekomunikacyjnych (przykład opisany powyżej), jednak tak jak w podatku dochodowym, w podatku od towarów i usług (VAT) ustawodawca nałożył na podatników dotkliwe ograniczenia. Polegają one na możliwości odliczenia tylko 50% VAT-u z faktury zakupowej związanej z kosztami samochodowymi (jeśli podatnik oczywiście ma prawo odliczyć ten podatek).
Wprawdzie istnieje możliwość odliczenia „pełnego” VAT-u od takich faktur, jednak pojazd musi spełniać pewne kryteria, dużo wyższe niż znana nam sprzed lat „kratka” lub podatnik musi dopełnić kilku formalności i wykorzystywać pojazd wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą.
Konsekwencje podatkowe przy sprzedaży samochodu
W przypadku podatku dochodowego wygląda to następująco: jeśli samochód jest składnikiem majątku działalności gospodarczej, jego sprzedaż należy rozliczyć w ramach tej działalności. Dochodem będzie różnica między przychodem ze sprzedaży a kosztem w postaci niezamortyzowanej części.
Wzór:
Dochód ze zbycia samochodu = Przychód ze sprzedaży – Koszt (niezamortyzowana część)
Niezamortyzowaną częścią jest suma odpisów amortyzacyjnych, które nie zostały jeszcze naliczone. Oznacza to, że dochód ze sprzedaży będzie pomniejszony o koszt w postaci niezamortyzowanej części w przypadku gdy samochód nie został w pełni zamortyzowany.
Zwracam uwagę, że jeśli wyprowadzisz samochód z firmy i sprzedasz go w ciągu sześciu lat, to i tak będziesz miał obowiązek opodatkować tę sprzedaż w ramach działalności gospodarczej, pomimo że samochód nie będzie już składnikiem majątku tejże działalności.
W przypadku podatku od towarów i usług (VAT) wygląda to następująco: jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i miałeś prawo do odliczenia tego podatku przy zakupie samochodu, zarówno przy sprzedaży, jak i przy wyprowadzeniu samochodu z majątku firmy do majątku prywatnego, masz obowiązek opodatkować tę dostawę w całości, pomimo że miałeś prawo do ograniczonego odliczenia.
Głowa do góry
Zdaję sobie sprawę, że powyższe informacje nie są przyjmowane przez podatników w sposób entuzjastyczny. Niestety, podejście fiskusa do rozliczania samochodów w firmie zmienia się bardzo często i, co więcej, generalnie zasady rozliczania tych samochodów nie są korzystne dla podatników i kolejne zmiany te zasady jeszcze pogarszają, a często także komplikują.
Organizujemy szkolenie, na którym odpowiesz sobie na pytanie, która forma korzystania lub używania samochodu jest dla Ciebie właściwa i jak nie wpaść w opisane wyżej pułapki lub jak się z nich, w sposób zgodny z przepisami, wydostać. Wystarczy kliknąć TUTAJ.
Zapraszam do wysłuchania dyskusji z byłym kapitanem Polskich Linii Lotniczych LOT – Ryszardem Jaszczyńskim, obecnie wolnym finansowo inwestorem, prelegentem wielu konferencji i graczem giełdowym, który zdobytą wiedzą dzieli się w swojej książce „Droga do zamożności”.
(Uwaga, ten artykuł dotyczy 2017 roku. Informacje o 2018 roku znajdziesz 
Przedstawiam kolejną rozmowę. Tym razem zdecydowałem się porozmawiać z Arturem Kaźmierczakiem, prezesem zarządu Mzuri Investments i członkiem zarządu Mzuri. Firma ta zapewne jest Wam znane przede wszystkim jako firma zarządzająca mieszkaniami na wynajem.
Niezależnie od tego, czy próbujesz swoje mieszkanie wynająć komuś na dłużej, sprzedać, czy też oferujesz je turystom na doby, doskonale zdajesz sobie sprawę, jak ważna jest prezentacja Twojej nieruchomości. A jej podstawą są efektowne zdjęcia. Przedstawiam Wam rozmowę z Tomkiem Burconem – fotografem zajmującym się profesjonalną fotografią nieruchomości. Dowiesz się, jak prostymi sposobami (nawet bez inwestycji w sprzęt) poprawić jakość swoich zdjęć – przygotować mieszkanie, oświetlić je, przeprowadzić sesję, a potem obrobić i opublikować zdjęcia. 
Najnowsze komentarze